Häufige Fragen zu OXS.eco, E-Rechnung, GoBD und DMS

OXS.eco ist die DMS-Plattform von MAAS für digitale Dokumentenprozesse im Mittelstand. Sie verbindet Rechnungseingang, E-Rechnung, digitale Akten, Poststelle, Dokumentenversand und revisionssichere Archivierung in einer browser-basierten Oberfläche.

OXS.eco ist auf mittelständische Unternehmen ausgerichtet, von kleinen Teams bis zu Organisationen mit vielen hundert Nutzern. Das Preismodell skaliert mit Nutzerzahl und Dokumentenvolumen. Kleinere Unternehmen starten oft mit einem einzelnen Anwendungsfall (Rechnungseingang, Archivierung), größere Unternehmen führen mehrere Module schrittweise ein.

Das hängt stark vom Umfang ab. Den Ausschlag geben Ihre Eingangskanäle, die Zahl der Freigabe-Workflows und eine mögliche Datenübernahme. Eine vollständige Plattform-Einführung mit mehreren Modulen und ERP-Integration erfolgt schrittweise und ohne Betriebsunterbrechung. Nach dem Anforderungsgespräch schätzen wir Ihren Zeitrahmen im Angebot konkret ein.

Nein. OXS.eco ergänzt bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme, statt sie zu ersetzen. Über Schnittstellen übergibt OXS.eco Buchungsdaten an Ihr System und holt Status zurück, wo das System es erlaubt. Doppelerfassungen entfallen, Ihre Systemlandschaft bleibt bestehen. Welche konkreten Integrationen für Ihr System möglich sind, klären wir im ersten Gespräch.

OXS.eco wird auf Google Cloud in Frankfurt betrieben. Zugriffe sind rollenbasiert gesteuert und werden vollständig protokolliert. Subauftragnehmer im Rahmen der Auftragsverarbeitung sind vertraglich an die DSGVO gebunden. Aufbewahrungs- und Löschfristen lassen sich konfigurieren und mit Erinnerungen versehen; Auskunftsersuchen unterstützt die Recherche über Akte und Volltext. Die finale DSGVO-Konformität in Ihrem Unternehmen hängt zusätzlich von Ihrer Konfiguration und Verfahrensdokumentation ab.

Einen klassischen Proof of Concept an Ihren Belegen gibt es nicht. Der Weg ist: Erstgespräch, Ihre Anforderungen in Stichworten, dann eine Demo an Beispieldaten, zugeschnitten auf Ihren Bedarf. Den Beweis am eigenen Prozess liefert danach der kompakte Einstieg mit einem einzelnen Eingangskanal im Testbetrieb nach Auftrag.

OXS.eco läuft auf Google Cloud in Frankfurt. Bei der Archivierung werden unsignierte Dokumente mit dem MAAS-Zertifikat signiert, bereits signierte Dokumente bleiben unverändert; die Signatur sichert die Unveränderlichkeit. Zugriffe erfolgen ausschließlich über TLS-verschlüsselte Verbindungen; gegen Angriffe von außen schirmt Google Cloud Armor Anwendung und API mit DDoS-Schutz und WAF ab. Eine Übersicht der Sicherheits-Architektur finden Sie auf unserer Seite Sicherheit & Compliance; Details besprechen wir gern im Gespräch.

Nein. MAAS begleitet die gesamte Einführung persönlich, von der Anforderungsaufnahme über die Konfiguration bis zur Schulung Ihrer Mitarbeitenden. OXS.eco ist browser-basiert und benötigt keine lokale Installation. Eine eigene IT-Mannschaft für den Betrieb ist nicht erforderlich.

Weil kein Mittelstands-Unternehmen gleich ist. Auf der Preise-Seite nennen wir Ab-Preise je Baustein: Nutzer-Lizenz, KI-Rechnungsverarbeitung, Schnittstelle und Setup nach Aufwand. Nutzerzahl, Dokumentenvolumen, Module und Integrationsaufwand unterscheiden sich aber erheblich. Deshalb erstellen wir nach der Anforderungsklärung ein individuelles Angebot auf Basis Ihres tatsächlichen Bedarfs.

Drei Faktoren bestimmen Ihr Angebot: die Anzahl aktiver Nutzer, das monatliche Dokumentenvolumen und die Zahl der Eingangskanäle, die bei der Einführung konfiguriert werden. Bei höherem Volumen sinkt der Preis pro Dokument. Diese drei Größen kombinieren wir zu einem Angebot, das für Sie planbar bleibt.

OXS.eco ist auf mittelständische Budgets ausgelegt, ohne den Überbau großer Konzernlösungen in Lizenz und Einführung. Der größere Unterschied liegt im Einführungsansatz: Solche Plattformen starten als Großprojekt, OXS.eco startet schrittweise mit Ihrem wichtigsten Anwendungsfall.

Die Demo an Beispieldaten kostet nichts. Der Einstieg mit einem einzelnen Eingangskanal ist ein reguläres, überschaubares Angebot: Nutzer-Lizenzen, Belegverarbeitung und Schnittstelle laufend, Setup nach Aufwand, wie auf der Preise-Seite beschrieben. Sie erweitern erst, wenn dieser Einstieg überzeugt.

Wir zeigen alle Kostenbestandteile offen: Nutzer-Lizenzen, Dokumentenvolumen, Schnittstellen-Pauschalen, Setup-Aufwand und Support-Modell. Diese Punkte sprechen wir im Angebotsgespräch vollständig durch, ohne Überraschungen nach Vertragsschluss.

Ihre Daten gehören Ihnen. Bei Vertragsende stellen wir Ihre archivierten Dokumente und Daten in einem exportierbaren Format bereit; Übergabe und Löschung nach dem Export regeln wir im Vertrag mit Ihnen. Eine technische Bindung an OXS.eco gibt es nicht.

Eine Testversion zum Selbst-Ausprobieren gibt es nicht, weil OXS.eco auf Ihre Prozesse und Systemlandschaft zugeschnitten wird. Der niedrigschwellige Einstieg ist die kostenlose Demo an Beispiel-Belegen: Sie zeigt, wie OXS.eco arbeitet. Nach Angebots-Annahme startet der Testbetrieb im kleinen Testsystem mit Ihren ersten Mitarbeitenden.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische B2B-Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen: bis Ende 2026 für alle Unternehmen, bis Ende 2027 bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro (§ 27 Abs. 38 UStG); ab 2028 gilt die Ausstellungspflicht grundsätzlich für alle. OXS.eco empfängt und stellt die relevanten E-Rechnungsformate aus.

XRechnung ist reines XML, primär für öffentliche Auftraggeber und das PEPPOL-Netzwerk. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: lesbares PDF mit eingebettetem XML. XRechnung entspricht der DIN EN 16931; ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ebenfalls, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC WL. OXS.eco verarbeitet beide Formate.

Es besteht Handlungsbedarf, weil die Empfangspflicht seit 2025 gilt. OXS.eco lässt sich für den E-Rechnungs-Empfang über PEPPOL oder E-Mail aufsetzen. Eingehende Rechnungen werden gegen DIN EN 16931 validiert und GoBD-orientiert archiviert. Den Zeitplan klären wir im Anforderungsgespräch.

Ja. Eingehende XRechnungen aus dem PEPPOL-Netzwerk laufen in denselben Freigabe- und Archivierungsprozess wie Rechnungen aus E-Mail, Scan, Upload oder SFTP.

Dokumente müssen unveränderlich, vollständig, nachvollziehbar und jederzeit wiederauffindbar archiviert werden. Die GoBD verpflichten Unternehmen zur strukturierten, geschützten Ablage steuerlich relevanter Unterlagen. Ein normales Netzlaufwerk oder eine SharePoint-Struktur erfüllen diese Anforderungen in der Regel nicht. OXS.eco bildet diese Anforderungen mit Versionierung, Audit-Trail und Berechtigungssteuerung ab; die finale Ordnungsmäßigkeit hängt zusätzlich von Ihrer Verfahrensdokumentation ab.

Nach § 147 AO, § 257 HGB und § 14b UStG gilt: Bücher, Jahresabschlüsse und Zollunterlagen zehn Jahre, Rechnungen und Buchungsbelege seit 2025 acht Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe (auch als E-Mail) sechs Jahre, jeweils gerechnet ab Schluss des Kalenderjahres und mindestens so lange, wie die Unterlagen für noch nicht abgeschlossene Steuerfestsetzungen von Bedeutung sind. OXS.eco überwacht Fristen pro Dokumenttyp und erinnert das zuständige Team.

Ein Audit-Trail ist ein lückenloses, unveränderliches Protokoll aller Aktionen an einem Dokument: Erstellung, Änderung, Zugriff, Weiterleitung, Löschung. Er ist die Grundlage für die Nachweisbarkeit bei Betriebsprüfungen und internen Audits, und eine zentrale GoBD-Anforderung.

OXS.eco wird als SaaS auf Google Cloud in Frankfurt betrieben. Hosting, Datenverarbeitung und Subprozessoren sind per AVV vertraglich und technisch geregelt. AVV, TOMs und die Subprozessoren-Liste stellen wir Ihnen auf Anfrage bereit.

OXS.eco verarbeitet Rechnungen aus E-Mail-Postfächern, Scan-Eingängen, Upload, SFTP, EDI und dem PEPPOL-Netzwerk. Alle Kanäle münden in denselben Workflow, unabhängig vom Eingangsformat.

Freigaben werden nach Betrag, Abteilung, Kostenstelle, Kreditor oder Kombinationen daraus konfiguriert, mehrstufig, mit Stellvertretung und Wartezeiten. Jeder Freigabeschritt wird vollständig protokolliert.

Fälligkeits- und Skontodaten werden aus der Rechnung erkannt und im Workflow angezeigt. Vor Ablauf der Frist erinnert OXS.eco das zuständige Team; die Zahlung stößt immer Ihr Team über die Freigabe an.

Ja, im Rechnungseingangsbuch (REB), sofern die Bestelldaten aus Ihrem ERP abrufbar sind (Anbindung projektbasiert). OXS.eco gleicht eingehende Rechnungen gegen offene Bestellungen ab, erkennt Abweichungen in Menge oder Preis und eskaliert diese direkt zum zuständigen Sachbearbeiter, mit deutlich weniger manueller Eingabe. Ob und wie die Bestelldaten aus Ihrem ERP abrufbar sind, klären wir im Anforderungsgespräch.

OXS.eco bietet einen Konnektor für Diamant, bereits produktiv im Einsatz; weitere ERP- und Buchhaltungssysteme werden projektbasiert auf Anfrage angebunden. Kundenspezifische Integrationen sind über die REST API realisierbar. Umfang und Aufwand der Anbindung für Ihr System schätzen wir nach dem Anforderungsgespräch im Angebot ab.

Die OXS.eco REST API erlaubt programmatische Integration nach OpenAPI-Standard. Sie wird im Einführungsprojekt dokumentiert bereitgestellt, sodass Ihre IT- oder Integrations-Partner direkt anbinden können.

OXS.eco läuft vollständig browser-basiert, ohne lokale Installation. Ergänzend gibt es eine OXS.eco-App für iOS und Android für Freigaben, Aufgaben und Aktenzugriff im Außendienst.