Nie wieder ein E-Mail verlieren.

Die Zahl der täglich versendeten geschäftsrelevanten E-Mails wächst stetig und löst mehr und mehr andere Kommunikationsformen wie Brief oder Fax ab. Der Kommunikationsfluss innerhalb der Unternehmen und zwischen Geschäftspartnern wurde dadurch wesentlich erleichtert: Informationen erreichen die Empfänger sehr schnell, große Empfängergruppen können einfach mit Informationen in Form von Dateianlagen, auch weltweit, versorgt werden, die Weiterleitung erfolgt in Sekundenschnelle. So werden beispielsweise zunehmend Angebote, Verträge etc. per E-Mail elektronisch ausgetauscht: Direktversicherer und -banken kommunizieren mit Kunden bei Schadensfällen; Energieversorger erhalten von Kunden Wünsche zu Vertragsänderungen oder Ableseergebnisse zum Energieverbrauch; Bestellungen in Internetshops werden per E-Mail angestoßen.

Diese Vorteile führen zu einer ständig wachsenden Zunahme des E-Mailverkehrs und gleichzeitig zur Notwendigkeit, diesen fachlich zu organisieren sowie mögliche archivierungspflichtige bzw. archivierungswürdige E-Mail-Vorgänge ordnungsgemäß zu speichern. Ein Bedarf nach einer dauerhaften Mailarchivierung entsteht nicht nur aus dem Wunsch nach der Entlastung von E-Mail-Systemen – Ursache sind wachsende E-Mail-Datenbanken – sondern auch durch wachsenden Druck bedingt durch gesetzliche und regulatorische Anforderungen.

OXS.eco bietet Ihnen Mailarchivierung On Demand. Unsere Lösung Global Mailarchive ermöglicht ein sicheres Archivieren gemäß der relevanten regulativen Anforderungen, noch bevor die E-Mail den Empfänger erreicht hat. Durch diese sog. Journaling-Funktion wird gewährleistet, dass jede interne und externe E-Mail rechts- und revisionssicher gespeichert wird, bevor der Empfänger Änderungen oder Löschungen vornehmen kann. Stichprobenartige Kontrollen sind problemlos über den OXS.eco Rich Internet Client durchzuführen und werden direkt protokolliert. Über eine definierte Recherche-Rechte-Hierarchie kann sichergestellt werden, dass unternehmenskritische oder sensible eMails auch nur von dazu berechtigten Personen (z.B. Abteilungsleiter oder Geschäftsführung) eingesehen werden können.

 

Global Mailarchive auf Basis OXS.eco On Demand ECM liefert Ihrem Unternehmen u.a. folgende Leistungsmerkmale:

 

  • Journaling – revisionssichere Ablage aller E-Mails
  • Retention Management
  • Berücksichtigung der aktuellen rechtlichen Anforderungen (GDPdU, SOX etc.)
  • Wandlung in Langzeitformate
  • Sicheres Wiederauffinden von eMails
  • Intelligente Klassifikation
  • Audit Trails

 

Zentrale Nutzervorteile von Global Mailarchive:

 

  • Sicherheit, dass keine E-Mails verloren gehen
  • schneller, zeitlich und räumlich unabhängiger Zugriff über einen Web-Browser
  • Benutzer können E-Mails anzeigen, strukturieren, beantworten, weiterleiten, drucken oder downloaden
  • Bereitstellung eines sicheren und exklusiven Archivzuganges für jeden Anwender
  • Bereitstellung von Zugängen für Abteilungsleiter und Administratoren
  • Einfache und nahtlose Integration mit Standard-Mailservern, um das gesamte ein- und ausgehende sowie interne Mailaufkommen zu erfassen
  • standardmäßige Volltextindizierung für E-Mail, Header und Anhänge
  • Sicherstellung der erforderlichen Integrität, Qualität und Authentizität des Mailaufkommens
  • erfüllt alle relevanten Dokumentations- und Nachweispflichten
  • nachträgliche Kontextintegration mit der OXS.eco Enterprise Edition