Mit der E-Rechnungspflicht 2025 ist eine alte Diskussion neu entbrannt: XRechnung oder ZUGFeRD? Beide Formate sind nach EN 16931 standardisiert, beide sind in Deutschland zulässig. Praxis-Unterschiede sind erheblich, je nach Anwendungsfall.
Was sind die beiden Standards?
XRechnung ist eine reine XML-Datei. Sie enthält keine visuelle Repräsentation. Eingesetzt wird XRechnung vor allem im Public Sector, weil die öffentliche Verwaltung in Deutschland XRechnung seit 2020 zwingend empfangen muss.
ZUGFeRD ist ein Hybrid-Format: ein PDF/A-3-Dokument mit eingebettetem XML. Der menschliche Empfänger öffnet ein normales PDF, das System liest das XML im Hintergrund. Eingesetzt wird ZUGFeRD vor allem im B2B-Mittelstand.
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Aufbau | reine XML-Datei | PDF/A-3 mit eingebettetem XML |
| Für Menschen lesbar | nur über eine Software-Vorschau | ja, als normales PDF |
| Gilt als E-Rechnung | ja | ab Version 2.0.1, außer den Profilen MINIMUM und BASIC WL |
| Typischer Einsatz | öffentliche Verwaltung | B2B-Mittelstand |
| Übertragung | E-Mail oder PEPPOL | meist per E-Mail |
Welches Format wann?
XRechnung passt, wenn:
- Sie an die öffentliche Verwaltung in DACH fakturieren
- Ihre Empfänger reine maschinelle Verarbeitung erwarten
- Sie PEPPOL als Übertragungskanal nutzen
ZUGFeRD passt, wenn:
- Sie im klassischen B2B-Mittelstand arbeiten
- Empfänger noch teilweise manuell prüfen, aber auch maschinell verarbeiten wollen
- Sie eine PDF-Vorschau mit Logo und Branding zeigen möchten
Die ZUGFeRD-Profile
- MINIMUM: Nur Kerndaten. Erfüllt nicht EN 16931.
- BASIC WL: Ohne Positionsdaten. Gilt wie MINIMUM nicht als E-Rechnung (BMF-Schreiben 2025).
- EN 16931 (COMFORT): Vollständige Positions-Struktur. Der heute gängige Standard.
- EXTENDED: Erweiterungen für branchenspezifische Daten.
Workflow-Unterschiede im Empfangs-Prozess
Empfang einer XRechnung:
- XML-Datei landet im E-Rechnungs-Postfach oder über PEPPOL
- Software validiert gegen EN 16931 Schema
- Software erzeugt Vorschau (optional)
- Workflow-Engine routet zur Freigabe
- Daten gehen direkt in ERP-Buchung
Empfang einer ZUGFeRD-Rechnung:
- PDF/A-3-Datei landet im E-Rechnungs-Postfach
- Software extrahiert das eingebettete XML
- Software validiert XML gegen EN 16931 Schema
- PDF dient als visuelle Vorschau
- Workflow-Engine routet zur Freigabe
- Daten gehen in ERP-Buchung
Praxis-Empfehlung für den Mittelstand
Option A, beide Formate parallel. ZUGFeRD für B2B, XRechnung für öffentliche Auftraggeber. In den meisten Mittelstandsprojekten geht Option A schneller in den produktiven Betrieb.
Option B, nur XRechnung, plus PDF-Companion. Reine XRechnung als E-Rechnung, dazu ein separates PDF als visuelle Vorschau. Juristisch sauber, aber für viele Empfänger umständlich.
FAQ
Was ist der Hauptunterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD? XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne sichtbare Darstellung. ZUGFeRD ist ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Inhaltlich sind beide nach EN 16931 standardisiert.
Welches Format ist Pflicht im B2B ab 2025? Beide sind zulässig. Für öffentliche Auftraggeber ist XRechnung Pflicht. Im B2B können Lieferant und Empfänger das Format frei wählen.
Was ist die Leitweg-ID? Ein Adressierungs-Code für die öffentliche Verwaltung in Deutschland, eingesetzt als Routing-Information in XRechnungen an Behörden.
Kann ich ZUGFeRD über PEPPOL versenden? Das PEPPOL-Netzwerk ist auf strukturierte XML-Dokumente ausgelegt. In der Praxis läuft XRechnung über PEPPOL, ZUGFeRD wird im B2B üblicherweise per E-Mail übertragen.
Fazit
XRechnung und ZUGFeRD sind komplementäre Standards. Wer den eigenen Anwendungsfall klar definiert (öffentlicher Sektor vs. B2B-Mittelstand), wählt das passende Format schnell. Im pragmatischen Mittelstand fährt man oft mit beiden Formaten parallel. Stand: September 2026
Dieser Beitrag informiert allgemein über rechtliche Anforderungen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.
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