Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Das Format wurde 2014 vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) veröffentlicht und gilt ab Version 2.0.1 als E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF/A-3-Dokument mit eingebetteter XML-Datei: Das PDF zeigt die Rechnung wie gewohnt visuell, das XML enthält dieselben Informationen strukturiert und maschinenlesbar.

ZUGFeRD ist technisch identisch mit dem französischen Format Factur-X; beide Bezeichnungen stehen für dasselbe Format.

Welche ZUGFeRD-Profile gibt es?

ZUGFeRD definiert mehrere Profile, die sich im Strukturierungsgrad unterscheiden:

  • Minimum: nur Buchungshilfe, in Deutschland keine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne von § 14 UStG
  • Basic WL (Without Lines, also ohne Rechnungspositionen): ebenfalls keine ordnungsgemäße Rechnung
  • Basic: Standardprofil für einfache Geschäftsvorgänge
  • EN 16931 (Comfort): vollständig konform zu EN 16931, das Standardprofil für die E-Rechnungspflicht
  • Extended: erweitert um zusätzliche Felder für komplexere Branchen
  • XRechnung: als Profil innerhalb von ZUGFeRD (rein XML, ohne PDF)

Für die E-Rechnungspflicht gilt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als E-Rechnung nach EN 16931, ausgenommen die Profile Minimum und Basic WL.

Wann ist ZUGFeRD das richtige Format?

  • B2B-Verkehr: Sie wollen Geschäftspartnern eine Rechnung schicken, die diese auch ohne XML-Verarbeitung visuell prüfen können
  • Mittelstand: Eingangsrechnungen sollen für Buchhaltungs-Mitarbeitende ohne XML-Viewer lesbar bleiben
  • Übergangsphase: Sie wollen E-Rechnungs-konform werden, aber Empfänger ohne strukturierte Verarbeitung nicht ausschließen

Für reine B2G-Geschäftsbeziehungen (Behörden) ist meist XRechnung verbindlich.

Wie ist eine ZUGFeRD-Rechnung aufgebaut?

Technisch steckt hinter dem Hybrid Folgendes:

  • Das PDF ist ein normales, druckbares Dokument, auch ohne ZUGFeRD-Software lesbar
  • Das eingebettete XML enthält alle Rechnungsdaten strukturiert nach EN 16931
  • Empfangssysteme können wahlweise das XML auswerten (für automatische Verarbeitung) oder das PDF anzeigen (für manuelle Prüfung)
  • Der Versand erfolgt typischerweise per E-Mail. Keine zentrale Plattform nötig

ZUGFeRD mit OXS.eco verarbeiten

OXS.eco erkennt ZUGFeRD-PDFs automatisch und nutzt das eingebettete XML für die strukturierte Weiterverarbeitung:

  • Empfang über E-Mail-Postfach, Upload oder SFTP
  • Erkennung der ZUGFeRD-Profil-Variante und Validierung gegen EN 16931
  • Strukturierte Übergabe der Felder direkt in den Freigabe-Workflow. Keine OCR auf das PDF nötig
  • Archivierung der hybriden Datei (PDF + XML) revisionssicher und GoBD-orientiert
OXS.eco PDF-Viewer mit geöffneter ZUGFeRD-Beispielrechnung: links die Anhang-Leiste mit der Datei factur-x.xml, rechts die lesbare PDF-Ansicht der Rechnung.
Blick in OXS.eco: eine hybride Beispiel-Rechnung im PDF-Viewer. Links die Anhang-Leiste mit dem eingebetteten XML (factur-x.xml), rechts die lesbare PDF-Ansicht.

Über E-Rechnung kostenlos prüfen können Sie eine ZUGFeRD-Datei per E-Mail einsenden; typische Fehler im XML benennen wir in der Rückmeldung.

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