Elektronische Renungsverarbeitung und Versand via E-Mail

Rechnungen auf elektronischem Weg auszutauschen, verbreitet sich zunehmend. Nicht ohne Grund, denn das Verfahren spart Porto, Druck und Papier. Der Versandaufwand ist wesentlich geringer, wodurch sich Arbeitsprozesse optimieren lassen.

Mit dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011 wurde die Erstellung elektronischer Rechnungen vereinfacht. Eine qualifizierte Signatur oder die Übermittlung per elektronischem Datenaustauch (EDI) ist nicht mehr erforderlich. Rechnungen dürfen als E-Mail mit oder ohne Anhang verschickt werden.

Gesetzliche Anforderungen:

• Pflichtangaben einer Rechnung müssen auch auf einer elektronischen Rechnung enthalten sein (UStG §14 Abs. 4).
• Der Rechnungsempfänger muss damit einverstanden sein, die Rechnung in elektronischer Form zu erhalten (UStG §14 Abs. 1).
• Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes müssen gewährleistet sein (durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können; UStG §14 Abs. 1). Unbeschadet dieser zulässigen Verfahren kann dies auch mittels qualifizierter elektronischer Signatur oder elektronischem Datenaustausch erfolgen (UStG §14 Abs. 3).
• Unabhängig vom gewählten Verfahren müssen elektronische Rechnungen revisionssicher und elektronisch archiviert werden.
• Die Aufbewahrungsfrist und Lesbarkeit beträgt aktuell zehn Jahre (UStG §14b).

OXS.eco Tipps:

• Der Rechnungsempfänger muss der elektronischen Übermittlung zustimmen. Dies kann direkt eingeholt werden durch Nachfrage beim Geschäftspartner, kann aber auch stillschweigend durch die Bezahlung der elektronischen Rechnung erfolgen.)
• Durch unsere fortgeschrittene Signatur auf den OXS.eco E-Rechnungen wird gewährleistet, dass die Rechnungen nicht verändert wurden.
• Als Unternehmen sollten Sie sicherstellen, dass es ein betriebliches Kontrollverfahren (Prüfpfad) gibt. Dieses Kontrollverfahren sollte so weit wie möglich elektronisch durchführbar sein, da so Medienbrüche vermieden werden können und eine schnellere Prüfung möglich ist. Es ist auch eine manuelle Kontrolle (wie bisher) zulässig, z.B. durch den Abgleich mit vorhandenen Dokumenten (Auftrag, Vertrag oder Bestellung). In der Praxis sollte dieser Punkt leicht umzusetzen sein, da ja auch bei Papierrechnungen sichergestellt sein muss, dass diese Punkte korrekt sind. Änderungen am Prüfprozess sollten daher zumindest zu Beginn der Umstellung auf elektronische Rechnungen nicht notwendig sein.
• Die elektronische Rechnung muss mit aktuellen elektronischen Medien lesbar sein. OXS.eco verschickt und archiviert Ihre Rechnungen in einem aktuellen PDF-Format.
• Die Aufbewahrungsfrist von Rechnungen liegt bei 10 Jahren. Sie archivieren ihre Rechnungen mit OXS.eco, dann werden alle Rechnungen in digitaler Form für 10+1 Jahre aufbewahrt.
• Grundsätzlich gilt, erhalten Sie Rechnungen in digitaler Form, müssen diese auch in digitaler Form archiviert werden. Ein Ausdrucken und eine Aufbewahrung in Papierform ist nicht ausreichend.