Was ist OXS.eco?

OXS.eco ist eine web-basierte Plattform zur digitalen Organisation Ihrer Dokumente und Informationen. Sie haben zu jeder Zeit und an jedem Ort sofortigen Zugang zu all Ihren archivierten Daten. Mit OXS.eco brauchen Sie sich keine Gedanken mehr zu machen, wo Sie welche Dokumente verstaut haben. Auch das Problem mit verloren gegangenen Dokumenten gehört mit OXS.eco der Vergangenheit an, denn all Ihre Dokumente werden an ein und demselben Ort revisionssicher archiviert und aufbewahrt. So kann niemand ihre Daten verändern oder manipulieren. Denn Ihr Original bleibt Ihr Original! Zum Transformieren aller eingehenden und ausgehenden Dokumente, z.B. nach PDF™, setzen wir unsere bewährte Transformations-Lösung AFP2web® ein.

mehr Informationen zu AFP2web® finden Sie hier

 
 

Arbeitsprozesse optimieren

Damit Sie ihre Abläufe für die Verarbeitung von Dokumenten und Informationen optimieren können, können Sie die Arbeitsprozesse bedarfsgerecht an Ihre Geschäftsregeln anpassen. Auch können Sie Beziehungen zu anderen Abläufen schaffen. Um Ihnen mehr Sicherheit, Schnelligkeit und Produktivität ermöglichen zu können, besitzt OXS.eco Funktionen zur Bearbeitung, Prüfung, Freigabe und automatischen Weiterleitung, die die Prozesse steuern. Somit wird vermieden, dass Rechnungen, Aufträge und Verträge liegen bleiben oder nicht genehmigt werden.

 
 

Digitaler Aktenschrank

Mit OXS.eco finden Sie Ihre Dokumente und Informationen schnell wieder, da die digitalisierten Daten strukturiert abgelegt werden. Somit verbessert sich auch die Auskunftsfähigkeit ihrer Mitarbeiter und Sie können ihre Arbeitszeit anderweitig nutzen. Das gemeinsame Arbeiten und Teilen von Dokumenten wird von OXS.eco unterstützt.

 
 

Revisionssichere Archivierung

OXS.eco erfüllt die revisionssichere Archivierung Ihrer Dokumente und Informationen. Das bedeutet für Sie, dass all Ihre Daten gegen Manipulation geschützt sind. Auch ist die Plattform konform mit den Voraussetzungen der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Dies ist ein wichtiger Aspekt zur Anerkennung ihrer archivierten steuerrelevanten Dokumenten von Finanzbehörden. Die digitalen Verfahren von OXS.eco unterstützen Sie somit bei der Einhaltung der rechtlich vorgesehenen Ablage und Bereitstellung Ihrer Daten.

 
 

Benutzerfreundlichkeit

Um Ihnen das digitale Arbeiten mit Dokumenten und Informationen so einfach wie möglich zu machen, steht für uns die Benutzerfreundlichkeit an erster Stelle. Damit Sie produktiv arbeiten können, haben wir die Benutzeroberfläche von OXS.eco intuitiv und übersichtlich gestaltet. Dadurch lässt sich OXS.eco einfach in Ihren Arbeitsalltag und Sachbearbeitungsprozess integrieren. Durch einen konfigurierbaren digitalen Schreibtisch und einer übersichtlichen Aktenstruktur stehen Ihnen in Sekundenschnelle Ihre Daten zur Verfügung. Das einzige was Sie für den Zugriff benötigen, ist ein Computer mit Internetzugang und einen Webbrowser.

 
 

Digitaler Postversand

Ob digital per E-Mail oder auf manuellem Wege (Post, etc.), mit OXS.eco haben Sie einen digitalen Postversand gleich dabei. Das lästige Ausdrucken von Dokumenten, Falten, Kuvertieren und Frankieren wird für Sie erledigt. Somit können Sie sich entspannt zurücklehnen und Ihre gesparte Zeit genießen. Mit einem Klick ist Ihr Dokument versendet.

 
 

Kostenersparnis

Mit OXS.eco sparen Sie bares Geld. Sie minimieren den Verwaltungsaufwand, haben Einsparungen bei den Personalkosten durch Senkung der manuellen Tätigkeiten. Diese Einsparungen können Sie anderweitig produktiv nutzen und einsetzen. Der Schulungsaufwand zur Nutzung von OXS.eco entfällt durch die einfache und intuitiv anwendbare Benutzeroberfläche.

 
 

Sicherheit

Sicherheit wird bei OXS.eco großgeschrieben. Aufgrund dessen stehen unserer Server in Hochverfügbarkeits-Rechenzentren mit Standort Deutschland oder Europa. Dort werden die höchsten Sicherheitsstandards in Sachen Datensicherheit erfüllt. Beim Importieren werden Ihre Daten verschlüsselt abgelegt, erhalten eine Signatur sowie einen Eingangsstempel. Ihr Zugriff auf die Anwendung erfolgt mit einer 256-Bit-SSL-Verschlüsselung.

 
 

Aktualisierung

Wir aktualisieren für Sie OXS.eco automatisch und halten die Anwendung auf den neusten Sicherheitsstandards. Sie haben somit keinen Mehraufwand und selbstverständlich auch keine Extrakosten, denn sämtliche Leistungen zum Thema Anwendungsaktualisierung sind im Preis mit inbegriffen!

 
 

Die API von OXS.eco

Wir bieten auf unsere Archiv-, ECM- und Transformationsfunktion web-basierte APIs an, die es Ihnen erlauben Archivziele von extern einzusehen oder Bearbeitungsvorgänge anzustoßen. Zudem bieten wir Schnittstellen zu bekannten Accounting- und ERP-Systemen an und entwickeln für Sie individuell angepasste Schnittstellen für Ihre Anwendungen, um OXS.eco reibungslos in Ihre Prozesse zu integrieren. Sprechen Sie uns gerne an und wir werden Ihnen weitere Details zukommen lassen.

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Typische Anwendungsszenarien für OXS.eco sind:

Schnell und bequem – digitaler Rechnungsaustausch:

Die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsaustausch zahlt sich gleich dreifach aus. Sie sparen Geld, Zeit und Aktenschränke. E-Invoicing mit OXS.eco bietet Ihnen ein umfassendes Management zur Annahme, Organisation und Übermittlung von Rechnungen. Die unterstützten elektronischen Austauschformate sind vielseitig. Ob PDF™-, TIFF- oder strukturierte und standardisierte ASCII-Formate wie EDIFACT* oder ZUGFeRD**, alle denkbaren Dateien können mittels unserer integrierten Transformations-Lösung AFP2web® bereitgestellt und ausgeliefert werden. So kann der automatisierte Eingang, die Verteilung und Archivierung von Rechnungen Ihren Bearbeitungsprozess entscheidend optimieren.

Beim Ausgang entfällt das Drucken, Kuvertieren und Versenden der Rechnungen und die Zahlungen erfolgen in der Regel zeitnaher. Geschäftskontaktdaten aus angrenzenden Unternehmensanwendungen wie ERP- oder CRM-Systemen können mühelos integriert werden, um beispielsweise auf E-Mail-Adressen für den Versand von Rechnungen zuzugreifen und eine redundante Datenvorhaltung zu vermeiden. Über den OXS.eco Web-Client haben Sie jeder Zeit die Kontrolle über den Versandstatus.

*EDIFACT: Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport; ein branchenübergreifender internationaler Standard für das Format elektronischer Daten im Geschäftsverkehr.
**ZUGFeRD: eine Spezifikation für das gleichnamige Format elektronischer Rechnungen in Deutschland; entwickelt vom Forum elektronischer Rechnungen Deutschland.

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Den Eingang im Blick – Eingangspostbearbeitung:

Eingehende Belege, ob Rechnung, Bestellung oder Vertrag benötigen zugeschnittene Eingangsprozedere. OXS.eco ermöglicht die elektronische Abwicklung von individuellen Prozessregeln wie Verteilung, Sichtung, Bearbeitung, Prüfung oder Freigabe von Eingangsbelegen und vereinfacht so Ihre vielfältigen Bearbeitungswege ohne Medienbruch. Die automatische Belegklassifizierung und Archivierung ist dabei immer die Basis der Prozesssteuerung.

 
 
Den Versand unter Kontrolle – Ausgangspostbearbeitung:

Jeglicher Unternehmens-Inhalt kann versendet werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Belege in angrenzenden Systemen generiert oder über OXS.eco erstellt werden. Der OXS.eco-Postkorb spricht verschiedenste Versandkanäle an, die frei konfiguriert werden können. Belege können per E-Mail auf elektronischem Weg versendet werden, auf anderen Netzlaufwerken oder Datenbankanbietern bereitgestellt oder, wenn gewünscht, auch auf dem Postweg zugestellt werden. Für die elektronische Zustellung sind außer PDF™ auch XML und weitere Textformate möglich. Das Versand-Management umfasst immer auch eine Archivierung der Belege für die eigene Aufbewahrung oder auch für die des Empfängers. Über den OXS.eco Web-Client können unterschiedlichste Nutzer mit entsprechenden Berechtigungen ihre eigenen Belege recherchieren und abrufen.

 
 
Ablegen, Strukturieren, Wiederfinden – das Archiv:

Über OXS.eco lassen sich verschiedenste Belege und auch E-Mails sicher archivieren und schnell wiederfinden. Durch konfigurierbare Aktenstrukturen ist Ihr Geschäfts-Inhalt jeder Zeit bestens organisiert und hilft Ihnen ihr Belegvolumen zu ordnen, egal welche Mengen Sie zu bewältigen haben.

Ganz gleich, ob Sie Belege einscannen oder bereits digitale Dateien aus Ihrem angrenzenden IT-Systemen importieren wollen, wir bieten Ihnen passende Importschnittstellen. Mittels der integrierten Konvertierungs-Software AFP2web® kann eine Vielzahl an Dateiformaten verarbeitet werden, um Belege als PDF™ oder PDF/A™ abzulegen, dem Archiv-Standardformat. Gescannte Belege können zur erweiterten Vorverarbeitung per OCR (Optical Character Recognition) automatisch erkannt werden. Ob Barcode- oder Volltexterkennung, OXS.eco unterstützt ein breites Spektrum an Dokumentklassifizierungen.

Durch unsere revisionssicheren Archivierungsprozeduren ist OXS.eco ein entscheidender Baustein für die Einhaltung rechtlicher Regulatoren Ihrer unternehmensinternen Prozesse. Sprechen Sie uns gerne an für weitere Informationen zu diesem Thema.

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Prozessabwicklung im App-Format:

Über das OXS.eco Cockpit* haben Sie Ihre Dokumente und Akten im Griff. Mit dieser 360° Ansicht auf Unternehmensdaten und Prozesszustände lassen sich individuelle Apps integrieren, die Ihre täglichen Anforderungen unterstützen. So lassen sich Kostenabrechnungen, Buchungen und Zahlungen ebenso erledigen wie Vertragsakten- und Fristen-Management.

*Cockpit: Um die wichtigsten Informationen auf einen Blick parat zu haben, wie zum Beispiel Verträge, Kundendaten, Dokumente über einzelne Fahrer in einer Spedition, fungiert das Cockpit wie ein Inhaltsverzeichnis oder ein Deckblatt mit den wichtigsten Informationen. Sie können weitere Dokumente und Informationen hinzufügen, bestehende Verträge aktualisieren und auch Termine eintragen. Cockpit verfügt über eine Erinnerungsfunktion, sodass Sie keine Termine mehr verpassen, denn Cockpit sendet Ihnen eine Erinnerungsmail!