Was ist eine E-Rechnung im Sinn des Gesetzes?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der EU-Norm EN 16931 und damit maschinell lesbar. PDFs und Bildscans sind keine E-Rechnungen im Sinne der ab 2025 geltenden Empfangspflicht, sondern „sonstige Rechnungen". Das deutsche Wachstumschancengesetz hat diese Definition in § 14 UStG übernommen.

Zwei Format-Familien sind in Deutschland praxisrelevant:

  • XRechnung, reines XML, für Rechnungen an den Bund der Regel-Standard (ERechV); andere Formate nach EN 16931 sind zulässig. Länder und Kommunen regeln das eigenständig, XRechnung ist dort der verbreitete Standard.
  • ZUGFeRD, Hybrid aus PDF/A-3 mit eingebettetem XML, im B2B-Mittelstand verbreitet.

Beide Formate beruhen auf der europäischen Norm EN 16931.

Zeitplan der Pflicht (§ 14 und § 27 Abs. 38 UStG)

Die B2B-Stufen hat das Wachstumschancengesetz festgelegt; die B2G-Pflicht gegenüber dem Bund folgt aus der E-Rechnungsverordnung (ERechV).

  • 27.11.2020: Pflicht für Lieferanten des Bundes, Rechnungen elektronisch einzureichen (ERechV). XRechnung ist dabei der Regel-Standard, andere Formate nach EN 16931 sind zulässig; Direktaufträge bis 1.000 Euro sind ausgenommen.
  • 01.01.2025: Empfangspflicht für inländische B2B-Rechnungen: jedes Unternehmen muss strukturierte E-Rechnungen entgegennehmen können.
  • 01.01.2025 bis 31.12.2026: Übergangsfrist. Papierrechnungen bleiben zulässig, andere elektronische Formate wie PDF nur mit Zustimmung des Empfängers (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG).
  • 01.01.2027: Ausstellungspflicht für inländische B2B-Rechnungen, wenn der Vorjahresumsatz über 800.000 € liegt (§ 27 Abs. 38 UStG).
  • 01.01.2028: Ausstellungspflicht für alle übrigen inländischen B2B-Rechnungen, unabhängig vom Vorjahresumsatz. Dauerhaft ausgenommen bleiben unter anderem Kleinunternehmer nach § 19 UStG als Aussteller sowie Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro; empfangen können muss man E-Rechnungen trotzdem.

Was Unternehmen jetzt tun sollten

  • Empfangskanal definieren: dedizierte E-Mail-Adresse, Upload, SFTP oder PEPPOL-Anbindung festlegen und intern kommunizieren, wohin Rechnungen geschickt werden sollen.
  • Eingang technisch validieren: Format gegen EN 16931 prüfen und Fehler an Absender zurückspiegeln.
  • Strukturierte Daten in den Workflow: Lieferant, Beträge, Konten direkt in Freigabe und Buchhaltung, nicht abtippen.
  • Original aufbewahren: XML (oder PDF/A-3 mit XML) GoBD-orientiert archivieren, mit Audit-Trail aller Verarbeitungsschritte.

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Stand: September 2026. Hinweis: Diese Seite gibt Orientierung zur E-Rechnungspflicht nach § 14 und § 27 Abs. 38 UStG (Wachstumschancengesetz), ersetzt aber keine Steuer- oder Rechtsberatung im Einzelfall.