KI-gestützte Dokumentenverarbeitung: datenschutzkonform und nachvollziehbar
Wie OXS.eco moderne Künstliche Intelligenz für Dokumentenklassifizierung und Datenextraktion einsetzt, mit klarer Trennung zwischen Provider-Leistung von Google Cloud, OXS.eco-/MAAS-Produktleistung und projektbezogenem Betriebsmodell. Provider-Zusicherung: keine Trainingsnutzung Ihrer Daten in den genutzten Enterprise-APIs. EU-Hosting auf Google Cloud, AVV verfügbar / TOMs dokumentiert.
Vier Fragen, die Datenschutz und IT besonders interessieren
Wir beantworten die wichtigsten Fragen zum Einsatz unserer KI-gestützten Funktionen für die Dokumentenanalyse direkt, ohne Marketing-Sprech.
Werden unsere Dokumente verwendet, um die KI von Google zu trainieren? +
OXS.eco nutzt für KI-gestützte Funktionen die Enterprise-Schnittstellen (APIs) von Google Cloud. Provider-Zusicherung von Google Cloud: Eingaben (Prompts), Dokumente und generierte Ergebnisse aus diesen Enterprise-APIs werden nicht verwendet, um die öffentlichen Basismodelle von Google zu trainieren. Diese Trainings-Ausschluss-Zusicherung ist Bestandteil der Provider-Vertragsbedingungen und kann vor einem Projekt im Detail geprüft werden.
Wer hat Zugriff auf die Dokumente, die von der KI verarbeitet werden? +
Die Verarbeitung über die Enterprise-Schnittstellen erfolgt automatisiert in einer isolierten Kundenumgebung (Tenant-Isolation), ohne reguläre menschliche Einsicht durch Provider-Mitarbeiter (Provider-Zusicherung von Google Cloud). MAAS-/OXS.eco-Mitarbeitende erhalten nur dann Einsicht in Kundendaten, wenn dies im Rahmen eines Support-Falls ausdrücklich autorisiert wird. Welche Personen welche Belege oder Felder sehen, hängt vom Rechte- und Rollenkonzept im Projekt ab.
Wie ordnet sich der KI-Einsatz datenschutzrechtlich ein? +
Die Verarbeitung ist auf die Anforderungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ausgerichtet. Mit dem Cloud-Provider Google Cloud besteht ein entsprechender Auftragsverarbeitungsvertrag (Cloud Data Processing Addendum / CDPA). AVV verfügbar / TOMs dokumentiert, konkrete Subprozessoren und das Betriebsmodell werden projektbezogen geprüft. Eine pauschale Aussage „garantiert DSGVO-konform" ist seriös nicht möglich, weil DSGVO-Konformität immer von Einrichtung, Betriebsmodell und vertraglichen Vereinbarungen abhängt. Provider-Zertifizierungen von Google Cloud finden Sie unter Sicherheit & Compliance.
Was passiert genau, wenn ein Dokument klassifiziert wird? +
- Ihr Dokument wird sicher und verschlüsselt an unser System übergeben.
- Die Textinhalte werden über eine verschlüsselte Verbindung an die Enterprise-KI-Schnittstelle gesendet.
- Die KI analysiert den Text (z.B. um zu erkennen, ob es sich um eine Rechnung oder einen Vertrag handelt) und gibt das Ergebnis an unseren Workflow-Manager zurück.
- Nach Abschluss dieses Vorgangs hält die KI-Schnittstelle die Daten nicht in einem eigenen Langzeitspeicher. Das Dokument selbst verbleibt sicher in Ihrem gewohnten DMS-Speicherort.
Fragen zum Datenschutz oder zur Sicherheitsarchitektur?
Bei tiefergehenden Fragen zu unseren technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) oder zum Datenschutz steht unser Team zur Verfügung. Provider-Zertifikate von Google Cloud (ISO 27001, SOC 2, BSI C5), Hosting und das Rechtekonzept im Detail: Sicherheit & Compliance → Was die KI im Rechnungseingang kann: Intelligente Funktionen →