Intelligente Funktionen im OXS.eco-Rechnungseingang

Was sind „intelligente Funktionen" bei OXS.eco?

Intelligente Funktionen bei OXS.eco sind drei klar abgegrenzte Fähigkeiten. Sie unterstützen Ihre Buchhaltung, sie ersetzen sie nicht.

Diese Trennung macht den Prozess prüffähig. Für Ihre Revision, für Wirtschaftsprüfer, für die Finanzverwaltung.

Wie verarbeitet OXS.eco eine eingehende Rechnung?

OXS.eco verarbeitet eingehende Rechnungen in 7 Schritten: Eingang, Klassifizierung, KI-Auslese, Plausibilitäts-Prüfung, Regel-Abgleich, Kontierung mit Vorschlag, Freigabe und Buchung. Jeder Schritt ist dokumentiert.

Sieben Schritte vom E-Mail-Eingang bis zur Buchung. Jeder Schritt protokolliert, was passiert. Wo das System Sie unterstützt, lernt es aus Ihrer früheren Wahl. Wo es Vorschläge macht, entscheiden Sie.

Jeder Schritt erzeugt einen Audit-Trail. Wenn eine Rechnung in den Workflow eintritt, dokumentiert OXS.eco: welche Klassifikation gewählt wurde. Welche Werte wie ausgelesen wurden. Welche Prüfungen griffen. Welche Lern-Regel angewendet wurde. Welche Ihrer Entscheidungen einflossen.

Diese Nachvollziehbarkeit ist für GoBD-orientierte Aufzeichnungspflichten zentral. Und für jede interne Revision, in der Sie erklären müssen, warum eine Rechnung welchen Weg nahm.

Welche Felder erkennt die KI aus einer Rechnung?

Die KI-Beleg-Erkennung in OXS.eco liest die zentralen Standard-Felder jeder Rechnung aus: Lieferant, Steuernummer, Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit, Beträge, IBAN, Zahlungsbedingung, Bestellbezug und Einzelpositionen.

OXS.eco nutzt eine spezialisierte Cloud-KI für die Beleg-Auslese, konkret den Invoice-Parser von Google Document AI. Das ist ein Cloud-Dienst mit Erkennungs-Modellen, die auf Geschäftsdokumente trainiert sind. Wir nutzen die Variante für Eingangsrechnungen.

So läuft eine Erkennung ab:

1. Beleg kommt in OXS.eco an, wurde als Rechnung klassifiziert
2. OXS.eco gibt den Beleg an die KI-Erkennung
3. Die KI liefert strukturiert zurück: erkannte Felder, ihre Position im Dokument, ein Vertrauens-Wert pro Feld, der vollständige Roh-Text
4. Die Daten landen wieder in OXS.eco
5. Die Plausibilitäts-Prüfung greift (siehe nächste Sektion)
6. Im Kontieren-Prozess sehen Sie alles als Vorschlag

Wichtig: Die KI-Erkennung ist eine Erkennungs-Komponente, kein generatives Sprachmodell.

Wo die Erkennung an Grenzen stößt:

• Handschriftliche Notizen oder Stempel auf Belegen werden in der Regel nicht zuverlässig erfasst. Hier korrigieren Sie.
• Schlechte Scan-Qualität (verwaschen, schief, fehlende Pixel) reduziert die Erkennungsqualität. Niedrige Vertrauens-Werte werden in der Arbeitsoberfläche markiert.
• Sonderformate (etwa Spezial-Rechnungen aus einzelnen Branchen, ungewöhnliche Gutschriften, alte Rechnungs-Layouts mancher Lieferanten) werden manchmal nicht korrekt klassifiziert. Dann legt OXS.eco den Beleg vor, Sie korrigieren.
• Mehrseitige komplexe Belege mit eingebetteten Anlagen (etwa Lieferscheine im Anhang) brauchen manchmal manuelle Trennung.

In all diesen Fällen lernt das System aus Ihrer Korrektur, siehe nächste Sektion. Aus jedem manuellen Eingriff entstehen mit der Zeit klarere Lern-Regeln.

Wie prüft OXS.eco die Erkennung gegen Ihre Stammdaten?

Die Plausibilitäts-Prüfung läuft nach festen Regeln in OXS.eco, nicht in der KI. Jeder ausgelesene Wert durchläuft eine Reihe fester Prüfungen gegen Ihre Stammdaten und gegen mathematische Regeln.

Die Prüfregeln laufen in OXS.eco, nicht im Sprachmodell. Welche Regel greift und ob sie warnt oder hart sperrt, legen wir mit Ihnen fest und zeigen es in der Demo an Beispieldaten. Das ist anders als bei einer reinen End-to-End-KI: Wenn eine Buchung bei OXS.eco durchgeht, ist nachvollziehbar, welche Schritte sie durchlaufen hat. Wichtig für Wirtschaftsprüfung, steuerliche Außenprüfung und jedes Vier-Augen-Prinzip.

Wie lernt OXS.eco aus Ihrer Klassifikation?

Eine Lern-Regel in OXS.eco ist an den Lieferanten und den Dokumenttyp gebunden. Wenn Sie eine Rechnung klassifizieren, kann das System diese Wahl als Vorlage speichern und beim nächsten Beleg desselben Lieferanten anwenden.

Jede Lern-Regel speichert: Wie haben Sie diesen Lieferanten in dieser Konstellation klassifiziert? Welche Pflichtfelder hatten welche Werte? Welcher Geschäftspartner war zugeordnet?

Beim nächsten Beleg desselben Lieferanten passiert Folgendes:

1. Beleg kommt rein
2. KI-Erkennung läuft
3. Plausibilitäts-Prüfung greift
4. OXS.eco schaut: Existiert eine Lern-Regel für diesen Lieferanten und Dokumenttyp?
5. Falls ja: gespeicherte Klassifikation wird vorgeschlagen, oder automatisch übernommen, je nach Einstellung
6. Sie sehen das Ergebnis im Kontieren-Schritt und geben frei

Das Lernen ist regelbasiert, nicht statistisch. Heißt: das System lernt nicht aus Mustern in vielen Belegen einer großen Datenbank. Es speichert konkret Ihre Entscheidung pro Lieferant. Wenn Sie sagen „diesen Lieferanten klassifiziere ich so", merkt sich das System genau das.

Drei Modi für jeden Lieferanten

Sie wählen pro Lern-Regel, wie aktiv das System sein soll:

In allen drei Modi (Skip / Prefill / Automate) behalten Sie die Kontrolle. Eine Lern-Regel kann jederzeit überschrieben, deaktiviert oder gelöscht werden.

Wie Sie Lern-Regeln verwalten

OXS.eco bietet eine zentrale Verwaltungs-Oberfläche. Sie sehen alle Lern-Regeln pro Mandant. Sie können:

• Aktive Regeln auflisten, gefiltert nach Mandant, Lieferant, Dokumenttyp
• Details ansehen, welche Felder werden vorbefüllt, welche Werte sind hinterlegt
• Historie ansehen, wann angelegt, wer hat geändert
• Regeln deaktivieren oder löschen

Diese Transparenz ist bewusst. Ein lernendes System, das Sie nicht inspizieren können, ist keine Hilfe, sondern eine Blackbox.

Wie ist die KI-Erkennung datenschutz-rechtlich eingebunden?

Die KI-Erkennung in OXS.eco läuft als Sub-Auftragsverarbeiter unter einem Auftragsverarbeitungs-Vertrag. Belegdaten werden für die Erkennung kurzfristig in der Cloud verarbeitet, und nicht zum Training der Modelle verwendet.

Konkret: Es besteht eine AVV-Kette (Sie als Verantwortlicher, MAAS als Auftragsverarbeiter, der KI-Anbieter als Sub-Auftragsverarbeiter). Die Verarbeitung ist auf die EU-Region europe-west3 (Frankfurt) konfiguriert; Einzelheiten zu Provider-Rollen und Datenflüssen stehen im AVV. Der Trainings-Ausschluss ist vertraglich zugesichert, und alle Folge-Schritte (Plausibilitäts-Prüfung, Kontierung, Freigabe, Buchung) laufen in unserer Hosting-Umgebung in Deutschland.

Für Ihre Datenschutz-Dokumentation und für Audits stellen wir bereit:

• Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AVV) zwischen MAAS und Ihnen
• Sub-Auftragsverarbeiter-Liste mit Zweck, Datenkategorie und Standort
• Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) dokumentiert nach Art. 32 DSGVO

Die häufigsten Fragen zum KI-Einsatz beantworten wir kompakt auf unserer Trust-Seite; Details zu Provider-Rollen und Datenflüssen stellen wir im Gespräch bereit.

Wie sieht das im Alltag aus?

Drei Szenarien aus dem typischen Mittelstands-Alltag, vom Stamm-Lieferanten bis zum Sonderfall. Jedes zeigt, wo das System unterstützt und wo der Mensch entscheidet.

Häufige Fragen zu intelligenten Funktionen

Bucht OXS.eco automatisch?

Nein. OXS.eco klassifiziert automatisch, schlägt Buchungssätze vor und übergibt Belege an den Freigabe-Workflow. Die finale Buchung in Ihr Buchhaltungs-System erfolgt erst nach Freigabe durch berechtigte Personen, mit Audit-Trail.

Wer haftet, wenn die KI eine Rechnung falsch erkennt?

Die Verantwortung für Buchhaltungs-Entscheidungen liegt, wie immer, beim Verantwortlichen für die Buchhaltung in Ihrem Unternehmen. OXS.eco ist ein Werkzeug, das Vorschläge macht und Daten ausliest. Die Plausibilitäts-Schicht und der Kontieren-Workflow sind darauf ausgelegt, dass jeder Beleg vor der Buchung einer berechtigten Person vorgelegt wird.

Wie schnell „kennt" das System einen neuen Lieferanten?

Eine Lern-Regel kann schon nach einer einzigen manuellen Klassifikation angelegt werden und greift ab dem zweiten Beleg. Ab wann Vorbefüllung oder Auto-Klassifikation starten, entscheiden Sie.

Was passiert mit unseren Belegdaten, wenn wir den Vertrag beenden?

Workflow-Daten in unserer Hosting-Infrastruktur werden nach den im AVV vereinbarten Lösch- und Rückgabe-Fristen behandelt. Die KI-Erkennung ist auf Verarbeitung pro Anfrage ausgelegt, sie baut keinen eigenen Dokumentenbestand auf. Was die eingesetzten Subprozessoren vertraglich zusichern, legen wir vor Vertragsschluss offen.

Können wir die KI-Erkennung deaktivieren?

OXS.eco läuft auch ohne KI-Erkennung. Dann entfällt die automatische Felderkennung. Klassifikation läuft vollständig manuell oder über Lern-Regeln ohne Cloud-Anteil. Manche Unternehmen wählen das aus regulatorischen oder Sicherheits-Erwägungen. Wir besprechen das im Setup-Gespräch.

Was unterscheidet OXS.eco von Wettbewerbern, die mit „KI" werben?

Wir können nicht für jeden einzelnen Wettbewerber sprechen. Aber generell: Wo „KI" pauschal beworben wird, lohnt sich die Frage nach den Komponenten. Welche Modelle? Welche Cloud-Provider? Welche Trainingsbasis? Wo wird gespeichert? Wo wird entschieden? Klare Antworten auf diese Fragen sind ein Belastbarkeits-Test. Marketing-Vokabeln statt Antworten sind ein Warnsignal.

Lernt OXS.eco aus den Daten anderer Kunden?

Nein. Lern-Regeln sind mandantengebunden. Die Regeln eines Kunden werden nie auf Belege eines anderen Kunden angewendet. Die KI-Erkennung nutzt vorab trainierte Modelle, deren Trainingsbasis unabhängig von OXS.eco-Kunden ist. Ihre übergebenen Belege werden vertraglich nicht zum weiteren Modell-Training verwendet.

Verwandte Bereiche im OXS.eco-Universum

Wo intelligente Funktionen besonders schnell wirken

Drei Branchen, in denen Lern-Regeln und KI-Erkennung typischerweise besonders schnell spürbare Wirkung zeigen, verlinkt zu den jeweiligen Branchen-Seiten.