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Lösung · Digitale Poststelle

Digitale Poststelle: E-Mail, Scan, Upload und SFTP an einer Stelle.

OXS.eco bündelt eingehende Dokumente aus E-Mail, Scan, Upload und SFTP-Verzeichnissen, erkennt, was angekommen ist, und übergibt es in den passenden Workflow, die Akte oder das Archiv.

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Google Cloud in Frankfurt · GoBD-orientiert · EN 16931 · AVV verfügbar · Persönlich begleitet

Kurz erklärt

Was ist eine digitale Poststelle?

Eine digitale Poststelle ist der zentrale Eingang für geschäftliche Dokumente. Statt Rechnungen, Belege, Anfragen und Nachweise über einzelne E-Mail-Postfächer, Scans, Uploads oder SFTP-Verzeichnisse zu verteilen, werden diese Dokumente an einer Stelle gesammelt, erkannt und in die passenden Prozesse übergeben.

Ein geteiltes Postfach mit Unterordnern ist noch keine digitale Poststelle: Es fehlen Klassifizierung, Zuordnung zum Vorgang und ein nachvollziehbarer Status. OXS.eco verbindet die digitale Poststelle mit Workflows, digitalen Akten und GoBD-orientierter Archivierung, bei gescannten Dokumenten macht OCR Text und Kerndaten für die Weiterverarbeitung nutzbar.

Was OXS.eco tut

Empfangen, erkennen, übergeben, in einem Lauf

01

Empfangen

E-Mail-Postfächer, Scan mit OCR, Upload per Drag-and-Drop und SFTP-Verzeichnisse laufen in einem Eingang zusammen, statt in getrennten Ablagen.

02

Erkennen

Dokumenttyp, Absender und Kerndaten werden erkannt. Unklare Fälle entscheidet Ihr Team, mit Vorschlag statt Bauchgefühl.

03

Übergeben

Dokumente starten Workflows, landen in der passenden Akte oder im Rechnungseingang, mit Protokoll statt Weiterleitungs-Mail.

Sehen statt behaupten

So sieht ein verarbeiteter Eingang aus

Ein gescannter Lieferschein, wie ihn die digitale Poststelle verarbeitet: erkannt, zugeordnet, dokumentiert.

Funktionen im Detail

Was die digitale Poststelle über das Sammeln hinaus tut

Automatische Zuordnung

Dokumente landen im richtigen Prozess, nicht im Sammelordner

OXS.eco erkennt Dokumenttyp, Absender und Kerndaten und ordnet Eingänge dem passenden Kunden, Vorgang oder Workflow zu, über alle Kanäle hinweg.

  • Rechnungen direkt in den Rechnungseingang, Belege in die passende Akte
  • Zuordnungsregeln bleiben nachvollziehbar; bestätigte Korrekturen können als Lernregel übernommen werden

Erkennungsqualität hängt von der Dokumentqualität ab; unsichere Zuordnungen bestätigt Ihr Team, bevor sie in den Prozess gehen.

Kanäle

E-Mail-Eingänge bündeln

Postfächer wie rechnung@musterfirma oder info@musterfirma laufen zentral zusammen. Anhänge werden zu Dokumenten mit Status statt zu weitergeleiteten Mails.

  • Zentrale Sicht auf alle Eingangspostfächer
  • Status sichtbar: eingegangen, zugeordnet, erledigt
  • Sonderadressen mit eigenem Rechtekreis, z. B. ein Postfach, dessen Eingänge nur die Geschäftsführung sieht

Ihre Adressen bleiben, OXS.eco übernimmt die Verarbeitung dahinter.

Scan & Papier

Papierpost digitalisieren

Gescannte Dokumente werden per OCR lesbar gemacht und wie digitale Eingänge klassifiziert und zugeordnet.

  • Stapelscan für die Tagespost, Einzelscan am Arbeitsplatz
  • Ihre Scanner schreiben direkt in SFTP-Verzeichnisse, OXS.eco übernimmt von dort
  • Texterkennung macht Inhalte für Zuordnung und Suche nutzbar

OCR-Qualität hängt von der Scanvorlage ab; im Testbetrieb prüfen wir das an Ihren echten Belegen, bevor der Kanal produktiv geht.

Prozess

Workflows starten

Eingänge lösen Aufgaben, Freigaben oder Archivierung aus, ohne manuelle Weiterleitung.

  • Aufgabe beim zuständigen Team statt Mail im Postfach
  • Eskalation, wenn nichts passiert

Welche Eingänge automatisch starten dürfen, legen Sie pro Dokumenttyp und pro Eingangskanal fest.

Überblick

Status & Protokoll

Wer hat was wann erhalten, zugeordnet, bearbeitet? Die Poststelle beantwortet das zentral, auch standortübergreifend.

  • Eingangsprotokoll je Dokument und Kanal
  • Offene Eingänge auf einen Blick

Das Protokoll ersetzt das „Hast du meine Mail gesehen?“, nicht die fachliche Prüfung.

Aus der Praxis

Konkrete Szenarien aus der Praxis

01

Rechnungspost digitalisieren

Problem

Rechnungen kommen per E-Mail, Papier und über mehrere Postfächer verteilt an, ohne zentrale Übersicht, mit manuellem Sortier- und Weiterleitungsaufwand.

Lösung

Zentrale Erfassung aller Eingangskanäle, automatische Erkennung als Rechnung und direkte Übergabe in den Rechnungsworkflow.

Ergebnis

Deutlich

weniger Sortier- und Weiterleitungsaufwand (typischer Effekt bei sauberer Einrichtung).

02

Eingehende Kundendokumente sortieren

Problem

Dokumente aus verschiedenen Kanälen werden manuell weitergeleitet, falsch abgelegt oder verspätet bearbeitet, Rückfragen häufen sich.

Lösung

Automatische Klassifizierung und Zuordnung zu Kunde, Vorgang oder Akte anhand von Dokumenttyp und Metadaten.

Ergebnis

Spürbar

weniger manueller Zuordnungsaufwand. Dokumente landen typischerweise im richtigen Kontext (abhängig von Dokumentqualität und Einrichtung).

03

Dezentrale Posteingänge vereinheitlichen

Problem

Standorte und Abteilungen arbeiten mit eigenen Postfächern und Ablagen, kein zentraler Überblick, unterschiedliche Prozesse.

Lösung

Zentrale digitale Poststelle für alle Eingangskanäle und Standorte, einheitliche Klassifizierung, Zuordnung und Weiterleitung.

Ergebnis

1 Stelle

für alle Eingänge aller Standorte, einheitlich, nachvollziehbar und ohne Medienbruch.

Was danach passiert

Der Eingang ist der Anfang, nicht das Ziel

Die digitale Poststelle ist der Startpunkt der OXS.eco-Plattform. Jedes Dokument kommt dort an, wo weitergearbeitet wird.

Im Rechnungseingang

Rechnungen laufen ins Rechnungseingangsbuch

Erkannte Eingangsrechnungen gehen ins Rechnungseingangs­buch (REB): klassifiziert, ausgelesen, mit Kontierungsvorschlag; Prüfung und Freigabe übernimmt Ihr Team in OXS.eco, inklusive E-Rechnungen über PEPPOL oder E-Mail.

In der Akte

Dokumente liegen beim Vorgang

Lieferscheine, Verträge und Nachweise werden der passenden Kunden- oder Vorgangsakte zugeordnet, vollständig und auffindbar. Aktenführung im Detail bei den Digitalen Akten.

Im Workflow

Aufgaben statt Postfächer

Eingänge erzeugen Aufgaben beim zuständigen Team, mit Fristen und Eskalation. Wie das Team damit arbeitet, zeigt die Arbeitsoberfläche.

Im Archiv

GoBD-orientiert von Anfang an

Originale werden ab Eingang unveränderlich und nachvollziehbar archiviert, mit Protokoll statt loser Ablage. Wie revisionssicher das geschieht, zeigt die Archivierung.

Branchen-spezifische Eingangsprozesse vertiefen

Logistik & Transport

Lieferscheine, CMR-Frachtbriefe und Rechnungen aus verschiedenen Kanälen zentral bündeln.

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Öffentliche Verwaltung

Bürgerpost, Behördenkorrespondenz und E-Rechnungen zentral verarbeiten.

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Versicherungen

Schadenmeldungen und Dokumente aus E-Mail, Scan, Upload und SFTP erkennen und der Schadenakte zuordnen.

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FAQ

Häufige Fragen zur digitalen Poststelle

Die digitale Poststelle ist der strukturierte Eingang. Das DMS übernimmt Ablage, Suche, Akten, Rollen und Archivierung. OXS.eco verbindet beides in einer Plattform.

Hélène TinetGeschäftsführung · Erstgespräch, Demo & Onboarding

Nächster Schritt

Posteingang in 15 Minuten besprechen.

Im Online-Termin spiegeln wir Ihre heutigen Eingangskanäle und zeigen, wie daraus eine strukturierte digitale Poststelle wird. Sie sprechen mit Hélène Tinet.

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