OXS.eco versendet Dokumente direkt aus Akten und Workflows, mit Empfängerprüfung, Status und Nachweis im Vorgang. Aus Ausgangspost wird ein geschlossener, dokumentierter Prozess.
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Digitaler Dokumentenversand bedeutet mehr als eine E-Mail mit Anhang: Dokumente werden aus Akten, Workflows oder dem Archiv kontrolliert versendet, der Status wird nachvollzogen und der Versandnachweis landet wieder beim richtigen Vorgang. Gemeint ist der Versand von Dokumenten an Empfänger. Die Übergabe von Buchungssätzen an die Buchhaltung (Diamant) ist etwas anderes und läuft über das Rechnungseingangsbuch.
Eine E-Mail aus dem persönlichen Postfach ist noch kein Dokumentenversand: Es fehlen Freigabe, Status und der Nachweis beim Vorgang.
Dokumente kommen aus Akte, Workflow oder Archiv, Empfänger und Anhänge werden vor dem Versand kontrolliert.
Der Versand läuft digital, über E-Mail oder SFTP, auf Wunsch über Ihren eigenen Mailserver, ohne Medienbruch. Ein Empfänger-Portal ist als Projektlösung möglich.
Status und Versandnachweis landen automatisch, im Prüfungsfall per Filterabfrage greifbar.
Ein Prozess, mehrere Kanäle: Je Empfänger und Dokumentart wird der passende Weg hinterlegt.
Der Standardweg für Kunden und Partner: direkt versendet.
Auf Anfrage als Projektlösung, Umfang im Projekt festgelegt.
Automatisierter Austausch größerer Mengen mit Systemen und Dienstleistern, verschlüsselt und planbar.
Auf Wunsch läuft der E-Mail-Versand über Ihren eigenen SMTP-Server, damit Empfänger den vertrauten Absender Ihrer Domain sehen. Das verbessert die Zustellbarkeit.
Welcher Kanal welchen Nachweis liefert, hängt vom Weg ab, im Gespräch ordnen wir die Kanäle für Ihre Versandprozesse ein.
Ein Versandjob, wie ihn OXS.eco dokumentiert: geprüft, freigegeben, versendet.
Quelle
Dokumente werden direkt aus Kunden-, Vorgangs- oder Projektakten bereitgestellt, ohne Kopieren ins Mail-Programm. Der Versand wird zum Prozessschritt, nicht zur Einzelaktion.
Der Aktenbezug ist der Kern: Was nicht zum Vorgang gehört, wird auch nicht mitversendet. Wie Akten Dokumente und Adressen verwalten, zeigen die Digitalen Akten.
Kontrolle
Versandprozesse lassen sich mit Freigabe-Workflows verknüpfen, Dokumente gehen erst nach erfolgter Freigabe raus.
Der Versand löst sich nie selbst aus, die Freigabe bleibt eine menschliche Entscheidung. Den mehrstufigen Freigabe-Workflow führt das Rechnungseingangsbuch.
Überblick
Das Team sieht im Vorgang, was versendet wurde, wann und an wen, statt in einzelnen Postfächern nachzufragen.
Der Status zeigt den Versandweg. Ob der Empfänger gelesen hat, kann kein Kanal seriös garantieren.
Empfänger
Empfänger und Adressen kommen aus den gepflegten Stammdaten, das senkt das Risiko falscher Zustellung.
Stammdatenpflege bleibt Voraussetzung, OXS.eco prüft gegen das, was hinterlegt ist.
Geschlossener Kreislauf
Jeder Versand erzeugt einen Nachweis mit Zeitstempel, Empfänger und Anhang, OXS.eco legt ihn automatisch beim zugehörigen Vorgang ab.
Revisionssicher aufbewahrt wird der Nachweis in der Archivierung.
Nachweis
Dokumente, die OXS.eco selbst erzeugt, etwa Ausgangsrechnungen, auch als ZUGFeRD, werden digital signiert. Der Empfänger kann nachvollziehen, dass sie unterwegs nicht verändert wurden.
Bereits signiert eingegangene Dokumente bleiben unangetastet, es wird nie doppelt signiert.
Problem
Dokumente werden manuell per E-Mail oder Papier versendet, ohne Status, ohne Aktenbezug, ohne Nachweis.
Lösung
Digitaler Versand direkt aus der Akte: Empfänger, Anhang, Freigabe und Versandnachweis in einem Prozessschritt.
Ergebnis
Deutlich
weniger manuelle Versandschritte (typischer Effekt bei sauberer Einrichtung), Dokument, Nachweis und Archivierung in einem Durchlauf.
Problem
Belege und Nachweise müssen schnell verschickt werden, aber der Versandstatus bleibt unklar und Nachweise fehlen später im Prüfungsfall.
Lösung
Versand direkt aus Akte oder Archiv, der Status ist für das Team sichtbar.
Ergebnis
Automatisch
Beleg-Nachweise im Prüfungsfall jederzeit greifbar.
Problem
Freigegebene Dokumente werden manuell aus dem Workflow kopiert und per E-Mail weitergeleitet, Medienbruch, kein Aktenbezug.
Lösung
Der Versand schließt direkt an den Freigabe-Workflow an, Versand, Nachweis und Archivierung folgen automatisch.
Ergebnis
Direkt
von der Freigabe in den Versand, typischerweise ohne manuelle Zwischenschritte, ohne Medienbruch.
Fünf Schritte verbinden Akten, Workflows und Archiv zu einem dokumentierten Versandprozess.
Dokumente aus Akte, Workflow oder Archiv bereitstellen.
Empfänger, Inhalt und Anhänge kontrollieren.
Digital, ohne Medienbruch.
Status und Versandinformationen dokumentieren.
Nachweise automatisch ablegen.
Branchen-spezifische Versandprozesse vertiefen
OXS.eco versendet direkt aus Kunden-, Vorgangs- und Projektakten sowie aus Freigabe-Workflows, ohne manuelles Kopieren oder separate E-Mail.
Versandnachweise werden in OXS.eco automatisch beim zugehörigen Vorgang abgelegt und sind bei Prüfungen gezielt abrufbar.
Hélène TinetGeschäftsführung · Erstgespräch, Demo & Onboarding
Im Online-Termin spiegeln wir Ihre heutige Ausgangspost und zeigen, wie Versand, Status und Nachweis in einem Prozess zusammenlaufen. Sie sprechen mit Hélène Tinet.
