Deutsch English
E-Rechnung prüfen Demo vereinbaren
Branche · Handel & Großhandel

„Skontoerträge gehen verloren, weil Rechnungsfreigaben über Filialen zu lange brauchen."

DMS für Handel & Großhandel: Skontofristen sichern, Lieferantenakten zentral verfügbar machen

Handels- und Großhandelsunternehmen verarbeiten täglich Belege aus vielen Lieferanten und mehreren Filialen. Eingangsrechnungen, Wareneingangsbelege, Reklamationen, Rahmenverträge. OXS.eco bündelt sie zentral, gleicht gegen ERP-Bestellung und Wareneingang ab und führt sie in einen filialübergreifenden Freigabe-Workflow, sodass Skontofristen verlässlich gewahrt bleiben und Lieferantenakten standortübergreifend schnell verfügbar sind.

Handelsprozess besprechen E-Rechnung ansehen
Skontofristen sichernLieferantenrechnung, Lieferschein, Wareneingang und Bestellabgleich in einer Freigabe-Pipeline, auch bei vielen Lieferanten und mehreren Filialen.
Lieferantenakten zentralRahmenverträge, Vereinbarungen, Filialbelege und Lieferanten-Korrespondenz an einem Ort, bei Verhandlungen schnell vollständig.
Multi-Standort ohne VPNFilial- und standortübergreifende Freigaben, ohne lokale Server, ohne VPN-Abhängigkeit.
Handel & Großhandel
Berlin München Hamburg Frankfurt Zentrale Buchhaltung · live 09:00 247 12:00 728 15:00 1.012 18:00 1.247 ✓ HGB · 10 J ARCHIVIERT
Schmerzpunkte

Vier Sätze, die wir täglich aus Einkauf und Buchhaltung hören

Vermutlich kommen Ihnen einer oder mehrere bekannt vor.

„Lieferantenrechnungen weichen oft von der Bestellung ab. Niemand merkt es bis zur Inventur.“

„Bei Filiale A laufen Rechnungen über E-Mail, bei Filiale B über Papier, bei C über ein Portal.“

„Rahmenverträge liegen irgendwo. Niemand weiß, welcher Lieferant uns wann was kostet.“

„Bei Retouren und Reklamationen suchen wir den passenden Lieferschein filialübergreifend zusammen.“

Use Cases

Dokumenten­prozesse im Handel: automatisiert und skalierbar

Von der Lieferantenrechnung bis zur Rahmenvertrags-Überwachung: OXS.eco schafft Transparenz und spart messbar Zeit.

1

Automatisierter Lieferantenrechnungseingang mit ERP-Abgleich

Problem

Handelsunternehmen erhalten täglich hunderte Rechnungen von Lieferanten. Manueller Abgleich gegen Bestellungen im ERP kostet Zeit, verursacht Fehler und lässt Skontofristen verfallen.

Lösung

Eingehende Rechnungen per E-Mail, EDI, Scan oder Upload werden erkannt, gegen offene Bestellungen abgeglichen, Abweichungen eskaliert und im Team digital nach Kostenstelle und Filiale freigegeben.

Ergebnis
Erfahrungswert

spürbar weniger manuelle Bearbeitungszeit. Skontofristen im Blick, Rechnungen zuverlässig nachverfolgt.

2

Zentrales Vertragsmanagement für Lieferanten und Rahmenvereinbarungen

Problem

Rahmenverträge, Konditionsvereinbarungen und Lieferantenverträge liegen verteilt in E-Mail-Postfächern und Laufwerken. Kündigungsfristen werden übersehen, Konditionen nicht ausgeschöpft.

Lösung

Verträge werden in OXS.eco zentral abgelegt, mit Laufzeiten und Kündigungsfristen versehen. Vor Ablauf der Fristen erinnert OXS.eco die Verantwortlichen.

Ergebnis
Strukturiert

Vertragsfristen überwacht. Kündigungstermine systematisch im Blick, Konditionen zentral abrufbar.

3

Filialübergreifende Freigabe-Workflows

Problem

In Filialstrukturen müssen Rechnungen und Bestellungen von verschiedenen Standorten freigegeben werden. E-Mail-Ketten und manuelle Weiterleitungen kosten Zeit und erzeugen keine Nachvollziehbarkeit.

Lösung

OXS.eco steuert Freigaben digital nach Filiale, Kostenstelle und Betrag, mit klaren Verantwortlichkeiten, Eskalationsregeln und vollständigem Audit-Trail. Alles in einer Plattform, ohne Standortgrenzen.

Ergebnis
Spürbar

weniger Durchlaufzeit bei Freigaben, vollständige Nachvollziehbarkeit, jedes Dokument zuverlässig auffindbar.

4

Kassenabschluss und DSFinV-K-Archiv

Problem

Kassenabschlüsse, TSE-Belege und DSFinV-K-Exporte liegen pro Filiale verstreut in Kassensystemen und Ordnern. Bei einer Kassen-Nachschau ist der lückenlose Nachweis schwer kurzfristig zusammenzustellen.

Lösung

Kassenabschlüsse aus Ihrem Kassensystem, TSE-Daten und die zugehörigen Exporte werden je Filiale übernommen (Anbindung projektbasiert), revisionssicher archiviert und mit Zeitraum und Standort verknüpft.

Ergebnis
Prüfungssicher

Bei der Kassen-Nachschau ist der Nachweis pro Filiale gezielt lieferbar.

5

EDI-Rechnungen gegen Wareneingang

Problem

INVOIC-Rechnungen aus dem EDI-Austausch (GS1 EANCOM) müssen gegen Wareneingang und Bestellung geprüft werden. Über viele Lieferanten und Filialen ist der Abgleich manuell kaum zu leisten.

Lösung

INVOIC-Nachrichten werden automatisch eingelesen, gegen Bestellung und Wareneingang abgeglichen (Bestelldaten-Anbindung projektbasiert), Abweichungen eskaliert und die Rechnung im Team digital freigegeben.

Ergebnis
Automatisiert

EDI-Rechnungen laufen ohne manuellen Abgleich in die Freigabe, Skontofristen bleiben gewahrt.

Belegtypen

Belegtypen, die in Handel und Großhandel täglich zählen

Fünf Belegtypen, die wir im Retail-Setup typischerweise in einer Akte zusammenführen.

Lieferantenrechnung

Eingangsrechnung mit Lieferanten-Stammdaten. Problem: weicht oft von Bestellung ab. Nutzen: 3-Way-Match gegen Bestellung und Wareneingang.

Bestellung

Beauftragung an den Lieferanten. Problem: liegt im ERP, Rechnung kommt extern. Nutzen: automatische Verknüpfung im Eingangs-Workflow.

Lieferschein

Bestätigt gelieferte Mengen. Problem: Wareneingang dokumentiert, aber doppelt erfasst. Nutzen: ERP-WE-Abgleich in einer Akte.

Rahmenvertrag

Vereinbart Konditionen pro Lieferant über Zeitraum. Problem: Konditionen unklar bei Prüfung. Nutzen: zentrale Vertragsbasis mit Ablaufüberwachung.

Wareneingangsbeleg

Dokumentiert tatsächlichen Wareneingang. Problem: getrennt vom ERP-Beleg. Nutzen: mit Bestellung und Rechnung in einer Lieferanten-Akte.

Integrationen & Schnittstellen

Anschlussfähig an Warenwirtschaft, ERP und Buchhaltung

Lieferantenrechnungen werden gegen Bestellungen aus Ihrer Warenwirtschaft abgeglichen (Anbindung projektbasiert); XRechnungen und EDI-Belege laufen direkt in den Freigabe-Workflow. Alles filialübergreifend und mandantenfähig, ohne lokale Server.

Schnittstellen besprechen →Schnittstellen & API →
Systeme in dieser Branche MS Dynamics 365 BC / LS Central Prohandel Futura CSB DSFinV-K / TSE EDI: INVOIC / EANCOM Diamant/4 DATEV XRechnung / ZUGFeRD / Peppol REST API Produktiv angebunden ist Diamant, hier hervorgehoben. Andere Systeme binden wir projektbasiert an, über die dokumentierte REST API oder Dateiwege wie SFTP, auch solche, die hier nicht stehen. XRechnung, ZUGFeRD, PEPPOL und EDI verarbeitet OXS.eco direkt.
FAQ

Häufige Fragen

Ja. OXS.eco gleicht eingehende Rechnungen gegen offene Bestellungen ab, erkennt Preisabweichungen und Mengendifferenzen und startet den digitalen Freigabe-Workflow, mit deutlich weniger manueller Eingabe.

Laufzeiten und Kündigungsfristen liegen zentral hinterlegt: OXS.eco erinnert die Verantwortlichen vor Ablauf.

Ja. OXS.eco unterstützt mandantenfähige Strukturen und standortübergreifende Freigaben, Workflows und Dokumentenzugriffe, ohne lokale Server oder VPN.

Ja. OXS.eco bietet offene REST-APIs und Konnektoren zu gängigen Warenwirtschafts- und ERP-/FiBu-Systemen (projektbasiert auf Anfrage). Kein Systemwechsel, keine Doppelerfassung.

Verwandte Branchen

Auch interessant

Verwandte Branchen mit ähnlichem Dokumenten- und Compliance-Profil.

Logistik & Transport

CMR, Lieferscheine und Rechnungen zentral und revisionssicher.

Logistik-Lösungen ansehen →

Industrie & Fertigung

Lieferantenrechnungen, Qualitätsnachweise und Projektakten.

Industrie-Lösungen ansehen →

Oder alle 9 Branchen ansehen →

Hélène TinetErstgespräch, Demo & Onboarding

Nächster Schritt

Handelsprozess in der Demo ansehen.

Wir gehen 3-Way-Match, Filial-Verteilung und Rahmenvertrags-Workflow an Ihrem Use Case durch. 15-Minuten-Prozesscheck mit einem Menschen aus dem MAAS-Team.

MAAS Filderstadt · seit 1986
Demo vereinbaren