Elektronischer Rechnungsversand

Funktionsweise OXS.eco Billing
Wie gewohnt, wird Ihre Rechnung in Ihrem ERP-System fertiggestellt und „gedruckt“. Dieser Druckdatenstrom wird dabei direkt von der OXS.eco Plattform entgegen genommen. Hier findet eine Umwandlung der Druckdaten in eine PDF-Datei statt, bei der das Erscheinungsbild der Rechnung Ihrem Corporate Design entspricht. Diese PDF-Rechnung wird nun qualifiziert signiert und anschließend verifiziert.

Jetzt wird die Rechnung zusammen mit dem dazugehörigen Verifikationsprotokoll per Email an den Empfänger versendet. Diese können nun im rechts- und revisionssicheren OXS.eco Archive 10+1 Jahre recherchiert und jederzeit neu verifiziert werden.

OXS_ROI-Rechner_E-Billing

Abbildung 1: ROI-Rechner für Elektronischen Rechnungsversand nach §14 UStG

 

Vorteile und Nutzen für den Rechnungssteller:

  • Senkung der Material-, Erstellungs-, Versand- und Archivierungskosten, dadurch hohe Kosteneinsparung
  • Schnellerer Zahlungseingang, da die Rechnung umgehend beim Kunden ankommt
  • Schnelle Umsetzung des Projekts, da keine Eingriffe in Ihr ERP-System nötig sind
  • Versand auch bei hohem Rechnungsaufkommen (inkl. Massensignatur) möglich
  • Schnelle Amortisation und hoher Return on Investment (ROI)
  • Standardisierte, revisionssichere Ablage der Belege im PDF/A – Format
  • Zeit- und ortsunabhängiger, weltweiter Zugriff auf das Archiv mittels Internetbrowser

 

Vorteile und Nutzen für den Rechnungsempfänger:

  • Nutzung des kostenlos zur Verfügung gestellten OXSEED Archives
  • Digitale Archivierung der elektronischen Rechnung führt zu Zeiteinsparungen bei Nachbearbeitungen und Lagerkosten
  • Integrierte Signatur-Verifikation, z.B. bei Prüfungen
  • Kürzere Bearbeitungszeiten, bessere Ausnutzung von Skonti
  • Effizienzgewinn durch Automatisierungsvorteil (keine manuelle Erfassung)
  • Vermeidung von Kommunikationsverlusten: Daten können direkt in Systeme „eingespeist“ werden
  • Einfache unternehmensweite Distribution der elektronischen Rechnung
  • Standardisierte, revisionssichere Ablage der Belege im PDF/A – Format
  • Zeit- und ortsunabhängiger, weltweiter Zugriff auf das Archiv mittels Internetbrowser
  • Optional: Integration mit bestehender Archivlösung

 

Rechtlicher Hintergrund
Ein besonderes Leistungsmerkmal von OXSEED Billing ist der integrierte Signatur-Service, bei dem die elektronischen Rechnungen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden. Die Vorgaben des Signaturgesetzes (§14 Abs.3 UStG) werden somit automatisch vom Rechnungssteller erfüllt.

Die Verifikation, als Nachweis für die Echtheit und Unversehrtheit der digitalen Rechnungen, ist ebenfalls enthalten. Das OXSEED Archive ermöglicht dem Empfänger, die originär digital erstellte Rechnung auch originär digital zu archivieren. Dies entspricht den Vorgaben der GDPdU, Kapitel II.1 und erlaubt dem Empfänger den Vorsteuerabzug.