Digitale Organisation der Dokumente
Unsere Kunden haben ihren Content stets verfügbar. In der Online-Plattform OXS.eco sind Archiv-Leistungen und Dokumentenbearbeitung ganz einfach jederzeit verfügbar, von jedem beliebigen Standort mit einem einfachen internetfähigen Browser. Und in der auf Android- oder Apple-Geräten verfügbaren OXS.eco-App finden Sie typische Services, wie etwa das Erkennen und Klassifizieren von Inhalten oder die Dokumentenbearbeitung im Team.
- Archivierung
- Verschlagwortung und Suche
- Eingangsbearbeitung
- OCR-Erkennung
- KI-gestützte Belegverarbeitung
- Nachindizierung
- Beleg-Anbindung an FiBu
- Intelligente Anzeige
- Verteilung
- Freigabeverfahren
- Signatur
- Ausgangspost
- Aktenmanagement
- E-Rechnung
OXS.eco Online Plattform
OXS.eco ist eine web-basierte Plattform zur digitalen Organisation Ihrer Dokumente und Informationen. Sie haben zu jeder Zeit und an jedem Ort sofortigen Zugang zu all Ihren archivierten Daten. Mit OXS.eco brauchen Sie sich keine Gedanken mehr zu machen, wo Sie welche Dokumente verstaut haben. Auch das Problem mit verloren gegangenen Dokumenten gehört mit OXS.eco der Vergangenheit an. Die Funktionen von OXS.eco können in jedes ECM eingepasst werden und ergänzen und erweitern Ihr DMS. Den Content der Dokumente verarbeiten wir mit geeigneten Komponenten, wie KI-basierte Indexierung, OCR-gestützte Distribution oder die Konvertierung nach PDF™. Etwa mit unserer bewährten Transformations-Lösung AFP2web®. mehr Informationen zu AFP2web® finden Sie hier
All Ihre Dokumente werden an ein und demselben Ort revisionssicher archiviert und aufbewahrt. So kann niemand ihre Daten verändern oder manipulieren. Denn Ihr Original bleibt Ihr Original! Die OXS.eco-Services lassen sich in die Prozesse Ihres ERP passgenau einbinden. Ob Volltextsuche, Belegerkennung, Verarbeitung von E-Rechnungen, Aktenverwaltung oder Freigabeverfahren: OXS.eco Komponenten erweitern die Usability Ihres DMS.
Vorteil: Arbeitsprozesse optimieren
Damit Sie ihre Abläufe für die Verarbeitung von Dokumenten und Informationen optimieren können, können Sie die Arbeitsprozesse bedarfsgerecht an Ihre Geschäftsregeln anpassen. Auch können Sie Beziehungen zu anderen Abläufen schaffen. Um Ihnen mehr Sicherheit, Schnelligkeit und Produktivität ermöglichen zu können, besitzt OXS.eco Funktionen zur Bearbeitung, Prüfung, Freigabe und automatischen Weiterleitung, die die Prozesse steuern. Somit wird vermieden, dass Rechnungen, Aufträge und Verträge liegen bleiben oder nicht genehmigt werden.
Dokumenten-Import
Dokumente, auch stapelweise und Massendaten importieren und in der OXS.eco Plattform sicher archivieren. Belege finden und bearbeiten.
E-Mail-Import
Eingehende E-Mails belegkonform archivieren, Anhänge aller gängigen Formate erkennen und zur Bearbeitung korrekt zustellen. Dokumentenansicht und Prüfschritte bequem im Arbeitskorb durchführen.
Vorgangsbearbeitung
Vorgänge automatisch verteilen und fachspezifisch visualisieren. Die kunden- und prozess-bezogene Konfiguration bildet jeden Geschäftsprozess optimal ab.
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Vorteil: Standortunabhängigkeit
Ihre Geschäftsprozesse und Business-Content sind mit OXS.eco von jedem Standort aus mit 24/7-Verfügbarkeit erreichbar. Die OXS.eco-App bietet Funktionen zur bequemen Vorgangsbearbeitung von mobilen Endgeräten wie Smartphone oder Tablet. Ob Dokumente in der Ablage einer digitalen Akte oder Eingangspost und Unterschriftenlauf: In einem internet-fähigen Browser haben Sie Ihren Content stets im Blick.
Vorteil: Kostenersparnis
Mit OXS.eco sparen Sie bares Geld. Sie minimieren den Verwaltungsaufwand, haben Einsparungen bei den Personalkosten durch Senkung der manuellen Tätigkeiten. Diese Einsparungen können Sie anderweitig produktiv nutzen und einsetzen. Der Schulungsaufwand zur Nutzung von OXS.eco entfällt durch die einfache und intuitiv anwendbare Benutzeroberfläche.
Vorteil: Sichere Archivierung
Bei OXS.eco sind Ihre Daten sicher aufbewahrt. Unserer Archiv-Lösung nutzt hochmoderne Technologien auf Servern mit Standort Deutschland und Europa. Revisionssichere DMS-Verfahren garantieren Datenschutz und Datensicherheit. Auf Attackenabwehr spezialisierte Lösungen sichern den Zugriff auf Ihre Daten.
OXS.eco nutzt Secure Cloud-Hosting
Digitaler Postversand
Ob digital per E-Mail oder auf manuellem Wege (Post, etc.), mit OXS.eco haben Sie einen digitalen Postversand gleich dabei. Das lästige Ausdrucken von Dokumenten, Falten, Kuvertieren und Frankieren wird für Sie erledigt. Somit können Sie sich entspannt zurücklehnen und Ihre gesparte Zeit genießen. Mit einem Klick ist Ihr Dokument versendet.
Typische Anwendungsszenarien für OXS.eco sind:
Belegeingang
Führen Sie alle Medien per Import nach OXS.eco zusammen zu einem digitalen Posteingang.
Belege korrekt zuteilen
Per Konfiguration oder der KI-gestützten Erkennungsmethode ordnet OXS.eco die Belege zu.
Belege bearbeiten
OXS.eco unterstützt auch automatisierte Bearbeitung beim prüfen, freigeben, kontieren u.a.m.
Belege versenden
Die digitale Ausgangspost von OXS.eco führt Belege zusammen, bereitet auf und stellt zu.
Im digitalen Archiv von OXS.eco finden Sie alle Belege rasch und zuverlässig. Die branchenspezifische und konfigurierbare Verschlagwortung erfolgt beim Import und alle Suchanfragen stehen sofort zur Verfügung.
Einzelnes Dokument
Das Dokument kann per Upload in OXS.eco importiert werden. Etwa ein Scan, Fax oder Mail.
Index und Verschlagwortung
Ergänzen oder korrigieren Sie die Daten mit denen das Dokument gefunden werden soll. OXS.eco bietet auch Volltext-Suche an.
Digitaler Akte zuordnen
Die digitale Akte ist in OXS.eco fachlich strukuriert und verwahrt jeden Beleg thematisch korrekt. Auch als Referenz oder Kopie.
Benachrichtigen und Weiterleiten
Den passenden Vermerk als OXS.eco-Notiz angeben und an die zuständige Abteilung weiterleiten.
Auf jedem Smartphone oder Tablet können Sie mit der App OXS.eye Dokumente intelligent verschlagwortet digitalisieren.
Den Versand unter Kontrolle – Ausgangspost erstellen
Jeglicher Unternehmens-Inhalt kann versendet werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Belege in angrenzenden Systemen generiert oder über OXS.eco erstellt werden. Der OXS.eco-Postkorb spricht verschiedenste Versandkanäle an, die frei konfiguriert werden können. Belege können per E-Mail auf elektronischem Weg versendet werden, auf anderen Netzlaufwerken oder Datenbankanbietern bereitgestellt oder, wenn gewünscht, auch auf dem Postweg zugestellt werden. Für die elektronische Zustellung sind außer PDF™ auch XML und weitere Textformate möglich. Das Versand-Management umfasst immer auch eine Archivierung der Belege für die eigene Aufbewahrung oder auch für die des Empfängers. Über den OXS.eco Web-Client können unterschiedlichste Nutzer mit entsprechenden Berechtigungen ihre eigenen Belege recherchieren und abrufen.
Ablegen, Strukturieren, Wiederfinden – das Archiv
Über OXS.eco lassen sich verschiedenste Belege und auch E-Mails sicher archivieren und schnell wiederfinden. Durch konfigurierbare Aktenstrukturen ist Ihr Geschäfts-Inhalt jeder Zeit bestens organisiert und hilft Ihnen ihr Belegvolumen zu ordnen, egal welche Mengen Sie zu bewältigen haben.Ganz gleich, ob Sie Belege einscannen oder bereits digitale Dateien aus Ihrem angrenzenden IT-Systemen importieren wollen, wir bieten Ihnen passende Importschnittstellen. Mittels der integrierten Konvertierungs-Software AFP2web® kann eine Vielzahl an Dateiformaten verarbeitet werden, um Belege als PDF™ oder PDF/A™ abzulegen, dem Archiv-Standardformat. Gescannte Belege können zur erweiterten Vorverarbeitung per OCR (Optical Character Recognition) automatisch erkannt werden. Ob Barcode- oder Volltexterkennung, OXS.eco unterstützt ein breites Spektrum an Dokumentklassifizierungen.
Prozessabwicklung im App-Format
Über das OXS.eco Cockpit haben Sie Ihre Dokumente und Akten im Griff. Mit dieser 360° Ansicht auf Unternehmensdaten und Prozesszustände lassen sich individuelle Apps integrieren, die Ihre täglichen Anforderungen unterstützen. So lassen sich Kostenabrechnungen, Buchungen und Zahlungen ebenso erledigen wie Vertragsakten- und Fristen-Management.
Das OXS.Eco Cockpit ist konzipiert, um die wichtigsten Informationen auf einen Blick parat zu haben, wie zum Beispiel Verträge, Kundendaten, Dokumente über einzelne Fahrer in einer Spedition, fungiert das Cockpit wie ein Inhaltsverzeichnis oder ein Deckblatt mit den wichtigsten Informationen. Sie können weitere Dokumente und Informationen hinzufügen, bestehende Verträge aktualisieren und auch Termine eintragen. Cockpit verfügt über eine Erinnerungsfunktion, sodass Sie keine Termine mehr verpassen, denn Cockpit sendet Ihnen eine Erinnerungsmail!
NEU: Der OXS.ECO Validierungsservice für die E-Rechnung
Denn, nicht jede digitale Rechnung ist eine E-Rechnung.
Bei der Rechnungseingangsprüfung stehen viele nun vor der Frage: Wie kann eine E-Rechnung erkannt werden und ist sie überhaupt gültig? Nutzen Sie kostenlos und unverbindlich unseren E-Rechnungsservice zur Überprüfung.