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Lösung · Digitale Akten

Digitale Akten: Kunden, Vorgänge und Projekte vollständig führen.

OXS.eco bündelt Dokumente, E-Mails, Rechnungen und Nachweise in digitalen Akten, vollständig, rollenbasiert und schnell auffindbar. Teams bearbeiten Vorgänge zentral, statt in Postfächern und Ordnern zu suchen.

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Google Cloud in Frankfurt · GoBD-orientiert · EN 16931 · AVV verfügbar · Persönlich begleitet

Kurz erklärt

Was ist eine digitale Akte?

Eine digitale Akte bündelt alle relevanten Dokumente zu einem Kunden, Vorgang, Projekt oder Fall: E-Mails, Rechnungen, Verträge, Nachweise und Freigaben, die sonst in unterschiedlichen Systemen oder Ordnern liegen.

Eine Ordnerstruktur auf dem Netzlaufwerk ist noch keine digitale Akte: Es fehlen Prozesskontext, Versionen, Zugriffssteuerung und Historie. In OXS.eco finden Teams zusammengehörige Dokumente im richtigen Kontext, steuern Zugriffe über Rollen und behalten Bearbeitungshistorie und Nachweise im Blick.

Was OXS.eco tut

Zusammenführen, finden, steuern, in einer Akte

01

Zusammenführen

Dokumente aus Poststelle, Rechnungseingang, E-Mail und Workflows fließen automatisch in die passende Akte, kein manuelles Ablegen.

02

Finden

Die Suche arbeitet über Metadaten wie Lieferant, Betrag und Zeitraum, über die Aktenstruktur und Filter, plus den Text der PDFs.

03

Steuern

Rollenbasierte Zugriffe, Versionen und lückenlose Historie machen jede Akte auskunfts- und prüffähig.

Sehen statt behaupten

So sieht eine auskunftsfähige Akte aus

Eine Vorgangsakte, wie sie in OXS.eco entsteht: Belege aus verschiedenen Prozessen, an einem Ort, mit Historie.

Funktionen im Detail

Was digitale Akten über das Ablegen hinaus leisten

Automatische Aktenführung

Die Akte füllt sich aus Ihren Prozessen, nicht per Hand

Dokumente aus Rechnungseingang, digitaler Poststelle und Freigabe-Workflows werden automatisch der passenden Kunden-, Vorgangs- oder Projektakte zugeordnet.

  • Kein manuelles Ablegen nach der Freigabe, der Beleg liegt schon richtig
  • Zuordnung über Kunde, Vorgang oder Projekt, nachvollziehbar protokolliert

Automatische Zuordnung setzt gepflegte Stammdaten voraus. Beim Aufbau begleiten wir Sie mit klaren Regeln je Aktenart.

Aktentypen

Aktentypen, die Sie selbst gestalten

Personalakte, Fahrerakte, Immobilien- oder Vertragsakte: Aktenarten konfigurieren Sie so, wie Ihre Prozesse sie brauchen.

  • Fahrerakte bündelt alle Dokumente je Fahrer an einem Ort
  • Eigene Felder und Strukturen je Aktentyp, Verknüpfungen z. B. Kunde ↔ Vorgang

Den Start strukturieren wir gemeinsam im Setup. Danach legen Sie neue Aktentypen selbst an.

Fristen & Termine

Fristen, die sich selbst melden

Akten können Termine tragen: Vertragsenden, Prüftermine, ablaufende Dokumente. OXS.eco erinnert per E-Mail mit Vorlauf, individuell konfiguriert. Zum Beispiel in einer Spedition: Die Fahrerakte meldet, wenn ein Führerschein in einem Monat abläuft.

  • Erinnerung mit Vorlauf, bevor eine Frist abläuft
  • Welche Termine eine Akte trägt, bestimmen Sie je Aktentyp

Erinnerungswege und Vorlauf werden im Setup je Aktentyp konfiguriert.

Rechte & Rollen

Jedes Team sieht nur seine Akten

Zugriffe werden rollenbasiert gesteuert und protokolliert, vom Lesezugriff bis zur Bearbeitung.

  • Berechtigungen je Team, Rolle oder Aktenart
  • Auditfähiges Zugriffsprotokoll

Das Berechtigungskonzept bildet Ihre Organisation ab. Wir erarbeiten es gemeinsam im Setup.

Versionen & Historie

Stände bleiben nachvollziehbar

Bearbeitungen erzeugen Versionen statt Überschreibungen. Wer wann was geändert hat, bleibt sichtbar.

  • Versionshistorie je Dokument
  • Keine konkurrierenden Dateistände in Mail-Anhängen

Die Historie dokumentiert Änderungen. Fachlich bewerten muss sie weiterhin ein Mensch.

Suche & Auskunft

Auskunftsfähig auf Nachfrage

Die Suche findet über extrahierte Metadaten, Aktenstruktur und Filter plus den PDF-Text, bei Rückfragen und Prüfungen zählt genau das.

  • Filter nach Lieferant, Betrag, Zeitraum, Belegtyp
  • Treffer im Aktenkontext, nicht als lose Datei

Konkrete Antwortzeit hängt von Datenvolumen und Indexqualität ab.

Aus der Praxis

Konkrete Szenarien aus der Praxis

01

Kundenakte vollständig machen

Problem

Dokumente zu einem Kunden liegen in E-Mail, ERP und Ordnern verteilt, bei Rückfragen oder Prüfungen kostet die Suche wertvolle Zeit.

Lösung

OXS.eco bündelt alle relevanten Unterlagen automatisch in einer digitalen Kundenakte, vollständig, durchsuchbar und mit Zugriffsrechten.

Ergebnis

Spürbar

weniger Suchaufwand. Kundendokumente gezielt über Filter, Metadaten und Volltext auffindbar (abhängig von Indexierung und Datenvolumen).

02

Vorgangsakte für Rechnungen und Belege

Problem

Rechnung, Bestellung, Lieferschein und Freigabe werden getrennt abgelegt, im Prüfungsfall müssen alle Unterlagen manuell zusammengesucht werden.

Lösung

Alle zugehörigen Dokumente fließen automatisch in eine Vorgangsakte, Audit-Trail, Versionen und Nachweise an einem Ort.

Ergebnis

Vollständig

nachvollziehbar, wer wann was an der Vorgangsakte gemacht hat (Audit-Trail), bei Prüfungen schnell abrufbar.

03

Schaden-, Projekt- oder Vertragsakte

Problem

Komplexe Vorgänge mit vielen Beteiligten erzeugen hunderte Dokumente in verschiedenen Systemen, Vollständigkeit ist schwer sicherzustellen.

Lösung

Strukturierte Akten mit Rollen, Versionshistorie, Suche und automatischer Dokumentenzuordnung aus Workflows und Eingang.

Ergebnis

Deutlich

weniger Zeit bei der Aktenzusammenstellung (typischer Effekt bei sauberer Einrichtung). Vorgänge sind prüfbereit, ohne manuelles Zusammensuchen.

Die Akte arbeitet mit

Die Kundenakte steuert den Versand

Je Dokumenttyp ist in der Kundenakte hinterlegt, an welche Adresse versendet wird. Ausgangsrechnung, Bescheinigung oder Lagerlogistik-Report gehen automatisch an den richtigen Empfänger. Die Adressen pflegen Sie selbst in der Akte.

Aus dem Workflow Kunde Kundenakte · Muster Logistik Adressen je Dokumenttyp Rechnung re@kunde.de Bescheinigung qs@kunde.de Report log@kunde.de Rechnung re@kunde.de Bescheinigung qs@kunde.de Report log@kunde.de AUS DER AKTE ADRESSIERT
Versand aus der Kundenakte: Dokumenttyp erkannt, Adresse aus der Akte gelesen, beim Kunden zugestellt.
Schadenmeldung Bestandssystem § Gutachten extern € Werkstatt Schadenakte KFZ · 2026/4711 Tag 1 Meldung Tag 5 Police Tag 18 Gutachten Tag 51 Reparatur Tag 73 Reguliert ✓ REGULIERT
Und die Akte wächst mit dem Vorgang: Beispiel einer Schadenakte über 73 Tage.
Anschluss an die Plattform

Woher die Akte sich füllt

Digitale Akten sind das Zentrum der OXS.eco-Plattform: Eingang, Workflows und Versand docken direkt an.

Aus der Poststelle

Eingänge landen im Vorgang

Die digitale Poststelle klassifiziert eingehende Dokumente regel- und KI-gestützt und ordnet sie der passenden Akte zu; Unklares landet zur Prüfung im Arbeitskorb.

Aus dem Rechnungseingang

Belege mit Freigabe-Historie

Geprüfte Rechnungen kommen mit Freigabeprotokoll und Audit-Trail aus dem Rechnungseingangsbuch in der Vorgangsakte an.

Aus E-Mail & Upload

Korrespondenz im Kontext

E-Mails und Anhänge werden dem Kunden oder Vorgang zugeordnet, statt im Postfach zu altern.

In Versand & Archiv

Der Kreis schließt sich

Ausgangsdokumente und Versandnachweise docken aus dem Versand an die Akte an; archiviert wird GoBD-orientiert in der Archivierung.

Branchen-spezifische Aktenführung vertiefen

Finanzdienstleister

Kreditakten, Kunden- und Vertragsdokumente auditfähig führen.

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Versicherungen

Schadenakten digital führen, bei Rückfragen schnell zur Hand.

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Öffentliche Verwaltung

Verwaltungsakten, Bescheide und Korrespondenz strukturiert führen.

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FAQ

Häufige Fragen zu digitalen Akten

Zugriffe werden rollenbasiert gesteuert: Teams sehen nur die Akten, die für sie relevant sind. Jeder Zugriff wird protokolliert und ist auditfähig nachvollziehbar.

Ja, projektbasiert. Bestehende Dokumente übernehmen wir per Migration im Projekt, auch in großer Zahl, und ordnen sie über Metadaten und gemeinsam festgelegte Regeln den passenden Akten zu. Fachsysteme binden wir auf Anfrage an; produktiv im Betrieb ist die Anbindung an Diamant für Buchungssätze und Zahlstatus.

Hélène TinetGeschäftsführung · Erstgespräch, Demo & Onboarding

Nächster Schritt

Aktenführung in 15 Minuten besprechen.

Im Online-Termin spiegeln wir Ihre heutige Ablage und zeigen, wie OXS.eco Dokumente, E-Mails und Nachweise in nachvollziehbaren Akten bündelt. Sie sprechen mit Hélène Tinet.

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