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Branche · Bauwesen

„Bei jedem neuen Projekt wachsen die Akten, aber unsere Verwaltung wächst nicht mit."

DMS für Bauwesen: Mehr Projekte abwickeln, ohne dass die Projektakten ausufern

Bauunternehmen, Generalunternehmer und Projektentwickler stemmen pro Projekt hunderte Dokumente. Pläne, Aufmaße, Bautagebuch, Subunternehmer-Verträge, Nachweise gegenüber Bauherren. OXS.eco führt Projektakten für mittelständische Bauunternehmen zentral und nachvollziehbar. So lassen sich mehr Projekte gleichzeitig abwickeln, ohne dass die Verwaltung zum Engpass wird.

Bau-Projektakte besprechen Digitale Akten ansehen
Projektakten zentralPläne, Verträge, Aufmaße, Genehmigungen, Nachträge und Fotodokumentation pro Projekt an einem Ort, auch nach Jahren noch vollständig.
Subunternehmer-AktenVerträge, Nachträge, Nachweise und Compliance-Dokumente pro Sub-Unternehmer, bei Reklamationen und Gewährleistung schnell greifbar.
Forderungen dokumentierenLeistungsstand, Aufmaß-Nachweise und Foto-Belege ordentlich abgelegt . Forderungsdurchsetzung gegenüber Bauherren mit klarer Aktenlage.
Bauwesen
PROJEKT 24-15 Münchner Brücke 47 Belege 48 Belege ✓ RECHNUNG Nr. 2024-1842 Pos. 4.2.1 240 m² Stahlbeton Summe: 24.500 € LIVE RECHNUNG Nr. 2024-1842 Summe: 24.500 € RECHNUNG LV-ABGLEICH ✓ LV-MATCH Pos. 4.2.1 ✓ 240 m² ✓ 24.500 € ✓ → PROJEKTAKTE RG ✓ Projektakte ✓ LV-konform ✓ GoBD
Schmerzpunkte

Vier Sätze, die wir täglich aus Bauleitung und Kalkulation hören

Vermutlich kommen Ihnen einer oder mehrere bekannt vor.

„Subunternehmer-Rechnungen passen oft nicht zum Leistungsverzeichnis. Niemand prüft das systematisch.“

„Pläne liegen in drei Versionen, niemand weiß, welche die aktuelle ist.“

„Bautagebuch, Lieferscheine und Prüfberichte verteilen sich auf Baustelle, Büro und Ordner.“

„Zu jedem Projekt tragen wir Bürgschaften und Sicherheitseinbehalte nach, welcher Betrag wann fällig wird, steht in keiner Liste.“

Use Cases

Dokumenten­prozesse im Bauwesen: messbar effizienter

Von der Genehmigung bis zur Schlussrechnung: OXS.eco reduziert manuellen Aufwand und macht Vorgänge im Projektverlauf nachvollziehbar.

1

Digitale Projektakte: alle Dokumente eines Projekts an einem Ort

Problem

Bauprojekte erzeugen hunderte Dokumente: Pläne, Genehmigungen, Bautagebücher, Nachweise, Verträge, Rechnungen. Diese liegen verteilt auf Laufwerken, E-Mails und Papierordnern; bei Rückfragen oder Prüfungen ist die Suche zeitaufwendig.

Lösung

Pro Projekt entsteht automatisch eine digitale Akte in OXS.eco. Alle Beteiligten arbeiten mit derselben Dokumentenbasis, versioniert und mit Zugriffsrechten nach Rolle und Projekt.

Ergebnis
Deutlich

weniger Suchaufwand bei Projektdokumenten, immer die aktuelle Planversion, strukturierter Nachweis bei Prüfungen.

2

Automatisierte Subunternehmer-Rechnungsverarbeitung

Problem

Subunternehmer-Rechnungen kommen in verschiedenen Formaten, müssen gegen Leistungsverzeichnis und Bestellung geprüft und von mehreren Stellen freigegeben werden. Manuell kostet das Tage und verursacht Fehler.

Lösung

OXS.eco erfasst Rechnungen per OCR, gleicht automatisch gegen LV und Bestellung ab, eskaliert Abweichungen und startet einen digitalen Freigabe-Workflow nach Projekt und Kostenstelle.

Ergebnis
Spürbar

weniger Bearbeitungszeit. Skontofristen im Blick, Rechnungen zuverlässig nachverfolgt.

3

Gewährleistungsmanagement & GoBD-Archivierung

Problem

Gewährleistungsunterlagen, Abnahmeprotokolle und Mängelberichte müssen für die gesamte Gewährleistungszeit verfügbar sein (VOB/B: 4 Jahre, BGB: 5 Jahre). Papierarchive oder Netzlaufwerke versagen dabei regelmäßig.

Lösung

Alle Gewährleistungsrelevanten Dokumente werden in OXS.eco versioniert, mit Fristen versehen und GoBD-orientiert archiviert. Bei Gewährleistungsfällen ist die vollständige Projektdokumentation gezielt über Projekt, Zeitraum und Belegtyp abrufbar.

Ergebnis
Vollständig

Nachvollziehbarkeit bei Gewährleistungsfällen. Fristenüberwachung systematisch unterstützt.

Dokumente auf der Baustelle erfassen? OXS.eye ermöglicht mobile Erfassung von Lieferscheinen, Prüfberichten und Plänen per App, direkt in die Projektakte.
OXS.eye ansehen →
Belegtypen

Belegtypen, die im Bauwesen täglich zählen

Fünf Belegtypen, die wir im Bau-Setup typischerweise in einer Projektakte zusammenführen.

Subunternehmer-Rechnung

Eingangsrechnung von Subunternehmern. Problem: oft nicht abgleichbar mit LV-Position. Nutzen: automatischer Abgleich mit Leistungsverzeichnis und Aufmaß.

Bauplan

Technische Zeichnungen und Konstruktionspläne. Problem: mehrere Versionen kursieren. Nutzen: versionierte Ablage mit Freigabe-Status.

Bautagebuch

Dokumentiert tägliche Bauleistungen. Problem: Papier-Notizbuch geht verloren. Nutzen: digitale Erfassung mobil auf der Baustelle.

Leistungsverzeichnis

Definiert beauftragte Bauleistungen. Problem: getrennt von Rechnungs- und Aufmaß-Daten. Nutzen: zentrale Projekt-Akte verbindet alles.

Gewährleistungsunterlagen

Prüfberichte, Abnahmen und Nachweise. Problem: nach Jahren der Gewährleistung schwer findbar. Nutzen: auffindbar pro Projekt und Lieferant.

Integrationen & Schnittstellen

Anschlussfähig an Bausoftware, ERP und Projektmanagement

Rechnungen aus Ihrer Bausoftware werden gegen Bestellungen und Leistungsverzeichnisse abgeglichen (Anbindung projektbasiert), Baudokumente landen in der richtigen Projektakte. VOB-Abschläge, § 13b- und § 48b-Fälle sowie Sicherheitseinbehalte und Bürgschaften bleiben mit Fristen revisionssicher nachverfolgbar.

Schnittstellen besprechen →Schnittstellen & API →
Systeme in dieser Branche BRZ RIB iTWO NEVARIS Finance Diamant/4 DATEV GAEB-Schnittstelle XRechnung / ZUGFeRD / Peppol REST API Produktiv angebunden ist Diamant, hier hervorgehoben. Andere Systeme binden wir projektbasiert an, über die dokumentierte REST API oder Dateiwege wie SFTP, auch solche, die hier nicht stehen. XRechnung, ZUGFeRD, PEPPOL und EDI verarbeitet OXS.eco direkt.
FAQ

Häufige Fragen

Pro Bauprojekt entsteht eine vollständige digitale Akte mit allen Plänen, Genehmigungen, Verträgen, Nachweisen und Rechnungen, durchsuchbar, versioniert und für alle Beteiligten mit den richtigen Zugriffsrechten verfügbar.

Ja, die Prüfung läuft automatisch: OXS.eco erkennt Abweichungen selbst und gibt sie ohne E-Mail-Kette direkt in den digitalen Freigabe-Workflow.

Baurechnungen und Vertragsunterlagen sind handels- und steuerrechtlich 6 bis 10 Jahre aufzubewahren. Gewährleistungsunterlagen sollten für die gesamte vertraglich vereinbarte Gewährleistungszeit griffbereit sein (VOB/B: 4 Jahre, BGB: 5 Jahre, je nach Vertragsgrundlage). In OXS.eco sind Fristen je Dokumenttyp konfigurierbar; vor Ablauf erinnert OXS.eco das zuständige Team.

Ja. OXS.eco bietet offene REST-APIs und Konnektoren zu Bausoftware und ERP-/FiBu-Systemen (projektbasiert auf Anfrage). Ihre bestehende Systemlandschaft aus Bausoftware, ERP und FiBu bleibt erhalten; welche Systeme wir anbinden, klären wir projektbasiert.

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