Geschäftsdokumentation und Prozesse im Griff.

Dokumentenmanagement-Lösungen stellen einen weiteren zentralen Einsatzbereich der OXS.eco-Plattform dar. Der effiziente Strom von Geschäftsdokumentationen ohne Hindernisse ist von zentraler Bedeutung für den Erfolg einer Organisation. Von technischen Zeichnungen bis hin zu Rechnungen, Verträgen, Kreditanträgen und Schadensmeldungen – Geschäftsdokumente müssen effektiv zur richtigen Zeit zwischen den richtigen Personen fließen. On Demand DMS auf Basis OXS.eco unterstützt bei der Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von Dokumenten und Business Content. OXS.eco klassifiziert alle Objekte und verwaltet Attributänderungen, während bestimmte Stati und Phasen, z. B. geprüft, genehmigt, veröffentlicht, archiviert und zurückgezogen, durchlaufen werden. Die Erstellung von Dokumenten mit Autorentools wie Office-Systemen, CAD-Produkten oder Multimedialösungen wird durch entsprechende Integrationen genauso gefördert wie die Erfassung durch Scannen oder Formularverarbeitungs-Systeme. Unabhängig von Zeit und Ort stellt sich Oxseed als einheitliches Repository für alle Informationstypen dar. OXS.eco beherrscht in dieser Eigenschaft die üblichen Funktionsstandards wie Check In / Check Out, Versionierung oder auch die virtuelle Aktenbildung.

 

Hocheffizientes, global verfügbares On Demand DMS

 

  • leichte Wiederauffindbarkeit von Dokumenten und Informationsobjekten durch Suchmaschine, Verschlagwortung, eineindeutige Dokumentregistrierung
  • langfristige Lesbarkeit von Dokumenten durch Konvertierung in „zeitlose“ Dateiformate wie TIFF oder PDF
  • Gewährleistung der gesetzlichen Archivierungsfristen (Archiv-Services)
  • Verwaltung von Bearbeitungsständen (Versionen)
  • Unterstützung der Dokumentenerstellung durch Vorlagenverwaltung
  • Lese-Schreib-Synchronisation bei Dokumentenerstellung im Team
  • Detailliertes Zugriffsberechtigungskonzept (Enterprise Administration)
  • OXS.eco gibt Klarheit über die Gültigkeit von Dokumentenständen und verhindert Konflikte durch parallele Änderungen

 

Massive Senkung von Verwaltungskosten

DMS-Anwendungen auf Basis OXS.eco sorgen für eine umfassende Senkung von Verwaltungs- und sonstigen Administrationskosten in Unternehmen. Durch die Bereitstellung des digitalen Schreibtisches als Web  Desktop reduziert OXS.eco die Zeiten für Suche, Ablage und Transport um bis zu 90% gegenüber allen herkömmlichen Verfahren. Die Arbeitsproduktivität und damit die schnellere Bearbeitung von Geschäftsvorfällen werden durch den Einsatz von Oxseed um bis zu 35% verbessert. Bei den direkten Verwaltungskosten stehen Ausgaben für Bürosysteme (Ordner, Schränke, Regale etc.), die Reduzierung des internen Formularwesens sowie die Reduktion des Raumbedarfs an erster Stelle. Um bis 55% lassen sich diese Kosten gegenüber herkömmlichen Dokumenten-Management-Verfahren optimieren.

 

Effektive Zusammenarbeit mit Kollegen und Geschäftspartnern

OXS.eco stellt ein eine äußerst flexible Anwendungsumgebung zur Verfügung, in der Fachleute aller Art zusammenarbeiten können, um gemeinsame Ziele zu realisieren. Sie ermöglicht die universelle Zusammenarbeit innerhalb und außerhalb des Unternehmens – mit Partnern, Lieferanten und Kunden. Aufgrund des On Demand-Konzeptes von OXS.eco können Arbeitsgruppen an verschiedenen Standorten eng, produktiv und kreativ zusammenarbeiten, wenn sie beim Entwurf und der Entwicklung neuer Produkte, bei der Bearbeitung von Geschäftsvorfällen, bei Kundenbeziehungen und anderen wichtigen Geschäftsprojekten gemeinsam planen, kooperieren, Strategien entwickeln und Entscheidungen treffen. Durch die benutzerfreundliche, intuitive und leicht anpassbare AJAX-basierende Browseroberfläche ist die schnelle Benutzerakzeptanz von Beginn an sichergestellt.

 

Schnelle Umsetzung unternehmensspezifischer Compliance-Anwendungen

OXS.eco On Demand Lösungen für Dokumentenmanagement zeichnen sich durch eine nie da gewesene Flexibilität für die schnelle und sichere Umsetzung unternehmensspezifischer Compliance-Anforderungen aus. Unternehmen und Organisation können mit OXS.eco den gesetzlichen und branchenabhängigen Anforderungen durch kontrollierte Repositories, automatisierte Abläufe, Collaboration, Kommunikation sowie Archivierungs- und Integrationsfunktionen auf effiziente und zuverlässige Art und Weise nachkommen. OXS.eco bietet Unternehmen mehr Kontrolle und Transparenz durch die Konfiguration individueller Compliance-Profile für die Verwaltung von Dokumenten, Akten und Vorgängen und ein effizientes Compliance-Management durch einen ganzheitlichen Plattformansatz mit übergreifender Betrachtung der Compliance-Thematik und Entwicklung eines in sich geschlossenen Verfahrens für die Handhabung der damit der verbundenen Sachverhalte.