GoBD: Was die Grundsätze für ein DMS konkret bedeuten

Was sind die GoBD?

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Das BMF-Schreiben gilt seit 2015, wurde 2019 neu gefasst und zuletzt 2025 geändert (unter anderem wegen der E-Rechnung). Es legt fest, welche Anforderungen an die elektronische Buchführung und Dokumentenarchivierung in Deutschland gelten.

Die GoBD betreffen alle Unternehmen mit steuerlichen Buchführungs- oder Aufzeichnungspflichten, also faktisch jedes mittelständische Unternehmen.

Die zehn Kernanforderungen der GoBD

• Nachvollziehbarkeit & Nachprüfbarkeit: Aufzeichnungen müssen für sachverständige Dritte verständlich sein
• Vollständigkeit: alle relevanten Geschäftsvorfälle müssen erfasst werden
• Richtigkeit: Belege müssen inhaltlich korrekt verbucht werden
• Zeitgerechte Buchung: Erfassung in angemessener Frist nach dem Geschäftsvorfall
• Ordnung: strukturierte, systematische Ablage
• Unveränderbarkeit: einmal erfasste Belege dürfen nicht spurlos veränderbar sein
• Aufbewahrungsfristen: 6, 8 oder 10 Jahre, je nach Belegart (§ 147 AO, § 257 HGB)
• Maschinelle Auswertbarkeit: Daten müssen für die Finanzverwaltung lesbar bleiben
• Datenzugriff: drei Zugriffsarten (Z1 unmittelbar, Z2 mittelbar, Z3 Datenüberlassung)
• Verfahrensdokumentation: schriftliche Beschreibung des gesamten Buchhaltungsverfahrens

Aufbewahrungsfristen im Überblick

• 10 Jahre: Bücher, Bilanzen, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Abschlüsse, Zollunterlagen
• 8 Jahre: Buchungsbelege und Rechnungen (seit 1.1.2025, vorher 10; Banken und Versicherer weiterhin 10)
• 6 Jahre: empfangene Handels-/Geschäftsbriefe, Wiedergaben abgesandter Handelsbriefe, sonstige steuerrelevante Unterlagen
• Verlängerung möglich: bei laufender Außenprüfung oder anhängigen Rechtsbehelfsverfahren

Wichtig: Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht oder das Dokument entstanden ist.

Welche Anforderungen die GoBD an ein DMS stellen

Ein DMS, das GoBD-orientiert betrieben werden soll, muss folgende Anforderungen erfüllen:

• Revisionssichere Speicherung: einmal abgelegte Dokumente sind unveränderbar (zum Beispiel durch eine Signatur bei der Archivierung)
• Vollständiger Audit-Trail: jede Bearbeitung wird mit Zeitpunkt protokolliert (wer, was, wann), vom Eingang bis zur Archivierung
• Volltextsuche und Metadaten: schnelle Auffindbarkeit für Prüfer (Datenzugriff Z1)
• Export-Funktion: strukturierter Export für die Z3-Datenüberlassung
• Berechtigungssystem: klare Trennung von Lese-, Schreib- und Löschrechten
• Verfahrensdokumentation: Hersteller-Unterstützung für die Erstellung der eigenen VFD

Wie OXS.eco GoBD-orientierte Prozesse technisch unterstützt

OXS.eco ist auf GoBD-orientierten Betrieb ausgelegt:

• Revisionssichere Archivierung mit Signatur. Jedes archivierte Dokument ist nach Ablage unveränderbar
• Vollständiger Audit-Trail über alle Bearbeitungsschritte, inkl. Freigaben, Kommentare, Versionen
• Aufbewahrungsfristen je Dokumentenart mit konfigurierbaren Erinnerungen vor Ablauf
• Datenzugriff für Prüfer: Lesezugang mit eingeschränkter Rolle, Export aus der Trefferliste
• Verfahrensdokumentation bleibt Ihre Aufgabe; die technische Beschreibung der OXS.eco-Prozesse liefert das Projekt mit (Handbücher, Workflow-Konfiguration)

Eine ausführliche Beschreibung des Archivkonzepts finden Sie auf der Lösungsseite Revisionssichere Archivierung.

Stand: September 2026. Hinweis: Diese Seite gibt Orientierung zu GoBD-Anforderungen, ersetzt aber keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Eine GoBD-orientierte Buchführung erfordert neben technischen Lösungen auch organisatorische Prozesse und eine geprüfte Verfahrensdokumentation.