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Branche · Ver­sicherungen

„Bei wachsendem Volumen schaffen wir die Schadenbearbeitung mit der bestehenden Mannschaft nicht mehr."

DMS für Ver­sicherungen: Schaden­akten und Posteingang prozessfähig steuern

Eingangsbelege, Gutachten, Korrespondenz und Bescheide gehören in eine Schadenakte. Wenn der Vermittler Wochen später zurückruft, muss die Akte komplett da sein. OXS.eco ordnet eingehende Kommunikation regelbasiert der passenden Schadenakte zu. Unklare Fälle gehen in die manuelle Klärung. Das reduziert den Backoffice-Aufwand bei steigendem Schadenvolumen, ohne dass Personal linear mitwachsen muss.

Versicherungsprozess besprechen Digitale Akten ansehen
Schadenakten zügig vollständigEingehende Dokumente OCR-gestützt dem richtigen Vorgang zugeordnet, auch bei Rückfragen Wochen später.
Vertragsakten und Policen zentralVersicherungsverträge, Policen, Nachweise und Maklerpost in einer rollenbasierten Aktenstruktur, auch bei Maklerwechsel nachvollziehbar.
Posteingang strukturiert verteiltE-Mail, Scan und Upload regelbasiert verteilt, damit Maklerpost und Korrespondenz beim zuständigen Sachbearbeiter landen, mit deutlich weniger manueller Sortierung.
Ver­sicherungen
Schadenmeldung Bestandssystem § Gutachten extern € Werkstatt Schadenakte KFZ · 2026/4711 Tag 1 Meldung Tag 5 Police Tag 18 Gutachten Tag 51 Reparatur Tag 73 Reguliert ✓ REGULIERT
Schmerzpunkte

Vier Sätze, die wir täglich aus der Schadensachbearbeitung hören

Vermutlich kommen Ihnen einer oder mehrere bekannt vor.

„Bei jeder Rückfrage zum Schaden suchen wir 15 Minuten nach dem letzten Brief des Maklers.“

„Vertragsunterlagen liegen im Bestandssystem, Schadensbilder im SharePoint, Korrespondenz in Outlook.“

„Gutachter- und Werkstattrechnungen ordnen wir täglich von Hand dem passenden Schadenfall zu, bevor sie in die Freigabe gehen.“

„DSGVO-Löschpflichten kommen oft als Excel-Liste. Manuell.“

Use Cases

Schaden- und Vertragsbearbeitung neu gedacht

Konkrete Prozesse, die mit OXS.eco messbar schneller und sicherer werden.

1

Digitale Schadenakte: von der Meldung bis zum Abschluss

Problem

Schadenunterlagen kommen per Post, E-Mail und Fax. Sachbearbeiter suchen manuell nach Gutachten, Fotos und Reparaturrechnungen in verschiedenen Ablagesystemen.

Lösung

Eingehende Schadendokumente werden regelbasiert dem richtigen Vorgang zugeordnet, unklare Fälle gehen in die manuelle Klärung, fehlende Unterlagen werden per Workflow angefordert.

Ergebnis
Deutlich

weniger Bearbeitungszeit pro Schadenfall (Erfahrungswert), schnellere Regulierung dank vollständiger Akte.

2

DSGVO-orientierte Vertragsarchivierung

Problem

Versicherungsverträge und Kundendaten müssen nach strengen DSGVO-Regeln aufbewahrt und auf Anfrage gelöscht werden, manuell kaum kontrollierbar.

Lösung

Automatische Löschfristen und Aufbewahrungsregeln, Auskunftsrecht-Workflow für Betroffenenrechte, nachvollziehbar protokollierte Dokumentzugriffe.

Ergebnis
DSGVO-orientiert

Unterstützt die Art. 5-Anforderungen. Betroffenenrechte strukturiert umsetzbar (Erfahrungswert).

3

E-Rechnung für Dienstleister und Reparaturbetriebe

Problem

Eingangsrechnungen von Gutachtern, Werkstätten und Dienstleistern kommen in verschiedenen Formaten. Seit 2025 müssen auch Versicherer E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.

Lösung

Automatische Validierung von XRechnung und ZUGFeRD, direkte Verknüpfung mit dem Schadenvorgang, dokumentierte Weiterleitung an Freigabe und Buchhaltung.

Ergebnis
Vollständig

Eingangsrechnungen dem richtigen Schadenfall zugeordnet, Backoffice-Aufwand reduziert.

Integrationen & Schnittstellen

Anschlussfähig an Ihr Bestandsführungssystem

Ihr Bestandsführungssystem wird projektbasiert angebunden. Schadendokumente werden regelbasiert dem richtigen Vorgang zugeordnet, Löschfristen laufen pro Vertragstyp, E-Rechnungen werden strukturiert übernommen.

Schnittstellen besprechen →Schnittstellen & API →
Systeme in dieser Branche BiPRO (auf Anfrage) GDV-Datensatz msg.Insurance Suite in|sure Cogitanda OpenText Diamant/4 DATEV XRechnung / ZUGFeRD REST API Produktiv angebunden ist Diamant, hier hervorgehoben. Andere Systeme binden wir projektbasiert an, über die dokumentierte REST API oder Dateiwege wie SFTP, auch solche, die hier nicht stehen. XRechnung, ZUGFeRD, PEPPOL und EDI verarbeitet OXS.eco direkt.
Prozessblock · Versicherung

Posteingang, Schadenakte und Rechnungsfreigabe in einem nachvollziehbaren Prozess

Versicherungen arbeiten mit vielen Dokumenttypen: Maklerpost, Schadenunterlagen, Rechnungen, Nachweise und Vertragsdokumente. OXS.eco strukturiert diese Dokumente, berücksichtigt Rollen und macht Vorgänge schneller auffindbar.

Digitale Poststelle

Eingänge aus E-Mail, Scan oder Upload strukturiert erfassen und an passende Vorgänge übergeben.

Schadenakte

Schadenbezogene Dokumente, Nachweise und Kommunikation in einer digitalen Akte bündeln, per Volltextsuche gezielt auffindbar.

Rollenrechte

Zugriffe nach Rolle, Team oder Vorgang steuern, damit sensible Inhalte nicht unnötig breit sichtbar sind.

Rechnungseingang

E-Rechnungen, Lieferantenrechnungen und interne Freigaben workflowgestützt bearbeiten.

Nachvollziehbarkeit

Bearbeitungsschritte, Dokumentversionen und Freigaben strukturiert nachvollziehen, GoBD-orientiert revisionssicher archiviert.

Dokumentenversand

Schadenbescheide und Dokumente digital versenden, mit Versandnachweis.

FAQ

Häufige Fragen

OXS.eco erkennt eingehende Dokumente per OCR, egal ob E-Mail, Scan oder Upload, und ordnet sie regelbasiert über Schadennummer, Vorgangsnummer oder Absender der passenden Akte zu. Unklare Fälle gehen in die manuelle Klärung.

OXS.eco unterstützt Audit-Trail, Zugriffsprotokollierung, Rollentrennung und unveränderliche Archivierung, technische Kernanforderungen für beaufsichtigte Versicherungsunternehmen. Die konkrete Abdeckung für Ihr Umfeld klären wir in der Demo.

Aufbewahrungsfristen werden pro Dokumententyp definiert. Ablauf, Löschung und Auskunftsrecht-Anfragen werden protokolliert; vor Ablauf erinnert OXS.eco das zuständige Team, die Löschentscheidung trifft Ihr Team.

Ja. OXS.eco bietet offene REST-APIs und Konnektoren zu Bestandsführungssystemen (projektbasiert auf Anfrage). Maklerpost wird strukturiert verarbeitet und dem richtigen Vorgang zugeordnet. Kein Systemwechsel, kein Datenverlust. Konkreter Integrationsaufwand wird in der Demo besprochen.

Typische Einsatz-Szenarien

Drei Versicherungs-Szenarien, die OXS.eco abbildet

Illustrative Szenarien, wie OXS.eco typische Versicherungs-Dokumentenprozesse strukturiert. Keine bestehende Kundenreferenz.

Versicherung · Mittelstand

Maklerpost-Workflow & BiPRO

Maklerpost-Workflow mit strukturierter Verarbeitung des Posteingangs. Regelbasierte Vorgangs-Zuordnung, Eskalation bei fehlenden Pflichtfeldern.

Versicherungs-Dienstleister

Schadenakten-Konsolidierung

Akten aus drei Altsystemen in einer Plattform zusammengeführt. GoBD-orientierte Archivierung mit Löschlogik pro Aktentyp.

Versicherer · DACH

Audit-fertige Vertragsakten

Vertrags- und Schadendaten getrennt über Rollen-Modell. Audit-Trail-Exports für aufsichtliche Prüfungen, Read-Only-Zugang für Prüfer.

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Hélène TinetErstgespräch, Demo & Onboarding

Nächster Schritt

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Wir gehen Schadenakte, Maklerpost-Routing, Vertragsarchivierung und DSGVO-Löschlogik an Ihrem Use Case durch. 15-Minuten-Prozesscheck mit einem Menschen aus dem MAAS-Team.

MAAS Filderstadt · seit 1986
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