Digitale Organisation der Dokumente
Unsere Kunden haben ihren Content stets verfügbar. In der Online-Plattform OXS.eco sind Archiv-Leistungen und Dokumentenbearbeitung ganz einfach jederzeit verfügbar, von jedem beliebigen Standort mit einem einfachen internetfähigen Browser. Und in der auf Android- oder Apple-Geräten verfügbaren OXS.eco-App finden Sie typische Services, wie etwa das Erkennen und Klassifizieren von Inhalten oder die Dokumentenbearbeitung im Team.

- Archivierung
- Verschlagwortung und Suche
- Eingangsbearbeitung
- OCR-Erkennung
- KI-gestützte Belegverarbeitung
- Nachindizierung
- Beleg-Anbindung an FiBu
- Intelligente Anzeige
- Verteilung
- Freigabeverfahren
- Signatur
- Ausgangspost
- Aktenmanagement
- E-Rechnung
OXS.eco Online Plattform
OXS.eco ist eine web-basierte Plattform zur digitalen Organisation Ihrer Dokumente und Informationen. Sie haben zu jeder Zeit und an jedem Ort sofortigen Zugang zu all Ihren archivierten Daten. Mit OXS.eco brauchen Sie sich keine Gedanken mehr zu machen, wo Sie welche Dokumente verstaut haben. Auch das Problem mit verloren gegangenen Dokumenten gehört mit OXS.eco der Vergangenheit an. Die Funktionen von OXS.eco können in jedes ECM eingepasst werden und ergänzen und erweitern Ihr DMS. Den Content der Dokumente verarbeiten wir mit geeigneten Komponenten, wie KI-basierte Indexierung, OCR-gestützte Distribution oder die Konvertierung nach PDF™. Etwa mit unserer bewährten Transformations-Lösung AFP2web®. mehr Informationen zu AFP2web® finden Sie hier
All Ihre Dokumente werden an ein und demselben Ort revisionssicher archiviert und aufbewahrt. So kann niemand ihre Daten verändern oder manipulieren. Denn Ihr Original bleibt Ihr Original! Die OXS.eco-Services lassen sich in die Prozesse Ihres ERP passgenau einbinden. Ob Volltextsuche, Belegerkennung, Verarbeitung von E-Rechnungen, Aktenverwaltung oder Freigabeverfahren: OXS.eco Komponenten erweitern die Usability Ihres DMS.
Vorteil: Arbeitsprozesse optimieren

Damit Sie ihre Abläufe für die Verarbeitung von Dokumenten und Informationen optimieren können, können Sie die Arbeitsprozesse bedarfsgerecht an Ihre Geschäftsregeln anpassen. Auch können Sie Beziehungen zu anderen Abläufen schaffen. Um Ihnen mehr Sicherheit, Schnelligkeit und Produktivität ermöglichen zu können, besitzt OXS.eco Funktionen zur Bearbeitung, Prüfung, Freigabe und automatischen Weiterleitung, die die Prozesse steuern. Somit wird vermieden, dass Rechnungen, Aufträge und Verträge liegen bleiben oder nicht genehmigt werden.
Vorteil: Standortunabhängigkeit

Ihre Geschäftsprozesse und Business-Content sind mit OXS.eco von jedem Standort aus mit 24/7-Verfügbarkeit erreichbar. Die OXS.eco-App bietet Funktionen zur bequemen Vorgangsbearbeitung von mobilen Endgeräten wie Smartphone oder Tablet. Ob Dokumente in der Ablage einer digitalen Akte oder Eingangspost und Unterschriftenlauf: In einem internet-fähigen Browser haben Sie Ihren Content stets im Blick.
Vorteil: Kostenersparnis

Mit OXS.eco sparen Sie bares Geld. Sie minimieren den Verwaltungsaufwand, haben Einsparungen bei den Personalkosten durch Senkung der manuellen Tätigkeiten. Diese Einsparungen können Sie anderweitig produktiv nutzen und einsetzen. Der Schulungsaufwand zur Nutzung von OXS.eco entfällt durch die einfache und intuitiv anwendbare Benutzeroberfläche.
Vorteil: Sichere Archivierung

Bei OXS.eco sind Ihre Daten sicher aufbewahrt. Unserer Archiv-Lösung nutzt hochmoderne Technologien auf Servern mit Standort Deutschland und Europa. Revisionssichere DMS-Verfahren garantieren Datenschutz und Datensicherheit. Auf Attackenabwehr spezialisierte Lösungen sichern den Zugriff auf Ihre Daten.
Digitaler Postversand
Ob digital per E-Mail oder auf manuellem Wege (Post, etc.), mit OXS.eco haben Sie einen digitalen Postversand gleich dabei. Das lästige Ausdrucken von Dokumenten, Falten, Kuvertieren und Frankieren wird für Sie erledigt. Somit können Sie sich entspannt zurücklehnen und Ihre gesparte Zeit genießen. Mit einem Klick ist Ihr Dokument versendet.

Typische Anwendungsszenarien für OXS.eco sind:
Schnell und bequem – digitaler Rechnungsaustausch:

Am elektronischen Rechnungsaustausch auf der Grundlage der geltenden EU-Norm EN16931 führt kein Weg mehr vorbei. Als langjähriger Anbieter unternehmensspezifischer E-Billing-Lösungen wissen wir: Die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsaustausch zahlt sich gleich dreifach aus. Sie sparen Geld, Zeit und Aktenschränke. E-Invoicing mit OXS.eco bietet Ihnen ein umfassendes Management zur Annahme, Organisation und Übermittlung von Rechnungen. Sie werden neben den gültigen eRechnungen auch nach 2025 noch Sonstige Rechnungen, etwa in Form von Belegen zur Reisekostenabrechnung empfangen? Ihr Unternehmen muss die Ausnahmeregelung in Anspruch nehmen und kann nicht vollständig auf die hybride E-Rechnung umstellen? Die unterstützten elektronischen Austauschformate sind vielseitig. Ob PDF™-, TIFF- oder strukturierte und standardisierte ASCII-Formate wie EDIFACT* oder ZUGFeRD**, alle denkbaren Dateien können mittels unserer integrierten Transformations-Lösung AFP2web® bereitgestellt und ausgeliefert werden. So kann der automatisierte Eingang, die Verteilung und Archivierung von Rechnungen Ihren Bearbeitungsprozess entscheidend optimieren.Beim Ausgang entfällt das Drucken, Kuvertieren und Versenden der Rechnungen und die Zahlungen erfolgen in der Regel zeitnaher. Geschäftskontaktdaten aus angrenzenden Unternehmensanwendungen wie ERP- oder CRM-Systemen können mühelos integriert werden, um beispielsweise auf E-Mail-Adressen für den Versand von Rechnungen zuzugreifen und eine redundante Datenvorhaltung zu vermeiden. Über den OXS.eco Web-Client haben Sie jeder Zeit die Kontrolle über den Versandstatus.
Den Eingang im Blick – Eingangspostbearbeitung
Eingehende Belege, ob Rechnung, Bestellung oder Vertrag benötigen zugeschnittene Eingangsprozedere. OXS.eco ermöglicht die elektronische Abwicklung von individuellen Prozessregeln wie Verteilung, Sichtung, Bearbeitung, Prüfung oder Freigabe von Eingangsbelegen und vereinfacht so Ihre vielfältigen Bearbeitungswege ohne Medienbruch. Die automatische Belegklassifizierung und Archivierung ist dabei immer die Basis der Prozesssteuerung.

Den Versand unter Kontrolle – Ausgangspostbearbeitung

Jeglicher Unternehmens-Inhalt kann versendet werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Belege in angrenzenden Systemen generiert oder über OXS.eco erstellt werden. Der OXS.eco-Postkorb spricht verschiedenste Versandkanäle an, die frei konfiguriert werden können. Belege können per E-Mail auf elektronischem Weg versendet werden, auf anderen Netzlaufwerken oder Datenbankanbietern bereitgestellt oder, wenn gewünscht, auch auf dem Postweg zugestellt werden. Für die elektronische Zustellung sind außer PDF™ auch XML und weitere Textformate möglich. Das Versand-Management umfasst immer auch eine Archivierung der Belege für die eigene Aufbewahrung oder auch für die des Empfängers. Über den OXS.eco Web-Client können unterschiedlichste Nutzer mit entsprechenden Berechtigungen ihre eigenen Belege recherchieren und abrufen.
Ablegen, Strukturieren, Wiederfinden – das Archiv
Über OXS.eco lassen sich verschiedenste Belege und auch E-Mails sicher archivieren und schnell wiederfinden. Durch konfigurierbare Aktenstrukturen ist Ihr Geschäfts-Inhalt jeder Zeit bestens organisiert und hilft Ihnen ihr Belegvolumen zu ordnen, egal welche Mengen Sie zu bewältigen haben.Ganz gleich, ob Sie Belege einscannen oder bereits digitale Dateien aus Ihrem angrenzenden IT-Systemen importieren wollen, wir bieten Ihnen passende Importschnittstellen. Mittels der integrierten Konvertierungs-Software AFP2web® kann eine Vielzahl an Dateiformaten verarbeitet werden, um Belege als PDF™ oder PDF/A™ abzulegen, dem Archiv-Standardformat. Gescannte Belege können zur erweiterten Vorverarbeitung per OCR (Optical Character Recognition) automatisch erkannt werden. Ob Barcode- oder Volltexterkennung, OXS.eco unterstützt ein breites Spektrum an Dokumentklassifizierungen.

Prozessabwicklung im App-Format

Über das OXS.eco Cockpit haben Sie Ihre Dokumente und Akten im Griff. Mit dieser 360° Ansicht auf Unternehmensdaten und Prozesszustände lassen sich individuelle Apps integrieren, die Ihre täglichen Anforderungen unterstützen. So lassen sich Kostenabrechnungen, Buchungen und Zahlungen ebenso erledigen wie Vertragsakten- und Fristen-Management.
Das OXS.Eco Cockpit ist konzipiert, um die wichtigsten Informationen auf einen Blick parat zu haben, wie zum Beispiel Verträge, Kundendaten, Dokumente über einzelne Fahrer in einer Spedition, fungiert das Cockpit wie ein Inhaltsverzeichnis oder ein Deckblatt mit den wichtigsten Informationen. Sie können weitere Dokumente und Informationen hinzufügen, bestehende Verträge aktualisieren und auch Termine eintragen. Cockpit verfügt über eine Erinnerungsfunktion, sodass Sie keine Termine mehr verpassen, denn Cockpit sendet Ihnen eine Erinnerungsmail!