Höchste Stufe bei Datenschutz und Sicherheit.

Als weltweit erste ECM-Plattform ist OXS.eco mit umfangreichen Content Registration Services ausgestattet.

Content Registartion

Das Konzept der Content Registration Services lässt sich mit dem traditionellen Ansatz einer Zentralregistratur vergleichen und adaptiert diesen. Die Bezeichnung Registratur spielt auf die akribische Registrierung einzelner Schriftstücke in einem Tagebuch bzw. Journal an. Jedes in OXS.eco erfasste Content-Objekt wird registriert, quittiert und in einem digitalen Journal protokolliert.

OXS.eco-Mandanten wird dadurch eine elektronisch rechtssichere Kommunikation ermöglicht; der gesamte Content Lifecycle wird aktenkundig und prüfbar dokumentiert.

Rechtsverbindliche und sichere digitale Kommunikation

Content registration2

OXS.eco’s Content Registration Services stellen folgende Grundfunktionen bereit:

Unique Identifier

OXS.eco bildet für jedes erfasste Content-Objekt eine Unique Content ID (UCID). Sie gewährleistet eine weltweit eindeutige Identifikation aller in OXS.eco erfassten Objekt-Container. Die UCID wird als 128-Bit-Hashwert via MD5-Verfahren (Message Digest Algorithm 5) über den Objektcontainer generiert.

Ver- und Entschlüsselung

Die Content Registration Services sorgen für die optionale Umwandlung von lesbaren (Klartext-) Daten in chiffrierte, für Unbefugte unlesbare Objekte, unter Zuhilfenahme eines Verschlüsselungsverfahrens (Algorithmus) sowie für den Vorgang, bei dem eine zuvor verschlüsselte Nachricht durch den berechtigten Empfänger dechiffriert, d.h. erneut in eine lesbare Klartextinformation umgewandelt wird.

Signaturerstellung und Prüfung

Die Content Registration Services erstellen für jeden erfassten Objektcontainer eine digitale Signatur bestehend aus einem öffentlichen und einem privaten Signaturschlüssel, gem. Signaturgesetz (SigG). Während der öffentliche Signaturschlüssel zur Signaturpüfung für alle Kommunikationspartner zugänglich gemacht wird, wird der private Schlüssel zur Signaturerzeugung geheim gehalten. Eingehende Content-Objekte, die bereits gem. SigG digital signiert wurden, werden von Content Registration Services geprüft.

Zeitstempelung

Neben der Signaturerstellung und Prüfung übernehmen die Content Registration Services der OXS.eco-Plattform die Zeitstempelung eingehender Content-Objekte. Die Services vergeben für jedes erfasste Content-Objekt einen vertrauenswürdigen Zeitstempel, der aus einer Kombination aus Daten und verlässlicher Zeitangabe generiert wird. Durch den Einsatz von Zeitstempeln kann später belegt werden, dass bestimmte Content-Objekte zu einem bestimmten Zeitpunkt erfasst worden sind und in der OXS.eco-Plattform vorgelegen haben.

Quittungsdienst

Der Quittungsdienst der Content Registration Services ist konfigurierbar. Auf Wunsch des Mandanten wird für jedes erfasste Content-Objekt ein elektronischer Rückschein für den Absender zur Bestätigung des Eingangs beim Empfänger generiert. Die Funktion ist vergleichbar mit der Empfangsbestätigung eines Mail-Servers.

Protokolldienst und digitaler Laufzettel

Integrierter Bestandteil der Content Registration Services ist ein umfassender Protokoll-Service. Mit erstmaliger Erfassung des Content-Objektes werden alle Zugriffe und Manipulationen am Metadatensatz und am Objekt selbst protokolliert. Der Zugriff auf und des Download des Protokolls ist mit geeigneten Rechten über die Enterprise Administration möglich. Jedes in OXS.eco erfasst Content-Objekt erhält einen digitalen Laufzettel durch den die verarbeitungsrelevanten Protokoll- und Metadaten festgehalten werden und der integrierte Protokollservice angestoßen wird. Der Laufzettel trägt u.a. den Übermittlungszeitpunkt und das Ergebnis der Signierung.