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Branche · Industrie & Fertigung

„Beim Audit will der OEM Werkstoffzertifikate sehen, und wir suchen sie über drei Jahre zusammen."

DMS für Industrie & Fertigung: ERP-Bestellabgleich automatisieren, Zertifikate mit Ablauf-Überwachung führen

Mittelständische Fertiger, Zulieferer und Maschinenbauer pflegen pro Lieferung Bestellung, Lieferschein, Werkstoffzertifikat und Prüfprotokoll, oft an verschiedenen Stellen. OXS.eco führt diese Dokumente in einer Materialakte zusammen, gleicht Rechnungen gegen Bestelldaten ab und überwacht Zertifikats-Laufzeiten, sodass ablaufende Zertifikate früh sichtbar werden und Audit-Nachweise nach ISO 9001 / IATF 16949 deutlich schneller aufbereitet sind als beim manuellen Suchen über Verzeichnisse und E-Mail-Anhänge.

Lieferantenprozess besprechen Schnittstellen ansehen
3-Way-Match strukturiertBestellung, Lieferschein und Rechnung regelbasiert abgeglichen . Skontofristen verlässlich, ERP-Daten konsistent.
Zertifikate mit Ablauf-AlertWerkstoffzertifikate, Qualitätsnachweise und Projektunterlagen zentral . Ablauf-Überwachung macht auslaufende Zertifikate frühzeitig sichtbar.
ISO/IATF-Audit-fähigChargen-, Material- und Projektakten strukturiert geführt, bei OEM- oder TÜV-Audits deutlich schneller aufbereitet als beim manuellen Suchen.
Industrie & Fertigung
Bestellung Lieferschein 3.1 EN 10204 Zertifikat QM-Freigabe Charge LX-4711 · Stahl 1.4301 Tag 0 Bestellung Tag 12 Lieferung Tag 12 Zert. 3.1 Tag 13 QM-Freigabe ✓ 10 J · RÜCKVERFOLGBAR
Schmerzpunkte

Vier Sätze, die wir täglich aus Einkauf und Qualität hören

Vermutlich kommen Ihnen einer oder mehrere bekannt vor.

„Lieferantenrechnungen passen oft nicht zur Bestellung. Niemand merkt das systematisch.“

„Wartungsnachweise und Prüfprotokolle zu einer Maschine liegen in Ordnern und Netzlaufwerken verteilt, statt griffbereit an der Maschinenakte.“

„REACH/RoHS-Zertifikate laufen ab, niemand erinnert sich rechtzeitig.“

„Bei Reklamationen brauchen wir Chargennachweise. In den Ordnern, die nie gefunden werden.“

Use Cases

Dokumenten­prozesse in der Fertigung: messbar effizienter

Von der Lieferantenrechnung bis zum ISO-Audit: OXS.eco reduziert manuellen Aufwand und erhöht die Nachvollziehbarkeit entlang der gesamten Lieferkette.

1

Automatisierte Lieferantenrechnungsverarbeitung mit ERP-Abgleich

Problem

Fertigungsunternehmen erhalten täglich hunderte Rechnungen von Lieferanten. Manueller Abgleich gegen Bestellungen im ERP kostet Zeit, verursacht Fehler und lässt Skontofristen verfallen.

Lösung

Eingehende Rechnungen werden gegen offene Bestellungen im ERP abgeglichen (Anbindung projektbasiert), Abweichungen werden eskaliert, digitaler Freigabe-Workflow nach Kostenstelle und Werk gestartet.

Ergebnis
Erfahrungswert

spürbar weniger manuelle Bearbeitungszeit. Skontofristen im Blick, Rechnungen zuverlässig nachverfolgt.

2

Qualitätsdokumentation für ISO 9001 / IATF 16949

Problem

Prüfberichte, Messprotokolle und Qualitätsnachweise liegen in Netzlaufwerken oder Papierordnern. Bei Audits kostet die Suche nach dem richtigen Dokument in der richtigen Version Stunden.

Lösung

Alle Qualitätsdokumente werden strukturiert abgelegt, versioniert und mit Produkt, Charge oder Lieferant verknüpft. Volltextsuche und Audit-Trail machen jeden Nachweis gezielt abrufbar, ohne Suche in Ordnern.

Ergebnis
Deutlich

weniger Audit-Vorbereitungszeit. Vollständige Versionshistorie, immer die richtige Dokumentenversion.

3

Automatisches Lieferantenzertifikats-Management

Problem

Lieferantenzertifikate (ISO, REACH, RoHS, IATF) laufen unbemerkt ab. Kein zentrales System überwacht Fristen; das Risiko liegt bei einzelnen Sachbearbeitern mit Excel-Listen.

Lösung

OXS.eco erkennt Ablaufdaten regelbasiert, benachrichtigt die Verantwortlichen und eskaliert abgelaufene Zertifikate. Alle Zertifikate sind in der Lieferantenakte zentral, durchsuchbar und versioniert hinterlegt.

Ergebnis
Lückenlos

Zertifikats-Überwachung unterstützt, abgelaufene Lieferantenzertifikate werden frühzeitig sichtbar.

Belegtypen

Belegtypen, die in Industrie und Fertigung täglich zählen

Fünf Belegtypen, die wir in Industrie-Setups in einer Lieferanten- und Qualitäts-Akte zusammenführen.

Lieferantenrechnung

Eingangsrechnung mit ERP-Bezug. Problem: manueller Abgleich gegen Bestellung. Nutzen: 3-Way-Match gegen Bestellung und Wareneingang.

ISO-Prüfbericht

Dokumentiert Qualitäts-Prüfungen. Problem: verteilt über Ordner und Werke. Nutzen: versioniert pro Produkt, Lieferant oder Charge.

Lieferantenzertifikat

REACH, RoHS, ISO 9001/14001 Nachweise. Problem: Ablaufdaten unbemerkt. Nutzen: regelbasierte Überwachung mit Eskalation.

Wareneingangsbeleg

Bestätigt gelieferte Mengen und Prüfung. Problem: getrennt vom ERP-Beleg. Nutzen: mit Bestellung und Rechnung in einer Akte.

Reklamation

Kunden- oder Lieferanten-Reklamation. Problem: Chargennachweis schwer findbar. Nutzen: Reklamation am Beleg-Vorgang mit Charge.

Integrationen & Schnittstellen

Anschlussfähig an Ihre ERP- und PLM-Landschaft

Lieferantenrechnungen werden gegen Bestellungen aus Ihrem ERP abgeglichen, Qualitätsdokumente aus dem PLM landen in der richtigen Produktakte (Anbindungen projektbasiert). Zu jeder Maschine führen Sie eine Gerätelebenslaufakte mit Wartungs- und QS-Nachweisen, versioniert und schnell auffindbar.

Schnittstellen besprechen →Schnittstellen & API →
Systeme in dieser Branche proALPHA SAP S/4HANA abas ERP MS Dynamics 365 BC Diamant/4 DATEV EDI / EDIFACT XRechnung / ZUGFeRD / Peppol REST API Produktiv angebunden ist Diamant, hier hervorgehoben. Andere Systeme binden wir projektbasiert an, über die dokumentierte REST API oder Dateiwege wie SFTP, auch solche, die hier nicht stehen. XRechnung, ZUGFeRD, PEPPOL und EDI verarbeitet OXS.eco direkt.
FAQ

Häufige Fragen

Ja. OXS.eco gleicht eingehende Rechnungen regelbasiert gegen offene Bestellungen im ERP ab, erkennt Abweichungen und leitet zur digitalen Freigabe weiter.

Mit versionierten Qualitätsdokumenten und einem Audit-Trail, der jede Prüfung nachvollziehbar macht.

Ja. Ablaufdaten werden regelbasiert erkannt, Verantwortliche benachrichtigt und abgelaufene Zertifikate eskaliert.

Ja. OXS.eco bietet offene REST-APIs und Konnektoren zu gängigen ERP-Systemen, projektbasiert auf Anfrage. Mandantenfähige Strukturen für standortübergreifende Workflows ohne lokale Server.

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