Rechtssichere Archiv- und Aktenverwaltung.

Digitale Archivierung bzw. Records Management stellt einen der drei Haupteinsatzbereiche für die OXS.eco-Plattform dar. OXS.eco legt alle Arten von Business Content in einem zentralen revisionssicheren Repository ab. Die Lösung sorgt dabei für die fachgerechte Ablagesteuerung sowie für die Einhaltung der relevanten Aufbewahrungsfristen. Die Verwaltung und Strukturierung aller Informationsobjekte erfolgt datenbankgestützt auf Basis von Metadaten sowie durch eine standardisierte Volltextindizierung. Durch diese Art der Objektverwaltung haben Sie Ihr Unternehmensarchiv jederzeit und von jedem Ort über komfortable Suchmechanismen im Griff. OXS.eco bietet Ihnen die passende On Demand-Plattform für Anwendungsszenarien wie COLD- und Spool-Archivierung, Office-Archivierung, Mail- und Fileserver-Archivierung, Image-Archivierung, SAP-Archivierung oder die Anbindung von Portalen wie Microsoft Sharepoint Portal Server oder SAP Enterprise Portal.

 

Integrierte, umfassende On Demand Archivierung

  • Einheitliche, formatneutrale Speicherung beliebiger Informationsobjekte, vom gescannten Brief über Office-Dateien und E-Mails bis hin zu komplexen XML-Strukturen, Listen oder ganzen Datenbankauszügen
  • Standardisierte Schnittstellen (SDK) – damit OXS.eco als Web Service in beliebige Anwendungen integriert werden kann
  • Protokollierung aller Zugriffe, damit die Nutzung von OXS.eco jederzeit nachvollziehbar, prüfbar und dokumentiert ist
  • Eliminieren Sie Arbeitszeit in bisher papiergebundenen Prozessen
  • Sparen Sie bares Geld, durch Minimierung von Such-, Wege- und Ablagezeiten

 

100 % Sicherheit

Die Sicherheit des OXS.eco-Archives wird auf allerhöchstem Niveau ausgeführt. Neben dem Betrieb im redundant ausgelegten OXS.eco-Hochverfügbarkeitsrechenzentrum, in dem allerhöchste Sicherheitsstandards bzgl. Fehlertoleranz und Datensicherheit erfüllt werden, ist auch die Plattform selbst mit führenden Sicherheitsmechanismen ausgestattet. Der Content Registration Services der OXS.eco-Plattform sorgt für Verschlüsselung, Signierung, Zeitstempelung und Quittierung aller eingehenden Informationsobjekte. Jeder lesende und ändernde Zugriff auf System und Datenbestand wird für Sie in einem auswertbaren Journal protokolliert. Die Zugriffe selbst erfolgen mit einer 128 Bit SSL-Verschlüsselung. Die Enterprise Administration von OXS.eco sorgt dafür, dass nur berechtigte User auf ihnen über Rollen zugewiesene Informationsobjekte zugreifen dürfen.

 

Investitionsschutz durch universelle Integrationsfähigkeit

Der völlig autarke Einsatz von Archivsystemen ist nur selten möglich. Um wirklich effizient zu sein, muss eine Archivlösung zur Struktur Ihres Unternehmens passen und sich in Ihre Geschäftsanwendungen integrieren. Aus diesem Grund haben wir OXS.eco mit einem breiten SDK (Software Development Kit) – in .NET- und Java-Technologie – für die Integration als Web Service ausgestattet. Neben diesen individuellen Integrationsmöglichkeiten verfügt das OXS.eco-Archiv über eine Reihe von Standardschnittstellen für Anwendungen von Microsoft, SAP, Audicon usw. Einen besonderen Nutzen schafft die Desktop-Integration für Microsoft Office und Microsoft Outlook; die Kommunikation mit OXS.eco erfolgt aus den gewohnten Benutzeroberflächen heraus. Es wird einzig der Speichern Unter-Dialog modifiziert.

 

Begeisterte Anwender – Zufriedene Kunden

Anwender wünschen sich Lösungen, die ihre Arbeit leichter machen. OXS.eco bietet ihnen schnellen Zugriff auf ihre Informationsobjekte, Daten und Dokumente – online, offline und über mobile Geräte – und lässt sich problemlos gemeinsam mit beliebigen Anwendungen, wie SAP, Microsoft Office und Outlook, verwenden. Die OXS.eco-Benutzeroberfläche basiert auf AJAX-Technologie und ist daher besonders einfach, intuitiv und hochperformant zu bedienen. OXS.eco ist die einzigartige Lösung für die digitale Archivierung, die einfach jeden Mitarbeiter überzeugt; und begeisterte Mitarbeiter bedeuten zufriedene Kunden.

Rechtssicheres Archiv

Funktionsweise OXS.eco Archive

Die aufzubewahrenden Geschäftsunterlagen werden – falls sie nicht elektronisch erstellt wurden – über einen Scanner digitalisiert und anschließend manuell indiziert. Beim Indizieren wird das digitale Dokument mit zusätzlichen Informationen, wie z.B. Autor, Datum, Betrag oder Geschäftsprozessinformationen, wie Freigaben und Notizen, angereichert; dies erfolgt digital über eine Texterkennungs-Software. Hierbei kann es sich z.B. um Eingangsrechnungen, Geschäftsbriefe oder Akten handeln.

Die digitalen Belege werden zusammen mit ihren Indizes in OXS.eco importiert und in PDF/A-Dateien konvertiert. Automatisch findet eine fortgeschrittene elektronische Signierung der Unterlagen statt, die jederzeit durch einen integrierten Verifikations-Service überprüfbar ist. Die Dokumente sind somit revisionssicher auf der OXS.eco Plattform archiviert und können im Zusammenspiel mit anderen OXS.eco Komponenten weiter bearbeitet werden. Der Zugriff auf dieses zentrale Archiv ist denkbar einfach: Weltweit werden nur ein Standard-Webbrowser und ein Adobe-Reader benötigt, um OXS.eco Archive nutzen zu können. Die Erstellung von Duplikaten aufgrund von mehreren Standorten entfällt. Die Recherchefunktion stellt die gewünschten Informationen den berechtigten Mitarbeitern sekundenschnell zur Verfügung.

Anklicken und selbst rechnen:

OXS_ROI-Rechner_Archiv

Abbildung 1: ROI-Rechner für die digitale Archivierung nach GOB und GDPdU

Rechtlicher Hintergrund

Elektronische Archive unterliegen den Anforderungen des Handelsgesetzbuches, der Abgabenordnung und den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS). Hieraus ergeben sich folgende Kriterien für revisionssichere Archive:

  1. Unveränderbarkeit der Dokumente – dies garantiert  OXS.eco Archive durch die fortgeschrittene elektronische Signierung und die Verifizierung, als Nachweis für die Echtheit und Unversehrtheit der digitalen Dokumente.
  2. Langfristige Wiederauffindbarkeit – jeder Beleg erhält seine individuellen Schlüsselwörter und lässt sich einfach jederzeit und überall recherchieren.
  3. Langfristige Wiedergabefähigkeit OXS.eco konvertiert die Dokumente in PDF/A, dieses Standardformat wurde speziell für die langfristige Speicherung von Daten entwickelt.

Konsolidierung von vorhandenen Archiven
Mit dem Interesse am OXS.eco Archive geht die Überlegung einher, wie man das bereits vorhandene Unternehmensarchiv – sei es nun papierbasiert oder bereits digitalisiert – mit dem neuen System zusammenfügt. Bei einem Papierarchiv übernehmen entweder unsere zertifizierten Digitalisierungspartner die Erfassung und die Indexextraktion oder Ihre Mitarbeiter scannen selbst ein und verschlagworten die relevanten Indizes manuell.

Für die Migration eines elektronischen Archivs verfügt die OXS.eco Plattform über das OXS.eco SDK (Software Development Kit). Diese leistungsfähige Sammlung von Werkzeugen und Anwendungen ermöglicht eine einfache Konfiguration von Schnittstellen, durch die Ihre Daten schnell und sicher in das OXS.eco Archive überführt werden.