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Branche · Öffentliche Verwaltung

„Im Audit müssen wir zeigen, dass jeder Bescheid nachvollziehbar gefasst und korrekt zugestellt wurde."

DMS für Behörden & Kommunen: OZG-, GoBD- und DSGVO-orientierte Verwaltungsakten

Bescheide, Korrespondenz, Anträge und Nachweise gehören in eine Verwaltungsakte, nachvollziehbar, fristensicher und auditfähig. OXS.eco unterstützt Behörden, Kommunen und öffentliche Einrichtungen dabei, OZG-, GoBD- und DSGVO-orientierte Dokumentenprozesse umzusetzen, ohne pauschale Compliance-Versprechen, sondern entlang des tatsächlichen Verwaltungsablaufs.

Verwaltungsprozess besprechen E-Rechnung ansehen
Verwaltungsakten strukturiert geführtBescheide, Anträge, Nachweise und Korrespondenz in einer Akte, bei Widersprüchen und Auskunftsersuchen nachvollziehbar im Vorgang verfügbar.
Rechnungsfreigabe rollenbasiertXRechnung-Empfang über PEPPOL, interne Rechnungsfreigabe nach Rollen, Kostenstelle und Amt, mit klarem Rollenrechtekonzept.
DSGVO-LöschfristenAufbewahrungsfristen pro Aktenart strukturiert . Auskunftsrechte und Löschbegehren regelbasiert bedient.
Öffentliche Verwaltung
EINGANG ≈200 /Woche OXS · KLASSIFIKATOR ○ wartet ... BAUGESUCH → Bauamt PERSONALAUSWEIS → Bürgeramt WOHNGELD → Sozialamt BAUAMT 47 Belege 48 Belege ✓ BÜRGERAMT 132 Belege 133 ✓ SOZIALAMT 28 Belege 29 Belege ✓ BAU ✓ PERS ✓ WHG ✓ ✓ Auto-klassifiziert ✓ OZG-relevant ✓ In der Akte
Schmerzpunkte

Vier Sätze, die wir täglich aus Verwaltung und Sachbearbeitung hören

Vermutlich kommen Ihnen einer oder mehrere bekannt vor.

„Bürgerpost kommt über fünf Kanäle rein, jemand muss morgens sortieren.“

„XRechnungen seit 2025 Pflicht. Wir empfangen sie, aber niemand weiß, was als nächstes passiert.“

„OZG-Anträge laufen über das Portal rein, Sachbearbeiter pflegen sie ins Fachverfahren ab. Manuell.“

„Verwaltungsakte ist halb digital, halb Papier. Bei Rechnungsprüfung suchen alle drei Tage.“

Use Cases

Digitale Verwaltungsprozesse mit messbarem Nutzen

Von der Pflicht-E-Rechnung bis zum digitalen Bescheid. OZG-relevant umsetzbar.

1

E-Rechnungspflicht für Behörden ab 2025

Problem

Ab 2025 gesetzliche Pflicht zum Empfang und zur Verarbeitung von E-Rechnungen (XRechnung). Viele Behörden haben noch keine technische Infrastruktur dafür.

Lösung

OXS.eco empfängt XRechnungen über das PEPPOL-Netzwerk oder per E-Mail, validiert sie automatisch, routet sie zur Freigabe und archiviert sie GoBD-orientiert.

Ergebnis
Strukturiert

E-Rechnungsempfang nach EN 16931, keine manuellen Nacharbeiten beim Eingang.

2

Digitale Bescheidverwaltung & Akteneinsicht

Problem

Bescheide, Widersprüche und Verwaltungsakte liegen in Papierakten oder auf Laufwerken. Bei Widerspruchsverfahren ist die vollständige Akte oft nicht schnell rekonstruierbar.

Lösung

Bescheide werden nach Aktenzeichen und Vorgang strukturiert archiviert, Widerspruchsfristen überwacht, Akteneinsicht revisionssicher protokolliert.

Ergebnis
Spürbar

weniger Bearbeitungszeit bei Widerspruchsverfahren, nachvollziehbarer Nachweis für Verwaltungsgerichte.

3

Zentrale Digitale Poststelle für mehrere Standorte

Problem

Posteingänge aus Filialen, Außenstellen und verschiedenen Kanälen (Brief, E-Mail, Fax, Bürgerportal) laufen unkoordiniert ein und werden manuell verteilt.

Lösung

Eingänge aus E-Mail, Scan, Upload und SFTP fließen in eine zentrale digitale Poststelle, werden klassifiziert, dem richtigen Sachbearbeiter zugeordnet und protokolliert. Papierpost kommt über den Scan-Weg dazu.

Ergebnis
Deutlich

weniger manueller Sortieraufwand. Fristen systematisch überwacht.

4

Rechnungsworkflow mit Feststellung und Anordnung

Problem

In der Kämmerei durchlaufen Rechnungen Feststellung und Anordnung oft auf Papier-Umlaufmappen. Der Weg von der sachlichen und rechnerischen Prüfung bis zur Anordnung ist schwer nachvollziehbar und bremst die Übergabe ans Finanzverfahren.

Lösung

E-Rechnungen aus OZG-RE und ZRE landen strukturiert im Workflow, werden sachlich und rechnerisch richtig festgestellt, im Vier-Augen-Prinzip angeordnet und an Ihr HKR- beziehungsweise Doppik-Verfahren übergeben (Anbindung projektbasiert). Kameralistik-Buchungskreise werden berücksichtigt, die Ablage bleibt revisionssicher.

Ergebnis
Nachvollziehbar

Feststellung und Anordnung digital dokumentiert, Übergabe ans HKR-Verfahren ohne Medienbruch.

Integrationen & Schnittstellen

Kompatibel mit kommunalen IT-Systemen und PEPPOL

XRechnungen über PEPPOL werden automatisch validiert und dem richtigen Aktenzeichen zugeordnet; Fachverfahren werden projektbasiert angebunden. Alle Prozesse laufen auf Google Cloud in Frankfurt: AVV verfügbar, TOMs dokumentiert.

Schnittstellen besprechen →Schnittstellen & API →
Systeme in dieser Branche Infoma newsystem XRechnung / ZUGFeRD / Peppol OZG-RE / ZRE AKDB OK.FIS ekom21 d.velop enaio Finanz+ (HSH) REST API Diese Systeme binden wir projektbasiert an, über die dokumentierte REST API oder Dateiwege wie SFTP, auch solche, die hier nicht stehen. XRechnung, ZUGFeRD und PEPPOL verarbeitet OXS.eco direkt; die Zustellung über OZG-RE und ZRE klären wir im Projekt.
Prozessblock · Verwaltung

Digitale Poststelle, Verwaltungsakte und Rechnungsfreigabe für Behördenprozesse

Öffentliche Einrichtungen brauchen strukturierte Dokumentenprozesse, von Posteingang und Verwaltungsakten bis E-Rechnung und interner Freigabe. OXS.eco bildet solche Abläufe rollenbasiert und nachvollziehbar ab.

Digitale Poststelle

Eingänge zentral erfassen, klassifizieren und an zuständige Stellen weitergeben.

Verwaltungsakte

Dokumente zu Vorgängen bündeln und später schneller wiederfinden.

Rollen & Zuständigkeiten

Zugriffe und Bearbeitungsschritte nach Organisationseinheit oder Rolle abbilden.

E-Rechnung & Freigabe

XRechnung und ZUGFeRD technisch prüfen und in interne Freigabeprozesse übergeben.

Nachvollziehbare Ablage

Dokumente, Bearbeitungsstände und Freigaben strukturiert ablegen.

Vertiefung: E-Rechnungspflicht 2025–2028 im Überblick

FAQ

Häufige Fragen

OXS.eco empfängt E-Rechnungen aus dem PEPPOL-Netzwerk; die Anbindung richten wir projektbasiert ein. XRechnungen werden gegen DIN EN 16931 validiert und in den Bearbeitungs-Workflow überführt. Für Rechnungen an den Bund ist XRechnung der Regel-Standard.

Ja. OZG-konforme Anträge aus Portalen landen strukturiert in der zuständigen Verwaltungsakte. Übergabe an Fachverfahren über unsere REST API.

Aufbewahrungsfristen werden pro Akten-Typ konfiguriert (gesetzliche Mindestfristen für Bescheide, Anträge, Förderunterlagen). Löschvorschläge werden protokolliert, vor Ausführung freigegeben.

Ja. OXS.eco bietet offene REST-APIs und Konnektoren zu kommunalen Fachverfahren und Finanz-Systemen (projektbasiert auf Anfrage). Konkreter Integrationsaufwand wird in der Demo besprochen.

Gescannte Papierbelege (Scanner oder OXS.eye) erschließt OXS.eco per OCR, legt das Digitalisat revisionssicher ab und protokolliert den Scanprozess. TR-RESISCAN beschreibt dabei das Vorgehen Ihrer Behörde, nicht eine Eigenschaft der Software: Ob das Papieroriginal vernichtet werden darf, richtet sich nach Ihrer Verfahrensdokumentation. Offene Punkte dazu klären wir im Erstgespräch.

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Wir gehen Posteingang, XRechnungs-Empfang via PEPPOL, OZG-Anbindung und Verwaltungsakte an Ihrem Use Case durch. 15-Minuten-Prozesscheck mit einem Menschen aus dem MAAS-Team.

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