Was ist EN 16931?
Die EN 16931 ist eine europäische Norm, die im Jahr 2017 vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) veröffentlicht wurde. Sie definiert ein semantisches Datenmodell, also welche Informationen eine elektronische Rechnung enthalten muss, damit Systeme sie ohne Interpretationsspielraum maschinell verarbeiten können.
Wichtig: EN 16931 ist kein Dateiformat. Sie beschreibt nur, welche Daten in einer E-Rechnung stehen müssen, nicht, in welcher technischen Form. Auf Basis dieser Norm gibt es konkrete Formate wie XRechnungXRechnungDeutscher XML-Standard für E-Rechnungen, basierend auf EN 16931. Pflichtformat im öffentlichen Beschaffungswesen.Im Glossar nachschlagen → (rein XML) oder ZUGFeRDZUGFeRDHybrides E-Rechnungsformat: PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Ab Version 2.0.1 konform zu EN 16931.Im Glossar nachschlagen → (PDF mit eingebettetem XML).
Warum ist EN 16931 für deutsche Unternehmen relevant?
Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die E-Rechnungspflicht in Deutschland verbindlich verankert. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Das Ausstellen wird stufenweise bis 2028 verpflichtend. Eine elektronische Rechnung im Sinne dieser Pflicht ist nur dann gültig, wenn sie den Anforderungen der EN 16931 entspricht.
Konkret bedeutet das: Wer ab 2025 Rechnungen empfängt, muss in der Lage sein, Formate nach EN 16931 (XRechnungXRechnungDeutscher XML-Standard für E-Rechnungen, basierend auf EN 16931. Pflichtformat im öffentlichen Beschaffungswesen.Im Glossar nachschlagen →, ZUGFeRDZUGFeRDHybrides E-Rechnungsformat: PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Ab Version 2.0.1 konform zu EN 16931.Im Glossar nachschlagen → ab Version 2.0.1, Factur-XFactur-XFranzösische Bezeichnung für ZUGFeRD. Beide Formate sind technisch identisch.Im Glossar nachschlagen →) zu verarbeiten, also nicht mehr nur PDFs.
Welche Datenfelder schreibt die EN 16931 vor?
Die Norm definiert eine Reihe von Pflichtfeldern (Business Terms, kurz BT) und optionalen Feldern. Zu den wichtigsten Pflichtfeldern gehören:
- Rechnungsnummer und -datum: eindeutige Identifikation
- Verkäufer-Daten: Name, Adresse, USt-IdNr.
- Käufer-Daten: Name, Adresse, ggf. Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern
- Leistungszeitraum oder Leistungsdatum
- Rechnungspositionen: Menge, Einzelpreis, Beschreibung, Steuersatz
- Steueraufschlüsselung: Nettobetrag, Steuerbetrag und -satz pro Position
- Zahlungsbedingungen: Fälligkeit, Skonto, Bankverbindung
- Gesamtsummen: Netto, Steuer, Brutto, ggf. Vorauszahlungen
Die vollständige Liste umfasst Pflichtfelder und zahlreiche optionale Felder. Welche davon Pflicht sind, hängt vom konkreten Geschäftsvorfall ab (z. B. Inland vs. innergemeinschaftliche Lieferung).
Welche Formate basieren auf EN 16931?
In Deutschland und Europa relevant sind vor allem drei Formate, die alle EN 16931 entsprechen:
Reines XML-Format, vom KoSIT herausgegeben. Pflichtformat für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung in Deutschland. Wird über PEPPOLPEPPOLEuropäisches Netzwerk für sicheren elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten, vor allem E-Rechnungen.Im Glossar nachschlagen → oder per E-Mail übermittelt.
PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Für Menschen visuell lesbar, für Systeme strukturiert. Ab Version 2.0.1 konform zu EN 16931. In Deutschland für B2B verbreitet.
Französische Bezeichnung für ZUGFeRD. Beide Formate sind technisch identisch und werden auf europäischer Ebene synonym verwendet.
Wie unterstützt OXS.eco EN 16931?
OXS.eco verarbeitet E-Rechnungen nach EN 16931: Eingehende E-Rechnungen werden auf Konformität mit der Norm geprüft, strukturierte Daten werden automatisch extrahiert und in den Freigabe-Workflow übergeben. Verarbeitet werden:
- XRechnung: über PEPPOL und per E-Mail
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1, als hybrides PDF/A-3
- Factur-X: als europäische Variante von ZUGFeRD
Bei der Validierung werden Pflichtfelder geprüft, fehlerhafte Rechnungen werden abgewiesen oder zur manuellen Klärung markiert. Die Übergabe an ERP- und Buchhaltungssysteme erfolgt strukturiert, keine OCR mehr nötig, da die Daten bereits maschinenlesbar im XML liegen.
Sind Sie bereit für E-Rechnungen nach EN 16931?
Mit OXS.eco empfangen, validieren und verarbeiten Sie XRechnung und ZUGFeRD seit der E-Rechnungspflicht 2025, strukturiert, GoBD-orientiert, mit Audit-Trail.