Revisionssichere Archivierung: GoBD-orientiert, auditfähig, jederzeit abrufbar.
OXS.eco archiviert Dokumente für mittelständische Unternehmen unveränderlich, vollständig und nachvollziehbar, an den GoBD-Anforderungen orientiert. Volltextsuche, Audit-Trail und konfigurierbare Fristen als operative Grundlage.
Google Cloud in Frankfurt · GoBD-orientiert · EN 16931 · AVV verfügbar · Persönlich begleitet
Was bedeutet revisionssichere Archivierung?
Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass Dokumente so gespeichert und verwaltet werden, dass sie unveränderlich, vollständig, nachvollziehbar, geordnet und jederzeit verfügbar sind. Der Begriff ist eng mit den GoBD verknüpft, den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.
Ein Netzlaufwerk oder ein E-Mail-Ordner ist keine revisionssichere Archivierung. Dort können Dokumente unbemerkt geändert, verschoben oder gelöscht werden.
Was revisionssicher archiviert werden muss
Aufbewahrungspflichten gelten für alle Unternehmen, die Dokumenttypen variieren je nach Branche.
- Eingangsrechnungen & E-Rechnungen
- Ausgangsrechnungen
- Freigaben & Prüfprotokolle
- Bestellungen & Lieferscheine
- Geschäftsverträge & Rahmenvereinbarungen
- Geschäftsbriefe & E-Mails
- Angebote & Auftragsbestätigungen
- Mahnungen & Kreditunterlagen
- CMR-Frachtbriefe & Liefernachweise
- Ablieferbelege (POD) & Schadenfotos
- Zolldokumente, Ursprungsnachweise & ATLAS
- Transportrechnungen & Lieferantenbelege
- Schadenakten & Regulierungsnachweise
- Kreditakten & Sicherheiten
- Prüfberichte & Compliancedokumentation
- Jahresabschlüsse & Bilanzen
- Verwaltungsakte & Bescheide
- E-Rechnungen nach PEPPOL/XRechnung
- Förderbescheide & Nachweise
- OZG-Vorgänge & Anträge
- Lieferantenrechnungen & ERP-Belege
- ISO-Qualitätsnachweise & Prüfberichte
- Lieferantenzertifikate (REACH, RoHS)
- Reklamations- & Gewährleistungsunterlagen
Branchen-spezifische Anforderungen vertiefen
Vom Beleg zum auditfähigen Nachweis
Dokumente strukturiert erfassen, unveränderlich archivieren und im Prüfungsfall direkt bereitstellen.
Erfassen
Dokumente aus E-Mail, Scan, Upload und SFTP, aus dem Rechnungsworkflow und per Schnittstelle aus Fachsystemen zentral übernehmen.
Indexieren
Dokumenttyp je Kanal oder Workflow zuordnen, Metadaten und Volltext für die Suche aufbereiten.
Unveränderlich ablegen
Signatur setzen, Dokument ist ab jetzt manipulationsgeschützt.
Protokollieren
Jeder Zugriff, jede Freigabe, jede Änderung wird im Audit-Trail dokumentiert.
Bereitstellen
Bei Prüfungen: Dokumente per Volltextsuche, Akte oder Export direkt abrufbar.
Wenn der Prüfer kommt: schneller bereit.
Statt stundenlanger Dokumentensuche vor einer Betriebsprüfung: In OXS.eco sind Belege zentral, vollständig und filterbar. Export aus der Trefferliste per Filterabfrage oder ein Lesezugang direkt für Ihren Wirtschaftsprüfer, ohne Belege per Hand zusammenzustellen. Konkrete Antwortzeit hängt von Datenvolumen und Indexqualität ab.
Dokumente schnell und gezielt auffindbar
Über Volltext, Metadaten, Aktenstruktur und Filter finden Teams jedes archivierte Dokument schnell.
Häufige Fragen zur revisionssicheren Archivierung
Nach § 147 AO, § 257 HGB und § 14b UStG gilt: Bücher, Jahresabschlüsse und Zollunterlagen zehn Jahre, Rechnungen und Buchungsbelege seit 2025 acht Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe (auch als E-Mail) sechs Jahre, jeweils gerechnet ab Schluss des Kalenderjahres und mindestens so lange, wie die Unterlagen für noch nicht abgeschlossene Steuerfestsetzungen von Bedeutung sind. OXS.eco überwacht Fristen pro Dokumenttyp und erinnert das zuständige Team. GoBD im Detail verstehen →
Ein Audit-Trail ist ein lückenloses, unveränderliches Protokoll aller Aktionen an einem Dokument: Erstellung, Zugriff, Änderung, Freigabe, Löschung. Grundlage für die Nachweisbarkeit bei Betriebsprüfungen.
Gescannte Papierbelege (Scanner oder OXS.eye) erschließt OXS.eco per OCR und archiviert sie revisionssicher. Für das ersetzende Scannen nach GoBD ist eine Verfahrensdokumentation zum Scanprozess auf Ihrer Seite Voraussetzung; offene Punkte dazu klären wir im Erstgespräch.
Ja. E-Mails mit Rechnungen, Aufträgen oder Vertragsinhalten sind aufbewahrungspflichtig. OXS.eco archiviert eingehende E-Mails samt Anhängen GoBD-orientiert als Beleg, recherchierbar wie jedes andere Dokument.
Ja. Anwender können Schlagworte und Indexdaten jederzeit korrigieren und ergänzen (Nachindizierung). Der Beleg selbst bleibt dabei unverändert und revisionssicher.
Ja, jedes archivierte Dokument trägt eine Signatur: Bereits signiert eingegangene Dokumente werden unverändert archiviert und nie umsigniert. Unsignierte Dokumente signiert OXS.eco bei der Archivierung mit eigenem Zertifikat, das sichert die Unveränderlichkeit. Auf Wunsch binden wir Signatur-Anbieter wie D-Trust ein, etwa für selbst erzeugte Ausgangsrechnungen.
Archivierungsprozess in 15 Minuten besprechen.
Im Online-Termin spiegeln wir Ihre heutige Ablage und zeigen, wo OXS.eco Fristen, Nachweise und Betriebsprüfungen spürbar einfacher macht. Sie sprechen mit Hélène Tinet.
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