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Branche · Finanz­dienst­leister

„Im Audit müssen wir den Freigabeprozess erklären können. Wer hat wann was entschieden?"

DMS für Finanz­dienst­leister: Nachvollziehbare Dokumenten­prozesse für Audit, BaFin und Revision

Bei Krediten, Verträgen und Antragsunterlagen muss jede Freigabe nachvollziehbar sein. OXS.eco unterstützt mittelständische Banken, Leasinggesellschaften und Vermögensverwalter dabei, Vier-Augen-Prozesse mit vollständiger Audit-Spur, klaren Rollenrechten und GoBD-orientierter Archivierung umzusetzen. Ohne pauschale Compliance-Versprechen, sondern entlang des tatsächlichen Ablaufs.

Rechnungsprozess besprechen E-Rechnung ansehen
Eingangsrechnungen und Belege strukturiertEingangsrechnungen, E-Rechnungen, Freigaben und Belege in einer Pipeline, mit klarem Audit-Trail und granularer Rollensteuerung.
Rollen- und RechtekonzepteAuf Aktenebene granular steuerbar, auch bei Auslagerung an Dienstleister sauber dokumentiert.
GoBD-orientierte ArchivierungFristensichere Aufbewahrung von Vertragsunterlagen, Archivdokumenten und Belegen mit Versionierung . Audit-Vorbereitung deutlich schneller als beim manuellen Suchen über Verzeichnisse.
Finanz­dienst­leister
Antrag AAA Bonität § Grundbuch ✓ Vertrag Kreditakte Privatkundin · 2026/0815 Tag 0 Antrag Tag 1 Bonität Tag 3 Grundbuch Tag 5 Vertrag ✓ 10 J · AUDITFÄHIG
Zwei Personen am Beratungstisch besprechen gemeinsam Vertragsunterlagen am Tablet, neben einem aufgeschlagenen Aktenordner mit Unterschriften
Vertragsbearbeitung im Vier-Augen-Prinzip, mit klarer Aktenlage.
Praxis aus der Sachbearbeitung

Vier-Augen-Freigaben, mit nachvollziehbarer Aktenlage

Bei Krediten, Verträgen und Antragsunterlagen muss jede Freigabe nachvollziehbar sein. OXS.eco führt Vier-Augen-Prozesse mit vollständiger Audit-Spur und macht jede Akte für berechtigte Personen schnell verfügbar.

  • Kunden-, Vertrags- und Kreditakten zentral und vollständig, auch bei Auslagerung an Dienstleister
  • Rollen- und Rechtekonzepte auf Aktenebene . Datenschutz nach Stand der Technik
  • Audit-Trail über jede Anlage, Änderung und Freigabe . Ausgelegt auf aufsichtliche Anforderungen
Schmerzpunkte

Vier Sätze, die wir täglich aus der Finanzbuchhaltung hören

Vermutlich kommen Ihnen einer oder mehrere bekannt vor.

„Bei jedem Skonto verlieren wir Geld, weil Rechnungen drei Tage in einem E-Mail-Postfach liegen.“

„4-Augen-Freigaben laufen über Excel-Listen, niemand weiß, wer eigentlich noch fehlt.“

„Bei jeder Rückfrage zu einer Buchung suchen wir den Beleg in mehreren Ordnern.“

„Kreditakten liegen halb im Bestandssystem, halb im Netzlaufwerk, halb auf Schreibtischen.“

Use Cases

Dokumenten­prozesse im Finanzbereich

Von der Kreditakte bis zur E-Rechnung: regulatorische Anforderungen strukturiert und nachvollziehbar unterstützen.

1

Digitale Kreditakte & Vertragsarchivierung

Problem

Kreditakten wachsen über Jahre, Dokumente liegen in verschiedenen Systemen verstreut. Bei Prüfungen fehlen Unterlagen oder sind veraltet.

Lösung

Automatische Aktenstruktur pro Kreditnehmer, alle Dokumente versioniert archiviert, Zugriffsprotokoll für Compliance, Benachrichtigung bei Ablaufdaten.

Ergebnis
Deutlich

weniger Audit-Vorbereitungszeit, vollständige Nachvollziehbarkeit aller Dokumentänderungen (Erfahrungswert).

2

Automatisierte E-Rechnungsverarbeitung (ZUGFeRD / XRechnung)

Problem

Ab 2025 Pflicht zur E-Rechnung: heterogene Eingangsformate, kein einheitlicher Validierungsprozess, manuelle Prüfung bindet Kapazitäten.

Lösung

Automatische Erkennung und Validierung von XRechnung & ZUGFeRD, Fehlerreporting, dokumentierte Übergabe an Freigabe und Buchhaltungssystem.

Ergebnis
EN 16931

E-Rechnungs-Empfang seit 2025 strukturiert, weniger manuelle Nacharbeiten.

3

DSGVO-orientiertes Dokumentenmanagement

Problem

Kundendaten und Finanzdokumente müssen nach strengen DSGVO-Regeln aufbewahrt und auf Anfrage gelöscht werden, manuell kaum kontrollierbar.

Lösung

Automatische Löschfristen und Aufbewahrungsregeln, Auskunftsrecht-Workflow für Betroffenenrechte, nachvollziehbar protokollierte Dokumentzugriffe.

Ergebnis
DSGVO-orientiert

Betroffenenanfragen strukturiert bearbeitbar, finale DSGVO-Konformität abhängig von Konfiguration und Verfahrensdokumentation.

Integrationen & Schnittstellen

Anschlussfähig an Ihre Kernbank- und ERP-Landschaft

Dokumente aus Kernbank-, ERP- und FiBu-Systemen lassen sich der richtigen Kreditakte zuordnen, versioniert und prüfbar. Die revisionssichere Ablage orientiert sich an MaRisk, BAIT und DORA; Markt und Marktfolge bleiben getrennt dokumentiert.

Schnittstellen besprechen →Schnittstellen & API →
Systeme in dieser Branche OSPlus agree21 SAP for Banking d.velop SER Doxis Diamant/4 XRechnung / ZUGFeRD / Peppol REST API Produktiv angebunden ist Diamant, hier hervorgehoben. Andere Systeme binden wir projektbasiert an, über die dokumentierte REST API oder Dateiwege wie SFTP, auch solche, die hier nicht stehen. XRechnung, ZUGFeRD, PEPPOL und EDI verarbeitet OXS.eco direkt.
Rechnungseingang · Finanzbereich

Rechnungseingang für Finanzdienstleister: prüfbar, freigabefähig, nachvollziehbar

Für Finanzdienstleister zählt nicht nur schnelle Bearbeitung. Entscheidend sind nachvollziehbare Freigaben, saubere Kontierungsvorschläge, E-Rechnungsprüfung, Anomaliehinweise und revisionsorientierte Ablage.

E-Rechnung prüfen

XRechnung und ZUGFeRD technisch validieren, visualisieren und in den Workflow übergeben.

Kontierung vorbereiten

Vorschläge auf Basis historischer Buchungen, Lieferanten, Mandanten, Abteilungen oder Kostenstellen prüfen.

Freigaben steuern

Freigaben nach Betrag, Abteilung, Kostenstelle oder Verantwortlichkeit workflowgestützt abbilden.

Auffälligkeiten sehen

Hinweise wie neue IBAN, neue USt-ID oder Dubletten unterstützen die Prüfung und Priorisierung.

Archivierung nachvollziehbar halten

Rechnungen, Freigaben und Bearbeitungsschritte strukturiert ablegen und später wiederfinden.

FAQ

Häufige Fragen

OXS.eco unterstützt zentrale GoBD-Anforderungen technisch: unveränderliche Ablage, Audit-Trail und Zugriffsprotokollierung. Die GoBD-Beurteilung Ihres Verfahrens hängt an Ihrer Verfahrensdokumentation.

OXS.eco unterstützt die relevanten technischen Anforderungen wie Audit-Trail, Rollentrennung und unveränderliche Archivierung. Read-Only-Prüfer-Zugänge und gefilterter Export pro Geschäftsjahr sind Standard. Die konkrete Abdeckung für Ihr regulatorisches Umfeld besprechen wir in der Demo.

Pro Kreditnehmer entsteht eine vollständige digitale Akte mit allen Dokumenten, Versionen, Zugriffsprotokollen und Fristen, durchsuchbar, versioniert und jederzeit auditfähig abrufbar.

Ja. OXS.eco bietet offene REST-APIs und Konnektoren zu Kernbank-, ERP- und FiBu-Systemen (projektbasiert auf Anfrage). Kein Systemwechsel, kein Datenverlust. Konkreter Integrationsaufwand wird in der Demo besprochen.

Typische Einsatz-Szenarien

Drei Finanz-Szenarien, die OXS.eco abbildet

Illustrative Szenarien, wie OXS.eco typische Finanz-Dokumentenprozesse strukturiert. Keine bestehende Kundenreferenz.

Finanzdienstleister · 50–100 MA

Rechnungseingang & Skonto

Rechnungseingang mit OCR-Extraktion, 4-Augen-Freigabe nach Kostenstelle und Eskalation bei drohenden Skonto-Fristen. Übergabe an Diamant.

Sparkassenverbund · IT-Dienstleister

Kreditakten-Konsolidierung

Kreditakten aus zwei Altsystemen in einer Plattform zusammengeführt. Audit-Trail und Rollen-Trennung für aufsichtliche Anforderungen, Filiale vs. Zentrale.

Asset-Manager · DACH

WP-Prüfungs-Workflow

Read-Only-Zugang für Wirtschaftsprüfer, GoBD-orientierte Archivierung mit gefiltertem Export pro Geschäftsjahr.

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Hélène TinetErstgespräch, Demo & Onboarding

Nächster Schritt

Finanzprozess in der Demo ansehen.

Wir gehen Rechnungseingang, Skonto-Eskalation, Kreditakten und WP-Prüfungs-Vorbereitung an Ihrem Use Case durch. 15-Minuten-Prozesscheck mit einem Menschen aus dem MAAS-Team.

MAAS Filderstadt · seit 1986
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