Glossar für DMS, E-Rechnung und Dokumenten­prozesse

AP-Workflow (Accounts Payable) ist die englische Bezeichnung für den digitalisierten Rechnungseingang: Erfassung, Klassifizierung, Plausibilitätsprüfung, Freigabe durch das Team und Übergabe an das Finanzsystem. In OXS.eco wird dieser Ablauf je Kunde als Workflow konfiguriert, siehe Rechnungseingang.

Ein Audit-Trail bedeutet: Das System schreibt automatisch mit, wer wann was mit einem Dokument gemacht hat, von der Erstellung über Änderungen und Zugriffe bis zur Weiterleitung oder Löschung. Das Protokoll lässt sich nachträglich nicht verändern. Im DMS-Umfeld ist der Audit-Trail zentral für die Nachweisbarkeit gegenüber Prüfern und Behörden.

Die Aufbewahrungsfrist legt fest, wie lange Unternehmen geschäftsrelevante Dokumente aufbewahren müssen. In Deutschland gelten 6 Jahre (Geschäftsbriefe), 8 Jahre (Buchungsbelege und Rechnungen, seit 2025) oder 10 Jahre (Bücher und Jahresabschlüsse) gemäß § 147 AO und § 257 HGB. Personenbezogene Daten haben zusätzliche Löschpflichten aus DSGVO. In OXS.eco lassen sich Fristen je Belegart hinterlegen; Erinnerungen zum Fristablauf sind konfigurierbar, die Löschentscheidung trifft Ihr Team.

Beim Belegart-Mapping werden eingehende Dokumente einem definierten Belegtyp (Eingangsrechnung, Lieferschein, Vertrag, Mahnung, Schadensbeleg, etc.) zugeordnet. Diese Klassifikation ist die Grundlage für nachgelagerte Workflows: Welche Felder werden extrahiert? Welcher Freigabe-Pfad gilt? An welche ERP-Schnittstelle geht die Übergabe? OXS.eco lernt das Mapping pro Mandant über Trainings-Beispiele.

Der Buchungssatz-Workflow beschreibt den Weg vom geprüften Beleg zum kontierten Buchungssatz im Finanzsystem (z. B. Diamant). OXS.eco schlägt auf Basis von Lieferant, Belegart und Historie ein Konto und eine Kostenstelle vor; nach Freigabe wird der Buchungssatz strukturiert übergeben. Wichtig: Vorschlag ist keine Verbuchung. Die endgültige Buchung erfolgt im Finanzsystem.

Eine digitale Akte bündelt alle zusammengehörenden Dokumente zu einem Kunden, Vorgang, Projekt oder Lieferanten an einem zentralen Ort. Anders als eine Ordnerstruktur bietet die digitale Akte Versionierung, Volltextsuche, Rollenzugriff und Verknüpfung mit Workflows.

Die digitale Poststelle bündelt alle eingehenden Dokumente aus verschiedenen Kanälen (E-Mail, Scan, Upload, SFTP) an einem zentralen Ort. Dokumente werden automatisch klassifiziert und dem richtigen Vorgang, Sachbearbeiter oder Workflow zugeordnet.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software zur strukturierten Erfassung, Ablage, Suche und Bearbeitung digitaler Dokumente. OXS.eco kombiniert DMS-Funktionen mit Workflows, digitalen Akten, E-Rechnung und revisionssicherer Archivierung in einer Plattform.

Drei-Wege-Match (engl. 3-Way-Match) ist ein Prüfverfahren im Rechnungseingang: Eingangsrechnung wird gegen Bestellung und Wareneingangsbeleg abgeglichen. Mengen, Preise und Konditionen müssen übereinstimmen. Stimmen alle drei überein, gibt das zuständige Team die Rechnung frei. Verbreitet im Großhandel und in der Fertigung; deckt Falschlieferungen, Preisdifferenzen und unautorisierte Bestellungen auf.

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten in der EU. Für Dokumentenprozesse relevant sind vor allem Aufbewahrungsfristen, Löschpflichten, Auskunftsrecht und der Schutz besonderer Datenkategorien (Art. 9).

Eine E-Rechnung enthält strukturierte, maschinenlesbar codierte Rechnungsdaten, im Gegensatz zu einem PDF, das nur visuell lesbar ist. Die relevanten deutschen Formate sind XRechnung und ZUGFeRD. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Geschäft empfangen können; die Pflicht zum Versand gilt nach Übergangsfristen spätestens ab 2028 (§ 27 Abs. 38 UStG).

Electronic Data Interchange (EDI) bezeichnet den standardisierten elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Systemen, typischerweise Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen. Verbreitete Standards sind EDIFACT und ANSI X12.

EDIFACT ist der internationale Standard für den elektronischen Datenaustausch im Geschäftsverkehr (UN/EDIFACT). In Logistik und Spedition wird EDIFACT häufig für Aufträge, Lieferavise und Frachtdokumente genutzt.

Migration eines bestehenden DMS (typisch ELO oder d.velop) auf eine neue Plattform. Kritische Punkte sind: Übernahme von Aktenstrukturen und Metadaten, Erhalt der Audit-Spur (Aufbewahrungspflicht), Mapping der Berechtigungen, Nachweis der Vollständigkeit gegenüber Wirtschaftsprüfern. Migrationen bestehender Archive plant MAAS projektbasiert nach individuellem Angebot.

EN 16931 ist die europäische Norm, die den semantischen Standard für elektronische Rechnungen festlegt. Sie definiert, welche Datenfelder (Käufer, Verkäufer, Beträge, Steuern, Zahlungsbedingungen) eine konforme E-Rechnung enthalten muss. XRechnung und ZUGFeRD basieren auf dieser Norm. Die EN 16931 ist die Grundlage für die deutsche E-Rechnungspflicht 2025.

Factur-X ist die französische Bezeichnung für das hybride E-Rechnungsformat ZUGFeRD: ein PDF/A-3 mit eingebettetem strukturiertem XML. Beide Begriffe bezeichnen dasselbe Format und werden auf europäischer Ebene synonym verwendet.

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) legen fest, wie Unternehmen steuerlich relevante Dokumente digital aufbewahren müssen. Kernprinzipien sind Unveränderlichkeit, Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit und Zugriffsschutz.

Indexierung bezeichnet die Erfassung von Metadaten zu einem Dokument (z. B. Dokumententyp, Datum, Absender, Rechnungsnummer), damit es später schnell gefunden und automatisch zugeordnet werden kann. OCR liefert die Grundlage für die automatische Indexierung.

Eine mandantenfähige Software kann mehrere organisatorische Einheiten (Standorte, Tochtergesellschaften, Abteilungen) in einer Instanz verwalten, wobei Daten und Zugriffsrechte strikt getrennt bleiben. Wichtig für Unternehmen mit mehreren Niederlassungen oder Konzernstrukturen.

Metadaten sind strukturierte Informationen über ein Dokument (z. B. Erstellungsdatum, Dokumententyp, Autor, Rechnungsnummer oder Aktenzeichen). Sie sind die Grundlage für Volltextsuche, automatische Zuordnung, Fristen und Audit-Trail.

Optical Character Recognition (OCR, Texterkennung) wandelt gescannte Dokumente und Bilddateien in durchsuchbaren, maschinell auswertbaren Text um. Im DMS-Umfeld ist OCR die Grundlage für automatische Indexierung, Rechnungserkennung und Volltextsuche.

Die OCR-Confidence ist ein Wahrscheinlichkeitswert (typisch 0 bis 100 %), den die Texterkennung pro extrahiertem Feld liefert. Hoher Wert = sicher erkannt, niedriger = unsicher. Niedrige Konfidenzwerte sind ein Hinweis, welche Felder das Team gezielt nachprüfen sollte.

Das Onlinezugangsgesetz (OZG) verpflichtet Bund, Länder und Kommunen, Verwaltungsleistungen digital zugänglich zu machen. Für Dokumentenprozesse in Behörden bedeutet das den Aufbau medienbruchfreier Eingangs-, Bearbeitungs- und Archivierungsprozesse.

PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) ist ein europäisches Netzwerk für den sicheren elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten, insbesondere E-Rechnungen. In Deutschland ist PEPPOL einer der Übermittlungswege, über die öffentliche Auftraggeber XRechnungen entgegennehmen.

Rechnungseingang (im Englischen AP-Workflow, Accounts Payable) bezeichnet den gesamten Prozess von der Annahme einer Eingangsrechnung bis zur Archivierung: Erfassung, Prüfung, Freigabe und Buchung. Ein digitalisierter Rechnungseingang automatisiert Erfassung und Vorprüfung, die Freigabe bleibt beim Team; das reduziert Liegezeiten, Fehler und manuellen Aufwand.

Das Rechnungseingangsbuch ist ein chronologisches, lückenloses Verzeichnis aller eingegangenen Rechnungen, mit Eingangsdatum, Absender, Betrag, Status. Es unterstützt die GoBD-Anforderung an eine vollständige und geordnete Erfassung und hilft bei Betriebsprüfungen nachzuweisen, dass kein Eingang fehlt. In OXS.eco ist das Rechnungseingangsbuch ein optionales Modul (REB): Es führt das Verzeichnis automatisch, klassifiziert Rechnungen, liest die Felder aus und bereitet die Kontierung vor.

Eine REST API ist eine standardisierte Programmierschnittstelle, über die Systeme Daten und Dokumente automatisiert austauschen können. OXS.eco bietet eine REST API für die Integration in ERP-, TMS-, CRM- und Buchhaltungssysteme.

Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass Dokumente unveränderlich, vollständig, nachvollziehbar und für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer aufbewahrt werden. GoBD, HGB und AO definieren die genauen Anforderungen, darunter Aufbewahrungsfristen von 6, 8 oder 10 Jahren je nach Belegart.

Die Verfahrensdokumentation beschreibt nachvollziehbar, wie steuerlich relevante Dokumente erfasst, verarbeitet, archiviert und gelöscht werden. Sie wird von den GoBD gefordert (Rz. 151 ff.) und gehört zu den Unterlagen, die in einer Betriebsprüfung regelmäßig angefragt werden. Die Dokumentation umfasst System-Architektur, Prozess-Beschreibungen, Berechtigungs-Konzept, Aufbewahrungs- und Löschregeln, Notfall- und Migrations-Konzepte. Für die produktbezogenen Teile (Systembeschreibung, Berechtigungen, Archivierung) stellt MAAS im Projekt Dokumentation zu OXS.eco bereit.

Volltextsuche ermöglicht das Durchsuchen aller Inhalte eines Dokumentenarchivs, nicht nur nach Dateinamen oder Metadaten, sondern nach beliebigen Begriffen im Dokumententext. Voraussetzung ist eine OCR-gestützte Texterkennung für gescannte Dokumente.

Ein digitaler Workflow steuert den strukturierten Ablauf einer Aufgabe (z. B. die mehrstufige Freigabe einer Eingangsrechnung). Er definiert Zuständigkeiten, Reihenfolgen, Fristen und Eskalationsregeln und ersetzt manuelle Weiterleitungen per E-Mail.

XRechnung ist der deutsche Standard für E-Rechnungen im öffentlichen Beschaffungswesen, basierend auf der europäischen Norm DIN EN 16931. Das Format ist rein strukturiertes XML, ohne eingebettetes PDF. Im B2B-Bereich kann XRechnung seit der E-Rechnungspflicht 2025 als zulässiges Format genutzt werden, im B2G-Bereich (öffentliche Verwaltung) ist sie weitgehend verbindlich.

ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat: Ein PDF/A-3 für die visuelle Ansicht mit eingebettetem XML für die maschinelle Verarbeitung. Es kombiniert Lesbarkeit für Menschen mit strukturierten Daten für Systeme und gilt in Deutschland ab Version 2.0.1 als E-Rechnung, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL.