Was ist XRechnung?

XRechnung ist ein rein XML-basiertes Datenformat für elektronische Rechnungen. Es wird von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) im Auftrag des Bundes herausgegeben und kontinuierlich gepflegt. XRechnung erfüllt die Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 und ist seit dem 27. November 2020 der Regel-Standard für Rechnungen an Bundesbehörden (ERechV); für Länder und Kommunen gelten eigene Regelungen.

Im Gegensatz zu ZUGFeRD enthält eine XRechnung keine PDF-Repräsentation: die Daten liegen ausschließlich strukturiert im XML vor. Für menschliche Lesbarkeit muss die Rechnung im empfangenden System visualisiert werden.

Wer ist verpflichtet, XRechnung zu nutzen?

  • Lieferanten der öffentlichen Hand: Beim Bund ist XRechnung der Regel-Standard, andere Formate nach EN 16931 sind zulässig; Länder und Kommunen regeln den Empfang eigenständig. Die Übermittlung erfolgt über die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) oder die Plattformen der Länder.
  • B2B-Unternehmen ab 2025: XRechnung ist eines der zugelassenen Formate unter der E-Rechnungspflicht. Auch im rein gewerblichen Bereich kann XRechnung verwendet werden.
  • Empfänger jeder Rechnung: seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen B2B-Unternehmen XRechnungen empfangen können.

Wie ist eine XRechnung aufgebaut?

Eine XRechnung besteht aus einer einzelnen XML-Datei mit klar definierter Struktur. Die wichtigsten Bestandteile:

  • Leitweg-ID: eindeutige Adressierung des öffentlichen Empfängers (Pflichtfeld bei Behörden-Rechnungen)
  • Rechnungskopf: Rechnungsnummer, Datum, Verkäufer, Käufer, USt-IdNr.
  • Rechnungspositionen: Menge, Einzelpreis, Steuersatz pro Posten
  • Steueraufschlüsselung: Netto, Steuerbetrag, Steuersatz
  • Zahlungsbedingungen: Fälligkeit, Skonto, Bankverbindung

Die Spezifikation legt neben den Pflichtfeldern zahlreiche optionale Felder fest; sie können ergänzt werden, sofern sie in EN 16931 definiert sind.

XRechnung vs. ZUGFeRD: der Unterschied in der Praxis

Beide Formate erfüllen EN 16931. Der entscheidende Unterschied:

  • XRechnung: Übermittlung über Behörden-Plattformen oder PEPPOL, Adressierung des Empfängers per Leitweg-ID.
  • ZUGFeRD: Versand per E-Mail als PDF/A-3, keine zentrale Plattform nötig. Im B2B üblich, weil empfangende Systeme ohne XML-Verarbeitung das PDF einfach öffnen können.

Eine ausführliche Format-Gegenüberstellung finden Sie auf der ZUGFeRD-Seite sowie im Eintrag zu EN 16931.

XRechnung mit OXS.eco empfangen und verarbeiten

OXS.eco verarbeitet XRechnungen workflowgestützt:

  • Empfang über E-Mail-Postfach, Upload, SFTP oder PEPPOL-Anbindung
  • Validierung auf Konformität mit der aktuellen XRechnung-Spezifikation und EN 16931
  • Strukturierte Datenübernahme in den Freigabe-Workflow. Keine OCR, keine manuelle Erfassung
  • GoBD-orientierte Archivierung der XML-Datei im empfangenen Originalformat

Vor einer Einführung können Sie eine XRechnung über E-Rechnung kostenlos prüfen einsenden; typische Fehler werden in der Rückmeldung sichtbar.

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