„Wir wollen nicht für jeden zusätzlichen Standort mehr Personal in der Abrechnung einstellen."
Wenn Aufträge, Standorte und Frachtdokumente wachsen, sollen Abrechnung, Skontofristen und Reklamationen nicht hinterherhinken. OXS.eco bündelt Rechnungen, Frachtabrechnungen, Lieferscheine, CMR-Briefe, Zollunterlagen und Nachweise zentral, sodass mehr Volumen nicht automatisch mehr Backoffice-Aufwand bedeutet.
Für mittelständische Logistikunternehmen mit mehreren Standorten und hohem Nachweisbedarf, schrittweise eingeführt, persönlich begleitet.
Während der Fahrer auf der Rampe wartet, sucht jemand im Büro noch nach dem CMR. Genau hier setzt OXS.eco an . Frachtdokumente, Abrechnungen und Nachweise sind zentral, schnell auffindbar und revisionssicher abgelegt.
Vermutlich kommen Ihnen einer oder mehrere bekannt vor.
„Wir suchen den CMR, während der Fahrer auf der Rampe wartet.“
„Lieferscheine liegen im Ordner X, die Rechnung im System Y. Bei Reklamationen suchen drei Leute.“
„Bei Reklamationen brauchen wir den Ablieferbeleg in Sekunden, nicht in Stunden.“
„Frachtführer-Rechnungen prüfen wir jeden Tag von Hand gegen den Auftrag, bevor sie in die Freigabe gehen.“
Drei typische Szenarien, bei denen OXS.eco den Backoffice-Aufwand reduziert und Nachweise schneller verfügbar macht.
Tausende Papier- und PDF-Rechnungen täglich, manuelle Eingabe, hohe Fehlerquote und lange Freigabewege über mehrere Standorte hinweg.
OCR-gestützte Erfassung aller Rechnungsformate, automatischer Abgleich mit Bestellung und Wareneingang sowie digitaler Freigabe-Workflow mit Eskalationsstufen.
weniger manuelle Bearbeitungszeit und schnellere Freigaben.
Papierbasierte Lieferscheine gehen verloren, werden falsch abgelegt oder sind bei Reklamationen schwer auffindbar.
Mobile Erfassung, OCR-gestützte Zuordnung zu Auftrag und Kunde, schnelle Verfügbarkeit im zentralen DMS und Volltextsuche über alle Dokumente.
Lieferscheine zuverlässig im Zugriff, Reklamationen deutlich schneller bearbeitet.
Zollbelege, Ursprungszeugnisse und Ausfuhranmeldungen müssen jahrelang aufbewahrt werden, oft verteilt in Papiermappen oder Netzlaufwerken.
GoBD-orientierte Archivierung mit Nachvollziehbarkeit, strukturierter Ablage nach Vorgang, Zeitraum oder Kunde und schneller Zugriff bei Prüfungen.
Prüfungssicherheit und deutlich weniger Aufwand bei Audit-Vorbereitung. Erfahrungswert aus vergleichbaren Projekten.
TMS, ERP und Buchhaltung ergänzen wir über offene Schnittstellen, projektbasiert auf Anfrage und ohne Systemaustausch. Rechnungen, Lieferscheine und CMRs landen per Referenzabgleich im richtigen Vorgang, verknüpft mit Auftrag und Sendung.
Ja. Über OCR-Erkennung und Referenzabgleich ordnet OXS.eco eingehende Belege regelbasiert dem richtigen Vorgang zu, mit deutlich weniger manueller Eingabe, unabhängig ob das Dokument per E-Mail, Scan oder App kommt. Die Treffergenauigkeit hängt von Format und Scanqualität ab.
Wir beginnen mit dem Use Case, der den größten Aufwand verursacht. Wie lange es dauert, hängt an Ihren Eingangskanälen und Freigabe-Workflows; eine vollständige Plattform-Einführung erfolgt schrittweise und ohne Betriebsunterbrechung.
Nein. OXS.eco ergänzt Ihre bestehenden ERP-, TMS- und Buchhaltungssysteme.
Bestehende Papierarchive können im Rahmen der Einführung digitalisiert und migriert werden. Der Aufwand hängt vom Volumen ab; wir besprechen das konkret in der Demo.
Nach Handels- und Steuerrecht gilt in Deutschland eine Aufbewahrungspflicht von 6, 8 oder 10 Jahren je nach Dokumententyp. In OXS.eco sind Fristen je Dokumententyp konfigurierbar; vor Ablauf erinnert OXS.eco das zuständige Team, die Löschentscheidung trifft Ihr Team.
Belege sind GoBD-orientiert archiviert, mit Audit-Trail und Volltextsuche. Relevante Dokumente lassen sich bei Prüfungen schnell abrufen. Keine Suche in Papiermappen oder Netzlaufwerken. Konkrete Antwortzeit hängt von Volumen und Indexqualität ab.
Ja. OXS.eco unterstützt mandantenfähige Strukturen und standortübergreifende Workflows, Freigaben und Dokumentenzugriffe, ohne lokale Server oder VPN-Abhängigkeit.
Illustrative Szenarien, wie OXS.eco typische Logistik-Dokumentenprozesse strukturiert. Keine bestehende Kundenreferenz.
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