Deutsch English
E-Rechnung prüfen Demo vereinbaren
Branche · Gesund­heits­wesen

„Wir wollen die Verwaltung digitalisieren, aber Patientendaten gehören ins KIS, nicht in ein DMS."

DMS für Gesund­heits­wesen: Verwaltungsdokumente strukturiert führen, Patientendaten beim KIS lassen

OXS.eco unterstützt MVZs, Klinikgruppen und Pflegeträger bei der Digitalisierung der Verwaltungsdokumente. Eingangsrechnungen, Lieferantenverträge, Personalakten, Wartungsprotokolle, MDK- und Behördenkorrespondenz. Patientenakten bleiben bewusst beim KIS, das ist regulatorisch der richtige Ort. So digitalisieren Sie das Backoffice, ohne in die heikle Patientendokumentations-Domäne zu greifen.

Dokumentenprozesse besprechen Archivierung ansehen
Verwaltungs-RechnungseingangLieferanten-, Wartungs- und Dienstleisterrechnungen zentral . Skontofristen verlässlich, GoBD-orientiert archiviert.
Personal-, Vertrags- und StandortdokumentePersonalunterlagen, Lieferantenverträge und Standortdokumente von MVZ und Klinik DSGVO-orientiert abgelegt, klar getrennt von Patientendokumentation oder KIS.
MDK- und Behörden-KorrespondenzEingehende Anforderungen in die richtige Vorgangsakte . Audit-Vorbereitung deutlich schneller als beim manuellen Suchen.
Gesund­heits­wesen
Hausarzt Hb 14.2 Labor Radiologie Klinik Patientenakte Patient · ID 47-2018 2018 Anamnese 2021 Labor 2021 MRT 2024 Verlauf ✓ 30 J · § 630f BGB
Schmerzpunkte

Vier Sätze, die wir täglich aus der Verwaltung hören

Vermutlich kommen Ihnen einer oder mehrere bekannt vor.

„Wartungs- und Dienstleisterverträge mit ihren Fristen im Blick zu behalten, schaffen wir nur mit Erinnerungen im Kalender.“

„Lieferantenrechnungen laufen über drei Standorte per E-Mail, Papier und Portal. Niemand hat den Überblick.“

„MDK- und Behördenanfragen kommen mit Frist. Die passende Vorgangsakte finden wir oft erst nach langem Suchen.“

„Personalunterlagen und Verträge liegen halb im Netzlaufwerk, halb im Ordner. Bei Prüfungen wird es hektisch.“

Use Cases

Dokumenten­prozesse im Gesund­heits­wesen neu gedacht

Von der Lieferantenrechnung bis zur DSGVO-orientierten Verwaltungsdokumentation. OXS.eco reduziert den manuellen Aufwand spürbar. (Hinweis: nicht für die elektronische Patientenakte oder das KIS gedacht.)

1

Automatisierte Lieferantenrechnungsverarbeitung

Problem

Krankenhäuser erhalten täglich hunderte Rechnungen von Medizintechnik-Lieferanten, Laboren und Dienstleistern in verschiedenen Formaten. Manuelle Prüfung bindet Personal und verursacht Fehler.

Lösung

OCR-gestützte Erfassung aller Formate, automatischer Abgleich mit Bestellung und Leistungsnachweis, digitaler Freigabe-Workflow nach Kostenstelle und Abteilung, GoBD-orientierte Archivierung.

Ergebnis
Spürbar

weniger manuelle Bearbeitungszeit bei Lieferantenrechnungen. Skontofristen zuverlässig eingehalten.

2

DSGVO-orientierte Dokumentenarchivierung (Verwaltung)

Problem

Gesundheitsdaten unterliegen den strengsten DSGVO-Anforderungen. Zugriffsrechte, Löschfristen und Auskunftsrecht-Anfragen müssen vollständig dokumentiert und nachweisbar sein.

Lösung

Rollenbasierter Zugriff mit vollständigem Audit-Trail, Löschfristen je Dokumententyp konfigurierbar, Betroffenenanfragen über eigenen Workflow bearbeitbar.

Ergebnis
DSGVO-orientiert

Strukturiert für DSGVO-Anforderungen bei Verwaltungsdokumenten. Auskunftsrechte zu administrativen Akten umsetzbar (nicht für Patientenakten oder KIS-Daten).

3

Digitale Poststelle für Kliniken und Verbundstrukturen

Problem

Eingehende Post von Krankenkassen, Behörden und Patienten läuft über verschiedene Standorte und Kanäle ein. Manuelle Verteilung kostet Zeit und führt zu Verzögerungen bei Fristen.

Lösung

Eingänge aus E-Mail, Scan, Upload und SFTP fließen in eine zentrale digitale Poststelle, werden klassifiziert und dem richtigen Sachbearbeiter oder der richtigen Abteilung zugeordnet.

Ergebnis
Deutlich

weniger Sortier- und Verteilaufwand, eingehende Fristen systematisch überwacht.

Belegtypen

Belegtypen, die im Gesundheitswesen zählen

OXS.eco strukturiert die Verwaltungs- und Backoffice-Dokumente von Kliniken, MVZ und Pflegeeinrichtungen. Patientenakten bleiben bewusst beim KIS.

Eingangsrechnung

Lieferanten-, Wartungs- und Dienstleisterrechnungen. Problem: laufen über mehrere Standorte verstreut ein. Nutzen: zentral geprüft, Skontofristen gewahrt, GoBD-orientiert archiviert.

Lieferanten- und Wartungsvertrag

Rahmen- und Wartungsverträge für Geräte und Dienstleister. Problem: Kündigungs- und Prüffristen werden übersehen. Nutzen: mit Laufzeiten und Fristen überwacht.

Personalunterlage

Verträge, Nachweise und Bescheinigungen des Personals. Problem: verteilt auf Netzlaufwerk und Ordner. Nutzen: DSGVO-orientiert und rollenbasiert abgelegt, klar getrennt von Patientendaten.

MDK- und Behördenkorrespondenz

Anfragen und Bescheide mit Frist. Problem: die passende Vorgangsakte ist schwer auffindbar. Nutzen: der richtigen Akte zugeordnet, Audit-Vorbereitung deutlich schneller.

Nicht für Patientenakten oder KIS-Daten gedacht: OXS.eco digitalisiert das Verwaltungs-Backoffice, nicht die klinische Dokumentation.

Integrationen & Schnittstellen

Anschlussfähig an KIS, PVS und Abrechnungssysteme

KIS, PVS, ERP und Abrechnung binden wir über offene Schnittstellen an, projektbasiert auf Anfrage. Behandlungs- und Verwaltungsdaten bleiben dabei getrennt und rollenbasiert zugänglich.

Schnittstellen besprechen →Schnittstellen & API →
Systeme in dieser Branche medatixx CGM tomedo Dedalus ORBIS Diamant/4 DATEV XRechnung / ZUGFeRD / Peppol REST API Produktiv angebunden ist Diamant, hier hervorgehoben. Andere Systeme binden wir projektbasiert an, über die dokumentierte REST API oder Dateiwege wie SFTP, auch solche, die hier nicht stehen. XRechnung, ZUGFeRD, PEPPOL und EDI verarbeitet OXS.eco direkt.
FAQ

Häufige Fragen

OXS.eco verarbeitet Verwaltungsdokumente, Personalunterlagen und Lieferantenrechnungen auf Google Cloud in Frankfurt. Zugriffe werden rollenbasiert gesteuert, protokolliert und Löschfristen DSGVO-orientiert überwacht.

Ja. OXS.eco bietet offene APIs und Konnektoren zu KIS-Systemen (projektbasiert auf Anfrage). Rechnungen, Dokumente und Nachweise fließen strukturiert ins DMS, Ihr KIS bleibt unverändert.

Rechnungen sind 8 Jahre aufzubewahren (§ 14b UStG), Bücher und Aufzeichnungen 10 Jahre (§ 147 AO). Die Fristen sind je Dokumententyp konfigurierbar, OXS.eco erinnert das zuständige Team vor Ablauf; die Löschentscheidung trifft Ihr Team und wird protokolliert. Patientenakten nach § 630f BGB bleiben im KIS, OXS.eco verwaltet sie nicht.

OXS.eco unterstützt die GoBD-orientierte Ablage von Abrechnungsunterlagen, Kostenträgernachweisen und Prüfunterlagen für MDK und Krankenkassen, schnell auffindbar. Finale Prozesskonformität abhängig von Verfahrensdokumentation.

Nein. OXS.eco ergänzt bestehende Systeme über offene Schnittstellen. Ihre KIS- und ERP-Landschaft bleibt vollständig erhalten.

Erste Prozesse (z. B. automatisierter Rechnungseingang von Lieferanten) starten schrittweise im kleinen Testsystem, ohne Betriebsunterbrechung.

Verwandte Branchen

Auch interessant

Branchen mit ähnlich hoher DSGVO- und Verwaltungsakten-Sensitivität.

Öffentliche Verwaltung

OZG, E-Rechnungspflicht & GoBD für Behörden.

Verwaltungs-Lösungen ansehen →

Versicherungen

Schadenakten, DSGVO-Archivierung und schnellere Regulierung.

Versicherungs-Lösungen ansehen →

Oder alle 9 Branchen ansehen →

Hélène TinetErstgespräch, Demo & Onboarding

Nächster Schritt

Dokumentenprozesse in der Gesundheitseinrichtung ansehen.

Wir zeigen, wie OXS.eco Lieferantenrechnungen, DSGVO-orientierte Archivierung und digitale Poststelle (Verwaltung) für Kliniken, MVZs und Pflegeeinrichtungen umsetzt.

MAAS Filderstadt · seit 1986
Demo vereinbaren