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E-Rechnung prüfen Demo vereinbaren
Lösung · Rechnungseingang & Freigabe

Rechnungseingang automatisieren: vom Eingang bis zur FiBu-Übergabe.

E-Rechnungen prüfen, Belege klassifizieren, Daten extrahieren, Auffälligkeiten erkennen, Freigaben steuern und Kontierungen vorbereiten. In einem Workflow, mit Audit-Trail und ERP-Übergabe.

Rechnungseingang analysieren E-Rechnung prüfen

Google Cloud in Frankfurt · GoBD-orientiert · EN 16931 · AVV verfügbar · Persönlich begleitet

Das Modul dahinter

Station 02, Verarbeitung: Hier arbeitet das Rechnungseingangsbuch (REB).

Das REB ist das optionale OXS.eco-Modul hinter dieser Lösung: das chronologische Verzeichnis Ihrer Eingangsrechnungen mit Klassifikation, Feldern und Kontierungsvorbereitung. Auf der Modul-Seite sehen Sie es in fünf Ansichten.

Das REB-Modul ansehen →
Funktionen im Detail

Was OXS.eco über reines Ablegen hinaus tut

Sechs Funktionsbereiche, mit Nuancen wo angebracht. Der Anwender bleibt in der Entscheidungs­hoheit, das System unterstützt.

Doppelzahlungen verhindern

Dubletten erkennen, bevor zweimal gezahlt wird

OXS.eco markiert Duplikat-Verdacht vor der Freigabe, etwa bei doppelter Rechnungsnummer oder auffälligen Stammdaten, nicht erst in der Buchhaltung. Die fachliche Entscheidung bleibt bei Ihrem Team.

  • Hinweis bei doppelter Rechnungsnummer oder auffälligen Stammdaten
  • Warn-Chip „Duplikat-Verdacht“ direkt am Beleg
  • Kanalübergreifend: E-Mail, Scan, Upload, SFTP und PEPPOL
  • Fachliche Prüfung bleibt beim Team

Der greifbarste Euro-Effekt im Rechnungseingang: eine verhinderte Doppelzahlung.

Erkennen & Validieren

Belege technisch prüfen, Felder erkennen, Auffälligkeiten markieren

OXS.eco erkennt Lieferant, Betrag, Rechnungsnummer, Datum und IBAN strukturiert aus dem Beleg. XRechnung und ZUGFeRD werden gegen EN 16931 validiert. Ungewöhnliche Werte erzeugen sichtbare Hinweise. Formate im Detail: E-Rechnung →

  • Google Document AI liest die Felder, mit Hinweisen direkt im Bild
  • Validierung gegen EN 16931 für XRechnung / ZUGFeRD
  • Anomalie-Chips: neue IBAN, neue USt-ID, Duplikat-Verdacht
  • Test-Belege und neue Absender-Adressen werden markiert

Erkennungsqualität hängt von Belegqualität und Datenbasis ab.

Freigeben & überwachen

Mehrstufige Freigaben mit Vertretung und Audit-Trail

Freigaben können nach Betrag, Abteilung, Kostenstelle, Kreditor oder Kombinationen gesteuert werden. Stellvertretung und Wartezeiten machen den Prozess praxistauglich. Im Dashboard sehen Teams offene Aufgaben, Status und drohende Skonto-Fristen.

  • Mehrstufige Freigabe nach Regelwerk, mit Vier-Augen-Prinzip
  • Rücksprache und Stellvertretung dokumentiert
  • Dashboard mit Warn-Chips für Prüfhinweise
  • Skonto-Fristen werden vor Ablauf erinnert

Audit-Trail bleibt unverändert nachvollziehbar, auch rückwirkend.

Aus Ihrer Praxis lernen

Learning Rules, Kontierungs-Vorschläge, erklärbar

Wiederkehrende Entscheidungen lassen sich als Regel speichern: Wenn Lieferant X, dann Sachkonto Y, Kostenstelle Z. Kontierungs-Vorschläge basieren auf Ihrer früheren Buchungshistorie und zeigen, woraus sie abgeleitet sind.

  • Lernregel beim Speichern explizit bestätigen
  • Vorschläge mit nachvollziehbarer Herleitung
  • Quell-Buchungen zum Vorschlag einsehbar (keine Black-Box)
  • Jede Regel deaktivierbar

Vorbefüllung ändert nichts am 4-Augen-Prinzip in der Freigabe. Wie die KI arbeitet → · Mehr zum REB-Modul →

Erst testen, dann schalten

Qualität testen, bevor Automatisierung live geht

Neue Lieferanten, Belegtypen oder Kontierungslogiken lassen sich im Testbetrieb mit historischen oder vorbereiteten Belegen prüfen, bevor Regeln produktiv gehen.

  • Testlauf gegen Vergangenheitsbelege
  • Lernphase an einem Satz Ihrer echten Belege
  • Ergebnis gemeinsam prüfen, dann freischalten
  • Testbetrieb im kleinen Testsystem nach Auftrag

Ein Testlauf ist Voraussetzung für belastbare Automatisierungsentscheidungen.

Messen & Optimieren

Ihre Durchlaufzeiten, messbar gemacht

Wie lange braucht eine Rechnung vom Eingang bis zur Freigabe, und an welchem Schritt bleibt sie liegen? OXS.eco misst jeden Workflow automatisch, vom Import bis zur Archivierung (Process Mining).

  • Grafische Auswertung pro Eingangskanal: Arbeitsschritte, Dauer, Mengen
  • Ihre Administratoren greifen jederzeit selbst darauf zu
  • Gemeinsame Auswertung im Review, wenn Sie Abläufe weiter beschleunigen wollen

Sie sehen Ihre eigenen Zahlen statt fremder Benchmarks.

Für Logistik & Spedition

Logistik-Belege, die zur Rechnung gehören

Eingangsrechnungen in der Logistik kommen selten allein. OXS.eco erfasst die mitlaufenden Belege und verknüpft sie mit der Rechnung. Sind Bestell- und Lieferdaten angebunden, werden Abweichungen sichtbar, bevor freigegeben wird.

Warenbegleitend

Lieferschein

Wird gegen die Rechnungspositionen abgeglichen, sobald Ihre Bestell- und Lieferdaten angebunden sind (projektbasiert eingerichtet). Mengen- und Preisabweichungen erscheinen als Hinweis am Beleg, nicht erst in der Buchung.

Abrechnungsrelevant

Wiegeschein

Grundlage tonnage-basierter Abrechnung. Der Wiegeschein wird der zugehörigen Fracht- oder Entsorgungsrechnung zugeordnet und liegt bei der Prüfung direkt am Beleg.

Tauschnachweis

Palettenschein

Palettenscheine werden dem Vorgang zugeordnet; Tausch und Rückgabe bleiben als Beleg nachvollziehbar statt geschätzt.

Mehr für Logistik & Transport → Alle Branchen ansehen →
ERP-Integration · Diamant im Fokus

Vom geprüften Beleg zur ERP-Übergabe

Diamant ist bereits angebunden, das ist unser aktueller Schwerpunkt. Weitere ERP-/FiBu-Systeme folgen projektbasiert auf Anfrage. Übergeben wird nach der Freigabe der Buchungssatz mit Kontierung plus Beleg-Link; den Zahlstatus fragt OXS.eco anschließend täglich bei Diamant ab, die Frequenz bestimmen Sie. Über den Beleg-Link springt ein Diamant-Nutzer direkt zum archivierten Original bei OXS.eco und prüft es dort. Wie die Anbindung technisch läuft, zeigen die Schnittstellen.

  1. 01

    Beleg erfassen

    Eingang aus E-Mail, Scan, Upload, SFTP oder PEPPOL. Klassifizierung und Google Document AI laufen.

  2. 02

    Felder validieren

    Lieferant, Betrag, Rechnungsnummer, USt-ID, IBAN. Anomalie-Chips markieren Abweichungen.

  3. 03

    Freigeben

    Mehrstufig nach Regelwerk. Status, Rücksprache und Stellvertretung sichtbar.

  4. 04

    Übergabe

    Buchungssatz plus Beleg-Link an Diamant, Zahlstatus täglich zurück.

  5. 05

    Archivieren

    Revisionssicher und GoBD-orientiert abgelegt. Details: Archivierung →

FAQ

Häufige Fragen zum digitalen Rechnungs­eingang

Ja. XRechnung und ZUGFeRD werden über E-Mail, Upload, SFTP oder PEPPOL empfangen, gegen EN 16931 geprüft und in den Freigabeprozess übergeben.

Freigaben werden nach Betrag, Abteilung, Kostenstelle, Kreditor oder Kombinationen daraus konfiguriert, mehrstufig, mit Stellvertretung und Wartezeiten, vollständig protokolliert.

Fälligkeits- und Skontodaten werden aus der Rechnung erkannt und im Workflow sichtbar. Vor Ablauf erinnert OXS.eco das zuständige Team. Die Zahlung stößt immer Ihr Team über die Freigabe an, nie das System.

Hélène TinetGeschäftsführung · Erstgespräch, Demo & Onboarding
Nächster Schritt

Rechnungseingang in 15 Minuten besprechen.

Wir spiegeln Ihren Ist-Prozess im Online-Termin und zeigen, wo OXS.eco am schnellsten Wirkung erzielt. Sie sprechen mit Hélène Tinet.

MAAS Filderstadt · seit 1986
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