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Unternehmen · Einführung & Onboarding

Wie eine OXS.eco-Einführung wirklich abläuft

Wie lange eine Einführung dauert, hängt an Ihren Anforderungen, nicht an einem Standard-Kalender. Hier stehen die Schritte, die MAAS bei einer OXS.eco-Einführung geht, mit ehrlichen Angaben dazu, was wir machen und was Sie bei sich vorbereiten müssen.

Den Ausschlag geben Ihre Eingangskanäle, die Zahl der Freigabe-Workflows, eine mögliche Datenübernahme und wie viele Module gleichzeitig starten. Ein einzelner Eingangskanal ist schnell eingerichtet und getestet; Projekte mit mehreren Modulen laufen schrittweise, den Zeitrahmen schätzen wir im ersten Gespräch konkret ein.

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Eckpunkte der Einführung
Fester ProjektleiterEine konkrete Person aus dem MAAS-Team, namentlich mit direkter Telefonnummer, begleitet Sie von der ersten Frage bis in den laufenden Betrieb, nicht ein Ticket-System.
Persönlich
Ein Use Case zum StartWir beginnen mit dem Prozess, der den größten Aufwand verursacht, meist Rechnungseingang. Weitere Module folgen modular.
Fokussiert
Die Erkennung lernt Ihre BelegeDie Auslese lernt pro Lieferant und Belegtyp mit. Ihre Korrekturen fließen direkt in die Konfiguration.
Lernend
Begleitung über Live-Gang hinausWir bleiben nach dem Echtbetrieb-Start an Bord, im Turnus, den Sie brauchen. Kein „und tschüss" am Live-Tag.
Dauerhaft
Wovon die Dauer abhängt

Was die Dauer bestimmt

Wir nennen keine pauschale Einführungszeit, weil sie nichts über Ihr Projekt aussagt. Was sie wirklich bestimmt, sind diese drei Zuschnitte. Daran können Sie sich einordnen, und im Erstgespräch sagen wir Ihnen, wo Sie liegen.

Schlanker Zuschnitt

Ein Prozess, eine Schnittstelle

1 Use Case (typisch: Rechnungseingang), 1 Schnittstelle zur Buchhaltung oder zum ERP (Diamant produktiv, weitere projektbasiert), keine außergewöhnlichen Compliance-Anforderungen. Auf Ihrer Seite: 1 fachlicher Hauptansprechpartner + 1 IT-Ansprechpartner mit Kapazität.

Erweiterter Umfang

Mehrere Module parallel

2–3 Module parallel (z. B. Rechnungseingang + E-Rechnung + Archiv), mehrere Schnittstellen, individuelle Workflow-Regeln (Stellvertreter-Ketten, Eskalationen, Mehrmandanten-Setup), mehrere Stakeholder auf Ihrer Seite.

Ehrlich: aufwendig

Migration und Sonderprozesse

Parallele ERP-Migration, Sonderprozesse (Logistik-Workflows, Branchenspezifika), Multi-Mandanten-Roll-out, eigene REST-Integrationen, oder lange interne Stakeholder-Abstimmungsketten. Wir setzen den Plan transparent auf, keine versteckten Aufwände.

Schritt für Schritt

Wie eine Einführung abläuft

Die Reihenfolge ist bei jedem Projekt gleich, die Dauer der einzelnen Schritte nicht. Wie lange Phase 2 und 3 brauchen, entscheidet sich an Ihren Eingangskanälen und Freigabe-Regeln.

1Vorlauf

Kennenlernen, Prozess-Check, Angebot

Vor Vertragsabschluss. Erstgespräch (15 Minuten), dann das ausführliche 2. Gespräch.

Bei MAAS

Wir bereiten vor

  • Demo an Beispieldaten, zugeschnitten auf Ihren Bedarf aus dem Erstgespräch
  • Konfiguration anhand Ihrer Anforderungen durchspielen
  • Auf Wunsch: vertiefte Demo weiterer Module, kostenlos
  • Schriftliches Angebot innerhalb von 3 Werktagen
Bei Ihnen

Was Sie vorbereiten

  • Ihre Anforderungen in Stichworten (eine halbe bis eine Stunde Aufwand reicht)
  • Volumen-Schätzung pro Monat
  • Kurze Beschreibung des Ist-Prozesses (auch informell, eine halbe Seite reicht)
  • Entscheider und fachlichen Ansprechpartner benennen
Ergebnis: Sie haben ein konkretes, schriftliches Angebot mit Umfang, Zeitplan und Setup-Kosten.

Nach dem Erstgespräch: das 2. Gespräch

Hier klären wir Ihre genauen Anforderungen. Schicken Sie uns die Anforderungen schon vorab per Mail, wird daraus direkt die Demo, zugeschnitten auf Ihren Use Case.

2Setup

System bereitstellen, Schnittstellen einrichten

Ab hier haben Sie eine eigene Umgebung: Test-Integration und Produktion. Erst nach Auftragserteilung.

Bei MAAS

Wir richten ein

  • OXS.eco-Instanz auf deutschem Hosting bereitstellen
  • Schnittstelle zur Buchhaltung einrichten (Diamant produktiv, weitere projektbasiert auf Anfrage)
  • Mandanten- und Berechtigungs-Grundgerüst aufsetzen
  • Erste Test-Belege durch den Workflow schicken, Erkennungsqualität dokumentieren
Bei Ihnen

Was Sie liefern

  • Konten- und Kostenstellen-Stammdaten (Export aus FiBu reicht)
  • Lieferanten-Stammdaten (Export aus ERP)
  • Berechtigungs-Konzept klären (wer sieht/macht was)
  • IT-Ressource für Schnittstellen-Tests bereitstellen
Ergebnis: Das System läuft, erste Test-Belege durchlaufen den Workflow, Schnittstelle steht.
3Konfiguration

Workflow-Konfiguration und Testbetrieb

Workflows und Berechtigungen werden gesetzt, die ersten echten Belege laufen durch.

Bei MAAS

Wir konfigurieren

  • Freigabe-Workflows nach Betragsgrenzen, Kostenstellen, Stellvertreter-Regeln
  • Klassifizierungs- und Kontierungs-Regeln einrichten
  • Eskalations-Logik für überfällige Freigaben
  • Testbetrieb begleiten. Korrekturen aus Ihrer Rückmeldung dokumentieren
Bei Ihnen

Was Sie tun

  • 2–5 Test-User benennen und kurz einweisen lassen
  • Erste echte Belege durch den Workflow schicken
  • Manuelle Korrekturen markieren / kommentieren
  • Freigabe-Regeln in der Praxis prüfen, Rückmeldung an MAAS
Ergebnis: Das Beleg-Sample ist erfolgreich durchgelaufen, Erkennungsqualität und Workflows in Ihrer Praxis validiert.
4Schulung

Schulung und Live-Vorbereitung

Bei schlankem Zuschnitt fällt dieser Schritt mit der Konfiguration zusammen.

Bei MAAS

Wir schulen

  • 2 Online-Schulungssitzungen für End-User (Buchhaltung + Freigeber)
  • 1 Sitzung für IT-Administration (User-Pflege, Berechtigungen); wer die Pflege lieber abgibt: MAAS übernimmt sie dauerhaft
  • Konfigurations-Anpassungen aus Test-Erkenntnissen
  • Benutzerhandbücher und Schritt-für-Schritt-Anleitungen bereitstellen
Bei Ihnen

Was Sie organisieren

  • Schulungsteilnahme End-User
  • Roll-out-Kommunikation intern (Wer ab wann mit OXS.eco arbeitet)
  • Stichtag für Echtbetrieb festlegen
  • Alte Prozesse parallel oder im Stichtags-Schnitt abschalten?
Ergebnis: Team ist geschult, Stichtag steht, alle Stakeholder sind informiert.
5Echtbetrieb

Echtbetrieb startet, Stabilisierungs-Phase

Reale Belege werden produktiv verarbeitet, MAAS bleibt an Ihrer Seite.

Bei MAAS

Wir begleiten

  • Echtbetrieb-Begleitung in den ersten Tagen, schnelle Reaktion auf Anpassungswünsche
  • Process Mining: Durchlaufzeit je Workflow messbar, Sie können jederzeit mitschauen
  • Status-Termine in dem Turnus, den Sie brauchen
  • Support-Anfragen: zu unseren Servicezeiten (Mo–Fr) melden wir uns innerhalb einer Stunde bei Ihnen
Bei Ihnen

Was passiert

  • Tatsächlicher Rechnungseingang läuft jetzt über OXS.eco
  • Rückmeldungen aus dem Alltag an MAAS, kurze Schleifen
  • Pain-Points aus den ersten Tagen sammeln
  • Durchlaufzeiten pro Workflow auswerten, vom Import bis zur Archivierung
Ergebnis: System ist produktiv, erste Wirkungsdaten liegen vor, das Team arbeitet eigenständig.

Im ersten Review nach dem Start: Performance-Daten, Pain-Points und Vorschlag für die nächste Erweiterung. Weitere Module (E-Rechnung-Empfang, Archivierung, digitale Akte, Poststelle) ergänzen wir danach modular.

Vorbereitung

Was Sie vor dem Start zusammentragen

Die Punkte aus den Phasen oben, als eine Checkliste. Keine Hürden: Die meisten Mittelstands-Unternehmen haben sie ohnehin im Haus.

  • Beleg-Sample Ihrer typischen EingangsrechnungenAus dem operativen Geschäft, gemischt, nicht ausgewählt. Realität schlägt Schönfall.
  • Kontenplan und Kostenstellen-ListeAktuelle Export-Datei aus Ihrer FiBu bzw. Ihrem ERP. Wenn Stammdaten alt sind: jetzt bereinigen.
  • Lieferanten-StammdatenExport aus ERP. Name, Adresse, Lieferanten-Nummer, IBAN (für Zuordnung).
  • Freigabe-Workflow-BeschreibungAuch wenn nur informell vorhanden. Wer gibt was bis zu welchem Betrag frei? Wer ist Stellvertreter?
  • 1 fachlicher Hauptansprechpartner + 1 IT-AnsprechpartnerBeide mit Entscheidungs-Kapazität. Eskalationsweg geklärt.
  • Test-User-Liste für den Testbetrieb (2–5 Personen)Idealerweise je 1 Person aus Buchhaltung und einem freigebenden Fachbereich.
Ehrlich

Typische Stolpersteine, und wie wir sie umgehen

Aus unserer Erfahrung mit Dokumentenprojekten. Diese Punkte tauchen häufiger auf, als Marketing-Seiten zugeben, wir nennen sie hier offen, damit Sie nicht überrascht werden.

Stammdaten in der ERP-Welt sind oft nicht aktuell

Lieferantenlisten enthalten Karteileichen, Kostenstellen sind nicht gepflegt. Bereinigung kann mehrere Tage kosten. Unser Vorschlag: parallel zum Setup starten, nicht erst kurz vor den ersten Testbelegen.

Internes Freigabe-Konzept war bisher informell

„Das macht Herr Müller halt so." Das geht in OXS.eco nicht. Workflows müssen explizit sein. Erstmals dokumentieren kostet Zeit, aber zahlt sich aus. Wir helfen bei der Strukturierung.

IT-Ressourcen sind knapp

Die Schnittstellen-Einrichtung übernimmt MAAS; auf Ihrer Seite braucht es nur kurze Tests. Wenn die IT überlastet ist, planen wir die Schnittstellen-Arbeit auf einen festen Slot.

Stakeholder-Abstimmung dauert länger als gedacht

Bei mehreren Standorten oder Mandanten brauchen Workflow-Entscheidungen Abstimmungs-Loops. Wenn der Projektstart in Urlaubsphasen oder zur Quartalsabschluss-Zeit fällt: lieber 1 Woche puffern.

FAQ

Häufige Fragen zur Einführung

Wir passen das Tempo an. Der Plan ist ein Vorschlag, keine starre Vorgabe. Wenn auf Ihrer Seite Ressourcen knapp werden oder Stakeholder fehlen, schieben wir Termine, kein Druck.

MAAS für die OXS.eco-Seite (vollständig). Für die Gegenseite (z. B. die Anbindung an Ihre Buchhaltung): wir liefern die Spezifikation und unterstützen beim Test, die Konfiguration auf der ERP-/FiBu-Seite liegt bei Ihrer IT oder Ihrem IT-Dienstleister.

Üblicherweise nein. Der MAAS-Projektleiter begleitet alle Aspekte, fachlich, technisch, organisatorisch. Wenn Sie bereits einen IT-Partner haben, der die Gegenseite (ERP, FiBu, IT-Infrastruktur) betreut, arbeiten wir direkt mit dem zusammen.

Mit der Auftragserteilung. Sie bekommen dann eine Test-Umgebung für die Integration und eine produktive Umgebung. Vorher zeigen wir Ihnen das System in einem Online-Termin an unseren Beispieldaten. Ihre echten Belege laufen dafür nicht durch unser System. Hosting in beiden Fällen: Google Cloud in Frankfurt.

Das System ist dafür gebaut, kontinuierlich anpassbar zu sein. Neue Freigabe-Regeln, weitere Lieferanten, zusätzliche Felder, neue Workflows: alles im laufenden Betrieb möglich. Größere Module (E-Rechnung-Empfang, Archivierung, digitale Akte) ergänzen wir später modular.

Wir verschieben den Stichtag. Echtbetrieb startet erst, wenn der Testbetrieb stabil läuft und Ihre Test-User Daumen-hoch gegeben haben. Lieber 1 Woche länger Testbetrieb als ein Echtbetrieb-Start mit ungelösten Problemen, das ist unser fester Grundsatz.

Hélène TinetErstgespräch, Demo & Onboarding

Nächster Schritt

15 Minuten: Ihr Prozess, unser Vorgehen.

Wir gehen Ihren Use Case durch und sagen Ihnen, was den Aufwand bei Ihnen bestimmt: Eingangskanäle, Freigabe-Workflows, Datenübernahme. Sie sprechen mit einem Menschen aus dem MAAS-Team.

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